Elevate the power of your work
!إحصل على إستشارة مجانية اليوم
آيرون ماونتن سمارت سورت
دليل الحلول
عملية سمارت سورت تمًّّكن اتخاذ قرارات تلقائية بشأن كيفية إدارة كل ملف بما يتوافق مع المتطلبات الخاصة لمؤسستك.
تحقيق أهداف مؤسستك الخاصة بحوكمة المعلومات
هل...
- تحتفظ بكميات كبيرة من السجلات الموروثة؟
- تواجه مشكلة في العثور على السجلات عند الحاجة إليها؟
- تريد نقل مخزون السجلات، لكن تحتاج أولاً إلى إتلاف السجلات التي لم تعد بحاجة إليها؟
- ترغب في إتلاف السجلات، لكن لا يمكنك فصل السجلات المؤهلة للإتلاف بثقة بدون تكبد تكلفة عالية؟
- ترغب في التحول إلى العمل غير الورقي ولكن تجد صعوبة في اتخاذ قرارات بشأن السجلات التي يجب رقمنتها؟
- تحتاج إلى فصل سجلات معينة لإجراء عملية دمج أو استحواذ أو تصفية استثمار؟
إذا أجبت بـ "نعم" عن أي من هذه الأسئلة، فاسألنا عن سمارت سورت من شركة آيرون ماونتن.
التحديات التي تواجهك
تحتاج إلى ترتيب مخزون سجلاتك وإعادة تنظيمها لاتخاذ قرارات مدروسة بشأن التخلص منها. للأسف، الأمر ليس بهذه البساطة.
ما الذي يجعل عملية التخلص من السجلات معقدةً لهذه الدرجة؟
- عدم سلامة/وضوح المخزون: عندما لا يتم تسجيل البيانات الوصفية الرئيسية وتجميعها طوال دورة حياة المعلومات، يصبح من الصعب البحث عن السجلات وإدارتها واتخاذ القرارات بشأن ما يجب الاحتفاظ به أو رقمنته أو إتلافه منها.
- خلط أنواع السجلات وتعقيد تواريخ الأحداث المرتبطة بها: أنواع السجلات المختلفة لها متطلبات مختلفة. إذا لم تُنظّم السجلات وفقًا لتصنيفها أو تاريخ الحدث، فلن تتمكن من اتخاذ إجراءات بشأنها بثقةٍ عالية واستنادًا إلى مبررات قوية.
- إعادة تنظيم السجلات تتطلب قدرًا كبيرًا من ساعات العمل وتكلفة عالية: أنت تفتقر إلى الموارد اللازمة لترتيب كل ملف حسب تاريخ صلاحية الإتلاف، أو نوع السجل، أو المعرّف الفريد، أو أي متطلب آخر.
ماذا يعني ذلك
- تكاليف غير ضرورية: إنّ تخزين كميات كبيرة من السجلات من دون بيانات وصفية على مستوى الملفات، بدون مراعاة تواريخ صلاحية الإتلاف أو تصنيف السجلات، يؤثر في قدرتك على إدارة برنامجك بفعالية.
- زيادة المخاطر: يؤدي الاحتفاظ بالسجلات لفترة أطول من اللازم إلى زيادة مخاطر فقدان المعلومات وانتهاكات اللوائح التنظيمية. كما يزيد ذلك من تعقيد عمليات الحصول على المعلومات القانونية والاستجابة للتدقيق وإدارة الامتثال.
- ضعف الإنتاجية: العثور على المعلومات التي تحتاج إليها واتخاذ قرارات سريعة بشأن التخلّص من السجلات يتطلّب وجود مخزون منظم جيدًا. وقد يؤدي عدم وجود عملية فعالة لترتيب الملفات وإعادة تنظيمها إلى إضاعة الوقت وعرقلة تحقيق أهدافك المهمة.
يمكن لفريقنا تقديم الدعم لك إما من مراكز السجلات في آيرون ماونتن أو في موقعك ذاته.
تبسيط عملية اتخاذ القرارات وتسريعها
يمكنك باستخدام ميزة سمارت سورت من آيرون ماونتن، اتخاذ قراراتٍ سريعة وبدرجةٍ عاليةٍ من الثقة بشأن ملفاتك القديمة لتمكين برنامج إدارة سجلات أكثر امتثالاً وكفاءة.
سيستخدم فريقنا المدرّب جيدًا في إدارة السجلات مدخلات من قاعدة بياناتك وجدول الاحتفاظ بالسجلات لأتمتة عمليات اتخاذ القرارات المدروسة على مستوى الملفات. سنجري عملية ترتيب وإعادة تنظيم لسجلاتك كي تتمكن من اتخاذ قرارات بدرجة عالية من الثقة بشأن التخلّص منها وتحقيق أهداف المؤسسة بسرعة، مثل الاستجابة إلى متطلبات تصفية الاستثمارات أو المسائل القانونية أو إتلاف السجلات.
Featured services & solutions
سمارت سورت
تمثل سمارت سورت من آيرون ماونتن حلاً بسيطًا وملائمًا من حيث التكلفة، لمساعدتك أخيرًا على التحكم الكامل في مخزون سجلاتك.
حلول تخزين السجلات خارج المقر
نضع معايير حلول تخزين السجلات الموثوقة والآمنة خارج المقر منذ عام 1951، ويمكن الإعتماد على آيرون ماونتن في توفير الحماية وأمن المعلومات على أعلى المستويات العالمية.
خدمات المسح الضوئي والتخزين الرقمي للوثائق
خدمات المسح الضوئي والتخزين الرقمي للوثائق التي توفرها شركة آيرون ماونتن تتيح لك اتخاذ الخطوة الأولى في رقمنة مكان عملك وتطوير أعمالك. تعرف هنا.
تمكّنك سمارت سورت من اتخاذ قرارات مدروسة من خلال ترتيب السجلات وإعادة تنظيمها وفقًا للبيانات التالية:
تاريخ الإتلاف
ترتيب السجلات وإعادة تنظيمها حسب سنة صلاحية الإتلاف، حتى تتمكن من إتلاف المستندات الورقية بثقة بمجرد حلول تواريخ انتهاء صلاحية الاحتفاظ بها.
الفئة
تتطلب مبادرات معيّنة، مثل تصفية الاستثمارات، إمكانية فصل السجلات اللازمة في فترة زمنية قصيرة. سنجري عملية ترتيب وإعادة تنظيم لسجلاتك حسب نوع السجل، وحالة السجل، والمعرّف الفريد، أو أي متطلب آخر تريده.
الربط
إذا لم تكن بحاجة إلى ترتيب سجلات مخزونك وإعادة تنظيمها، فاستفد من سمارت سورت لإنشاء بيانات وصفية للسجلات على مستوى الملفات، حتى تتجنب التكلفة العالية لإنشاء قوائم بالملفات يدويًا.
حل بتكلفة ملائمة
يمكن لفريق آيرون ماونتن، بمجرد لمسة واحدة، اتخاذ قرارات آنية بشأن الإجراء اللازم اتخاذه على أي من ملفاتك بناءً على سياسة الاحتفاظ بالسجلات التي تعتمدها. وهذا يعزز بدوره فعالية العمل في جوانب عديدة بدرجة ملحوظة، ما يسمح لنا بتقديم حل فعّال من حيث التكلفة.
تحقيق أهداف مؤسستك الخاصة بحوكمة المعلومات
اتخاذ قرارات سريعة وموثوقة
تستفيد شركة آيرون ماونتن من البيانات الموجودة في كلّ من قاعدة بياناتك وجدول الاحتفاظ الحاليَين لديك لأتمتة عملية اتخاذ قرارات مدروسة.
تبسيط اتخاذ القرارات في المستقبل
سيتم ترتيب السجلات المخزنة وفقًا لسنة صلاحية إتلافها، أو نوع السجل، أو المعرّف الفريد—أو أي متطلب آخر تريده.
خفض تكاليف البرنامج والحد من المخاطر
بدء عملية الإتلاف الفوري للسجلات المؤهلة للإتلاف لخفض تكاليف التخزين والحد من مخاطر الاكتشاف القانوني والتدقيق والامتثال.
تحسين معدلات العثور على السجلات
حصول المؤسسة بعد اكتمال مشروع سمارت سورت على قائمة محدثة تمكن من إدارة سجلاتها بدقة وفعالية.
تكلفة ملائمة، كفاءة عالية، قدر أكبر من المعلومات. تحكم في النظام الخاص بإدارة مخزون سجلاتك مع ميزة سمارت سورت من شركة آيرون ماونتن.
مثال على استخدام سمارت سورت
التحدي
سعت مؤسسة رعاية صحية كبيرة إلى خفض التكاليف والحد من المخاطر عن طريق إتلاف السجلات التي استوفت متطلبات الاحتفاظ بها. لكن لم يكن لديهم القدرة على تحديد السجلات المؤهلة للإتلاف بسهولة ولأسباب مبررة، إذ لم تتوفر لديهم الميزانية اللازمة لتنفيذ مشروع العثور على السجلات الذب يتطلب وقتًا طويلاً وفريق عمل كبير. ونظرًا لتقيّد المؤسسة بمواردها المحدودة، توقف مسعاها لإتلاف السجلات لأسباب مبررة.
الحل
تبعًا لعملية سمارت سورت، تمكّن فريق آيرون ماونتن من استرداد 48 ألف صندوق من السجلات ومراجعة محتوياتها على مستوى الملفات. وتمكّن آنيًا وبلمسة واحدة على الملف من ترتيب كل الملفات وإعادتها إلى الصندوق حسب تاريخ الإتلاف المستقبلي ووفقًا لجدول الاحتفاظ، مع تحديد تلك السجلات المؤهلة للإتلاف.
النتائج
- التمكن من إتلاف 1.4 مليون ملف بثقة
- خفض تكاليف التخزين مع تلبية متطلبات الامتثال والحد من المخاطر
- إنشاء عملية لإتلاف السجلات بشكل مستمر
