حقق تحولًا جذريًا في عمليات إدارة الموارد البشرية

حل آيرون ماونتن للموارد البشرية

التحدي

قد تشكل إدارة سجلاتك الخاصة بالموارد البشرية (HR) تحديًا عندما تكون بتنسيقات متعددة وفي مواقع متفرقة، وعندما يعمل الموظفون بنهج الدوام المختلط. ويعد التأكد من اكتمال مستندات الموظفين وتحديثها وإدارتها باستمرار بما يتوافق مع القوانين واللوائح التنظيمية دائمة التغير أولوية بالغة الأهمية.

يمكن أن يستغرق العثور على معلومات الموارد البشرية، مثل نموذج الموافقة الموقَّع، أو حالة الحق في العمل، أو الالتزامات التعاقدية، أو الجوانب المرتبطة بالصحة المهنية، من بين أمور أخرى، وكذلك إعداد تقارير التدقيق، وقتًا طويلاً، كما أنه قد يتطلب الكثير من العمل اليدويّ. والأهم من ذلك كله هو أن مشاركة مستندات الموظفين قد تكشف معلومات حساسة إذا لم تخضع للإدارة السليمة.

التأثير

لا يمكن المبالغة في سرد التأثير الإيجابي الناتج عن الرقمنة. فالمؤسسات تتكبد وقتًا ومالاً في إدارة المستندات الورقية: على سبيل المثال، أفاد أحد عملاء Iron Mountain InSight®‎ بتوفير ما يصل إلى 26 ألف ساعة عمل سنويًا1 من خلال تعزيز درجة التعاون المهني بين الموظفين نتيجة استخدام المستندات الرقمية.

أضف إلى ذلك أن المؤسسات مُطالَبة بالالتزام بلوائح الامتثال الصارمة مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون حماية البيانات (تنفيذ اللائحة العامة لحماية البيانات في المملكة المتحدة)، لضمان إتلاف البيانات الشخصية لأسباب يبررها القانون وفقًا لقواعد جدول الاحتفاظ بها. إذ يمكن أن يترتب على عدم الامتثال خضوع الشركات لغراماتٍ تؤثر سلبيًا على الشركة.

ماذا لو استطعت

استخدام منصة موحدة وآمنة وتحقق الامتثال، تجمع كلاً من المستندات الرقمية الحالية والمادية المحولة حديثًا إلى مستندات رقمية معًا، بحيث تمكنك من التغلب على هذه التحديات من خلال:

• البحث عن المستندات المطلوبة والعثور عليها بسرعة وسهولة
• تعزيز إنتاجية قسم الموارد البشرية بتمكين التعاون الفعال حتى مع العمل عن بُعد
• حماية بيانات الموظفين وتعزيز درجة أمنها وإمكانية تدقيقها
• المساعدة في ضمان تحديث المستندات المهمة وعدم إغفال تجديد الاشتراكات

توحيد السجلات المادية والرقمية للموارد البشرية

حل الموارد البشرية من آيرون ماونتن هو أحد عروض البرمجيات كخدمة (SaaS) ويمكّن الموظفين وشركاء الأعمال الداخليين من مسح كل الملفات المتعلقة بالموارد البشرية ضوئيًّا وتخزينها في مستودع محتوى سحابي آمن، وهو ما يدعم تسريع العمليات المرتبطة بسجلات الموارد البشرية. ستتمكن، استنادًا إلى صلاحيات الوصول إلى المستندات وفقًا للدور الوظيفي، من البحث عن المستندات التي تحتاج إليها ومشاركتها مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين مما يعزز فعالية التعاون المهني، بغض النظر عن مواقع العمل. وستتوفر لديك رؤية مركزية للمستندات تتيح لك القدر اللازم من الإشراف، إلى جانب لوحات المعلومات التي تزودك بالبيانات والمقاييس اللازمة لإنتاج إحصائيات ثرية بالمعلومات، وتتضمن أيضًا إمكانية تلقي التنبيهات عند حلول تواريخ انتهاء الصلاحية. ومن خلال هذا الحل، يمكن لأقسام الموارد البشرية تتبع مستندات الموظفين واتخاذ إجراءات استباقية بشأنها، مثل تجديد الشهادات والمعرفات والالتزام بسياسة الموظف قبل انتهاء صلاحيتها.