اكتشف ما تخبئه صناديق تخزين السجلات لديك

تحديد القرارات المبررة واتخاذها بشأن مخزون السجلات لديك باستخدام سمارت ريفيل من آيرون ماونتن

تحدٍ تواجهه الشركات

عند تخزين السجلات بدون بيانات تعريف أو معلومات وصفية، يصبح من المستحيل فهم ما لديك من مخزون واتخاذ قراراتٍ مبررة بشأن ما يجب الاحتفاظ به، أو إتلافه أو رقمنته.
يُعد جمع المعلومات الناقصة عمليةً شاقة تتطلب مراجعة محتويات كل صندوق وتوثيقها يدويًا.
ماذا يحدث إذا كنت لا تملك الميزانية والموظفين والخبرة والوقت والمساحة اللازمين لإكمال مثل هذا المشروع واسع النطاق؟

تأثير ذلك على أعمالك

لا خيار أمامك، عند عدم توفر فهم شامل لمخزون السجلات لديك، وبالنتيجة عدم القدرة على اتخاذ قراراتٍ مبررة، سوى تخزين السجلات إلى أجل غير مسمى.
وهذا لا يعني تكبد تكاليف والتعرض لمخاطر لا داعي لها فحسب، لكنه سيحد أيضًا من قدرتك على العثور على المعلومات أو الاستجابة بسرعة لالتزامات الامتثال وعمليات الدمج والاستحواذ وتصفية الاستثمارات.

هل...

• تُخزِّن السجلات مع تزويد الصناديق التي تحتويها فقط بالقليل من المعلومات الوصفية أو من دون أي معلومات؟
• لديك صناديق ذات محتوى غير معروف؟
• تحتاج إلى معرفة ما بداخل هذه الصناديق؟
• تحتفظ بهذه الصناديق لفترةٍ أطول من المطلوب؟
• تفتقر إلى الموارد والوقت والمساحة اللازمة لمعرفة ذلك بنفسك؟
• تتردد في البدء بمشروع التنظيف؟

إذا أجبت بنعم عن أي من هذه الأسئلة، فاسألنا عن برنامج سمارت ريفيل من آيرون ماونتن.

يُخزَّن ما يقرب من 20% من السجلات الورقية في صناديق مع قليلٍ من بيانات التعريف أو بدون أي بيانات.*

* يجعل هذا تنظيف ملفاتك القديمة أمرًا صعبًا للغاية.

تعرَّف على سجلاتك من الداخل والخارج

احصل على بيانات التعريف على مستوى الصندوق التي تحتاج إليها لاتخاذ قرارات مبررة

سمارت ريفيل هو حل منخفض التكلفة يوفر صورًا ومعلومات عن صناديق السجلات المُخزَّنة بمحتويات غير معروفة حتى تتمكن من اتخاذ قراراتٍ مستنيرة بشأن ما يجب القيام به: الاحتفاظ أو الإتلاف المبرر أو تحديث بيانات التعريف أو تعيين الملكية أو رقمنة السجلات أو أي شيء تحتاجه.

يلتقط حل سمارت ريفيل صورًا للجزء الخارجي لكل صندوق بالإضافة إلى منظر من أعلى للمساعدة في تحديد ما بداخله.
يوفر الحل بيانات تعريف قديمة موجودة حتى يصبح لديك ما تحتاج إليه لتقييم محتويات كل صندوق واتخاذ قرار مستنير بشأن الإجراء المناسب بخصوصه.

تتضمن هذه الإجراءات:

• التحديث الفوري لبيانات التعريف والأوصاف على مستوى الصندوق
• إتلاف صناديق محددة
• تعيين الملكية الشرعية
• إرسال الصناديق إلى قسم إدخال البيانات لإدراجها بالقوائم
• شحن الصناديق لإجراء المزيد من المراجعة
• رقمنة الوثائق
• تخصيص عدد الصور وزوايا التقاطها لتيسير مراجعتها