Дигитален Архив

Aвтоматизиране на работния процес чрез дигитален архив

Организирането на документите ви в дигитален архив автоматизира работния процес и го прави по-ефективен, елиминира административната досадна работа, осигурявайки време за резултати с по-висока стойност, по-бърза обработка и повишена точност.

Независимо дали търсите по-бързо и по-точно приключване на месеца или искате вашият служител да има повече време за съществената си работа, нашият дигитален архив ще подпомогне бързото постигане на целите на вашия бизнес.

Дигиталният архив не само ще автоматизира целия работен процес, но ще направи намирането на необходимата информация по-лесно, с по-голяма точност и много по-бързо.

От страниците на хартия до дигиталния архив

Дигиталният архив на Iron Mountain разполага с функцията за изобразяване на документи. Така хартиените документи могат да бъдат лесно сканирани и индексирани на базата на конкретни метаданни за бързо достъпване и извличане на данни от дигиталния архив.

Чрез изграждане на стандарти за високо качество през годините Iron Mountain гарантира и сигурността на физическите документи, които се преобразуват в дигитален архив.

Нещо повече, вие ще разполагате с гъвкав избор за цялостната организация на процеса по създаването на дигитален архив. Документите на хартия, които предстои да бъдат включени в дигитален архив, могат да бъдат доставени, взети от ваш адрес или заявени от склад на Iron Mountain. Всички документи се подготвят, сканират, индексират, проверяват за качество и се връщат обратно при вас под формата на дигитален архив.

Клиентите, които използват услугите ни съгласно препоръчаните от нас най-добри практики за дигитален архив, получават максимална полза от пълното проследяване на техните документи. Всичко това се случва чрез процеса на преобразуване в дигитален архив, който води до видима отчетност и сигурен надзор и управление на вашите данни. Контролът на качеството се извършва на всички етапи от подготовката, сканирането и индексирането, за да се гарантира, че се поддържа най-високо качество на изображението и данните в дигиталния архив.

Изображение при поискване в дигиталния архив 

Когато извлечете файл от вашия дигитален архив в хранилището на Iron Mountain с помощта на услугата „Изображение при поискване“, ще получите електронно изображение на файла, който ви трябва. Тук разполагате с няколко опции. Можете да ви бъде осигурен достъп до него чрез защитен FTP сайт, да го получите по имейл като сигурно криптиран линк или като прикачен файл, както и да бъде хостван сигурно в Safe Search Web^™.

Когато използвате нашето защитено уеб базирано хранилище за дигитален архив, ще можете бързо да получите достъп до електронния файл, който поискате, без да излагате оригиналния документ на риск от загуба, кражба или повреда. Освен това можете да защитите своя дигитален архив чрез въвеждането на работни роли с различни нива на достъп до информация.

Вече няма да губите време, докато чакате документът да бъде обработен. Ще си спестите и дългия път на сортирането му и пренасянето му от една папка в друга. Всичко ще бъде организирано в дигитален архив.

Междувременно вашите физически файлове ще бъдат на безопасно и сигурно място в складовото съоръжение на Iron Mountain.

Дигитална пощенска стая в дигиталния архив

Фирмите и организациите все повече се опитват да прилагат политиката „без хартия“. Това обаче не е напълно възможно, когато хартиената поща продължава да пристига и служителите ви се борят с организирането на големи обеми физически документи всеки месец. Представете си какво би било, ако можехте да сложите край на потока от хартия във вашия… Това може бързо и лесно да се организира в дигитален архив.

Комбинацията от опит в сканирането на документи, инфраструктурата и модерното и сигурно хранилище за облачно съхранение, прави нашата услуга „Дигитална пощенска стая“ подходяща именно за вас. Тя превръща вашата хартиена поща в дигитален архив и автоматизира още работни процеси.

Вие и вашите служители ще имате достъп до едно централно и сигурно място, в което бързо и лесно ще стигате до вашата поща, независимо къде се намирате, и с това да обогатите своя дигитален архив.