La digitalización de documentos y procesos impulsa la agilidad y la eficiencia empresarial

El uso de papel es costoso, ineficaz y derrochador. Aun así, muchas organizaciones aún no logran prescindir totalmente del papel. ¿Por qué? Algunos documentos requieren firmas manuscritas, mientras que otros deben conservarse por motivos de compliance. Además, los viejos hábitos son difíciles de cambiar.

Sin embargo, los beneficios de eliminar el papel son enormes. Por eso, te mostramos diez razones que justifican un futuro sin papel.

Diez razones para un futuro sin papel

1. Reduce el tiempo dedicado a buscar información

   Buscar información en archivos de papel supone una pérdida de tiempo y dinero. Si no se aplican buenas prácticas de gestión documental, los colaboradores pueden dedicar entre un 30% y 40% de su tiempo a buscar información.

   Es mucho más rápido escribir un término de búsqueda en un teclado que levantarse y acercarse a un archivador y rebuscar en las carpetas para encontrar un documento. Escanear documentos es un primer paso importante. También es necesario un sistema de búsqueda avanzada que soluciones el problema de los papeles perdidos o mal archivados.

2. Libera espacio físico

   Las necesidades de espacio de los archivos en papel pueden ser sorprendentes. Un archivador que almacene unas 11.000 páginas de papel ocupa 1 metro cuadrado de superficie y cuesta unos 1.500 dólares al año.

   A esto hay que añadir el costo de un colaborador por cada 12 archivadores. En un momento en el que muchas organizaciones planean reducir el espacio total de sus oficinas, no tiene sentido depender de los archivos en papel

3. Eleva la resiliencia

   Las emergencias suceden, y la pandemia de COVID-19 es sólo un ejemplo reciente. Huracanes, incendios, inundaciones y otros desastres naturales no son menos comunes. Muchas organizaciones ya implementan estrategias de recuperación ante desastres que permiten que los empleados trabajen de forma remota durante crisis.

   La digitalización de documentos facilita esta flexibilidad al habilitar el acceso a archivos desde cualquier ubicación. Aunado a ello, la resiliencia ante riesgos legales y normativos es clave.

   Encontrar documentación para cumplir con regulaciones es más complicado y costoso cuando está en formato físico. Los archivos en papel fuera de la oficina incrementan el riesgo de incumplimiento. Digitalizar estos registros y almacenarlos de forma segura en un sistema de búsqueda reduce esos riesgos.

4. Mejora la seguridad

   El uso de papel conlleva importantes riesgos de seguridad. Un documento físico puede ser copiado, destruido, robado o perdido con facilidad, y cada una de estas acciones tiene graves consecuencias. El costo de localizar un documento mal archivado puede ser de hasta 125 dólares, mientras que reponer uno perdido puede ascender a 700 dólares.

   Asimismo, incumplir regulaciones puede resultar en multas costosas. Sorprendentemente, se estima que las organizaciones pierden anualmente el 7,5% de sus documentos en papel. Digitalizar los documentos y aplicar políticas de seguridad efectivas es la mejor forma de proteger la información y evitar estos riesgos.

5. Transforma la experiencia del cliente

   Obligar a los clientes a completar tediosos formularios en papel puede afectar negativamente las interacciones. Los formularios físicos requieren ser escaneados o ingresados manualmente, lo que aumenta el riesgo de errores.

   Por su parte, los formularios digitales mejoran la precisión al detectar respuestas inconsistentes o campos omitidos. Incluso, estos formularios son el punto de partida para flujos de trabajo automatizados, pues brindan a los clientes una experiencia mucho más rápida y eficiente.

6. Habilita el teletrabajo

   El trabajo remoto, que ya venía creciendo, se aceleró con la pandemia de COVID-19. Hoy en día, la mayoría está de acuerdo en que el teletrabajo es una tendencia que perdurará: el 87% de las personas que pueden ejecutar sus funciones de forma remota al menos parte del tiempo lo seguirán eligiendo, según McKinsey

   Igualmente, debido a la competencia por el talento, muchas organizaciones utilizan la posibilidad del trabajo remoto como un atractivo adicional para nuevos empleados. Transportar documentos en papel entre la sede y los colaboradores remotos es costoso e ineficiente. Los procesos digitales, por el contrario, permiten que la información esté disponible de manera inmediata, sin importar la localidad del empleado.

7. Fomenta la colaboración

   Antes de la digitalización, era común que los documentos en papel se trasladaran entre oficinas mediante correo interno o entregas, lo cual resultaba ineficiente. Los procesos de búsqueda, envío, revisión y edición de documentos electrónicos son ahora mucho más ágiles.

   Un sistema de gestión de información que permita a los empleados comentar y editar documentos facilita el intercambio de ideas y perspectivas sin demoras. Eliminar obstáculos como el papel fomenta la colaboración entre empleados, lo que generalmente mejora la calidad del trabajo final.

8. Racionaliza los flujos de trabajo

   Las organizaciones que buscan eliminar los procesos aislados se enfrentan a dificultades si aún dependen de formularios en papel. Digitalizar estos documentos es un primer paso necesario, pero a menudo obliga a los trabajadores a reingresar datos para conectar un proceso con otro.

   La unificación de los datos subyacentes compartidos entre departamentos permite superar obstáculos y mejorar los flujos de trabajo, brindando acceso a la información cuando y donde sea necesaria para quienes la necesitan.

9. Respeta el medio ambiente

   La sostenibilidad está siendo adoptada por organizaciones de todos los sectores y tamaños. Según la EPA (Agencia de Protección Ambiental), el papel y el cartón constituyen el mayor porcentaje de los residuos sólidos urbanos, lo que convierte la eliminación del papel en una acción directa para alcanzar los objetivos de ESG.

10. Reduce costos

    El uso de papel es costoso. Aunado a ello, hay que considerar el costo de impresoras, tóner o tinta, y archivadores, sin olvidar el espacio de almacenamiento. A esto se suman las horas perdidas gestionando, archivando y buscando documentos, así como las oportunidades perdidas por una colaboración ineficaz y la mala interacción con clientes.

Por dónde empezar

YEliminar el papel de tu empresa no ocurre de la noche a la mañana; requiere planificación y constancia durante la transición. Sigue estos cinco pasos clave:

1. Organiza tu entorno: haz un inventario de los documentos en papel, destruye los que no sean necesarios y almacena los que deban conservarse.

2. Define un punto de partida: elige los flujos de trabajo que, al digitalizarse, aumentarán la eficiencia de forma medible.

3. Establece metas clara: define un objetivo significativo, alcanzable y medible. Considera métricas que demuestren el progreso.

4. Justifica el cambio: aplica las diez razones mencionadas a tu organización para respaldar el presupuesto y obtener el visto bueno de los ejecutivos.

5. Forma un equipo multidisciplinario: involucra a partes interesadas de diversos departamentos (TI, jurídico, operaciones) para asegurar diferentes perspectivas y una rica muestra de habilidades.

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