Gestión documental para departamentos de recursos humanos

Este White Paper sobre gestión documental para Departamentos de Recursos Humanos explora formas que permiten estos departamentos una correcta gestión de documentos que permita dedicarse a su misión estratégica: que la empresa sea más competitiva. Analiza cómo reducir el tiempo asociado a la gestión de expedientes de empleados, obteniendo una respuesta más rápida a solicitudes complejas de documentos como parte de una auditoría y reduciendo el riesgo al proteger la información más sensible para la empresa.

El Papel de Recursos Humanos en la Creación de Empresas Competitivas

Recursos Humanos es una de las áreas con más documentos de la empresa, donde la gestión de archivos es más compleja. Los directores no solo tienen que enfrentarse a los costes (tiempo empleado por el personal en la gestión de documentos así como gastos de espacio asociados al almacenamiento de documentos), sino también los riesgos asociados con la protección de un gran volumen de documentos sensibles.

Solo hay que ver los numerosos tipos de documentos involucrados en la gestión documental de RR. HH. para hacerse una idea de los retos . Según un estudio que hemos realizado, como media un expediente contiene 29 páginas de documentos, desde solicitudes de trabajo y cartas de ofertas a planes de beneficios y evaluaciones del rendimiento.

La dirección de la empresa espera un Departamento de Recursos Humanos estratégico. Sin embargo, en la actualidad “muchos profesionales de recursos humanos se ven forzados a emplear gran parte de su tiempo en tareas administrativas en vez de en iniciativas estratégicas de recursos humanos.” (El nuevo director de RR. HH.: de administrativo a estratégico, Forbes 2013)

Cuando las empresas realizan mejoras en la gestión documental, con un reto de esta magnitud, la recompensa es grande. Además de los ahorros en costes, la reducción de la carga administrativa abre oportunidades para la empresa en su conjunto.