Automatiza La Gestión De Contratos

Guías de solución

9 de noviembre de 20236

Desafío comercial

La gran mayoría de los contratos aún se ejecutan y registran en papel, lo que dificulta seguir el ritmo de los requisitos empresariales de acceso seguro y rápido a datos contractuales actuales y precisos.

Impacto

La administración de contratos en papel es una pérdida de tiempo. Dado que las empresas promedio generan más de 6000 contratos al año, el tiempo dedicado a la búsqueda de contratos supone una considerable pérdida de recursos.
Los riesgos financieros de los errores contractuales son importantes. Sin la posibilidad de buscar y consultar contratos electrónicamente, es casi imposible evitar estos errores.
Los contratos contienen información privada que debe mantenerse confidencial. Varias normativas sobre privacidad imponen sanciones económicas en caso de infracción de datos privados de clientes, y pueden exigirse contratos para la presentación de pruebas en litigios.

qué pasaría si…

La automatización de la gestión de contratos te ayudará a:

Reemplazar las tareas redundantes y lentas por operaciones automatizadas y una visibilidad centralizada de todo su proceso de administración de contratos.
Crear contratos actualizados y de calidad y enviar renovaciones automáticas.
Mejorar la privacidad de los datos, la seguridad y el cumplimiento normativo.

Insight Content Manager^® de Iron Mountain^® para la gestión de contratos

Con Insight Content Manager de Iron Mountain para la administración de contratos, nuestros expertos pueden ayudarte a realizar lo siguiente:

Habilitar la creación de contratos digitales de autoservicio: Los usuarios autorizados pueden escanear, cargar o generar nuevos contratos a partir de las plantillas disponibles con inventarios dinámicos.
Digitalizar los contratos en papel: Puedes digitalizar contratos o Iron Mountain puede hacerlo por ti. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR, del inglés Optical Character Recognition) extrae el contenido para facilitar las búsquedas. Las funciones de bajo código/sin código te ayudan a adaptar aún más los flujos de trabajo automatizados a sus necesidades para obtener resultados más rápidos y precisos.
Conectar los datos entre plataformas: La integración en los sistemas existentes te permite conectar datos entre plataformas y romper silos. Puedes definir flujos de trabajo dinámicos o estáticos, o diferentes procesos en función del tipo de contrato o departamento.
Habilitar el acceso en cualquier momento y lugar: Los miembros aprobados del equipo pueden buscar, acceder y buscar fácilmente dentro de los contratos en nuestra plataforma segura de gestión de contenidos empresariales (ECM, del inglés Enterprise Content Management) a través de un portal web único. Puedes optar por integrar la firma electrónica para simplificar la aprobación de contratos y mejorar la experiencia del cliente.
Proteger tu empresa: Nuestra plataforma de contenidos cumple los estándares de la industria y ofrece funciones de auditoría, seguimiento y generación de informes para ayudarlo a responder puntualmente a las auditorías y a las solicitudes de presentación de pruebas.
Gestionar todo el ciclo de vida: Iron Mountain puede deshacerse de tus documentos físicos almacenándolos, destruyéndolos de forma segura o devolviéndolos.

Los resultados tendrán un impacto significativo en sus operaciones diarias, lo que lo ayudará en lo siguiente:

Encontrar contratos más rápido: Dedica menos tiempo a buscar lo que necesitas y más a actividades estratégicas de creación de valor.
Proteger a la empresa de los riesgos: Automatiza el proceso de administración de contratos para disponer de contratos y renovaciones actualizados y precisos.
Mejorar la seguridad y la auditabilidad: Protege mejor la información confidencial de tu empresa mediante sólidos controles de acceso, reglas de seguridad y generación de informes, además de funciones que agilizan el cumplimiento de las auditorías y la presentación de pruebas.