4 razones para unificar la gestión de registros físicos y electrónicos

Resumen

Si su empresa es como la mayoría, probablemente utiliza diferentes herramientas de seguimiento, y es posible que sus registros en papel no estén correctamente rastreados.

Crear un repositorio unificado para registros digitales y físicos puede generar beneficios significativos, como reducción de riesgos, mejor cumplimiento normativo, mayor eficiencia y más agilidad.

Una situación incontrolable

Imagine que su empresa tenga activos financieros en varias instituciones alrededor del mundo sin un sistema centralizado para rastrearlos. Cada vez que desee conocer su situación financiera, tendría que ingresar a múltiples sistemas y recopilar los datos manualmente.

Ahora, imagine que su empresa ha invertido en activos físicos como arte, autos clásicos y otros objetos de colección, pero no tiene un sistema único para rastrearlos. Algunos registros pueden estar digitalizados, otros escritos a mano y algunos pueden no tener registros. Esto haría que la gestión de activos fuera ineficaz y desorganizada.

Esta es exactamente la posición en la que se encuentran muchas empresas cuando se trata de la gestión de registros físicos y digitales. En la economía actual, los datos son activos esenciales, pero muchas organizaciones los mantienen dispersos en diferentes sistemas, lo que aumenta los riesgos y los costos operativos.

Vivimos en un mundo híbrido

Hoy en día, la vida es híbrida: trabajamos de forma remota y presencial, realizamos reuniones donde algunos asistentes están en persona y otros en línea, y usamos tecnología de realidad aumentada que combina lo digital con el mundo físico.

Del mismo modo, los registros empresariales existen en un mundo híbrido. Aunque muchas organizaciones han avanzado en la digitalización, aún conservan archivos en papel y algunas nunca podrán eliminarlos por completo.

Para abordar esta realidad, las empresas necesitan una forma unificada de gestionar sus registros físicos y digitales.

¿Por qué adoptar un sistema unificado de gestión de registros?

Las soluciones de gestión unificada permiten a las organizaciones centralizar el seguimiento y la gestión de documentos, ya sean físicos o digitales. Algunos de sus beneficios incluyen:

1. Mayor cumplimiento normativo

En los EE.UU., por ejemplo, los Archivos Nacionales requieren que las agencias federales cumplan con estrictos estándares de gestión electrónica de registros.

Además, regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea exigen que las empresas eliminen datos personales cuando ya no sean necesarios. Las organizaciones que no cumplan con estas reglas pueden enfrentar sanciones severas.

Un sistema unificado facilita el cumplimiento normativo al automatizar la retención y eliminación de datos, además de generar alertas para registros que deben ser gestionados manualmente.

2. Reducción de riesgos

Uno de los mayores riesgos para las empresas es la violación de datos. Según un estudio de KPMG, el 73% de los directores ejecutivos están preocupados por los ciberataques.

La gestión unificada mejora la seguridad al reducir la cantidad de datos expuestos y facilitar la implementación de políticas de protección. Además, si ocurre una violación de datos, la empresa puede identificar rápidamente qué información fue comprometida y tomar medidas para mitigar el impacto.

Cabe destacar que los registros físicos también pueden ser robados o extraviados, causando daños igual o más graves que un ataque cibernético. Con un sistema unificado, las empresas pueden rastrear y proteger tanto documentos físicos como digitales.

Descargue el recurso para obtener más información.