Digital Record Center: acceso en línea a su información digital

Maneje su información digital sin importar el formato

A medida que la información de las empresas crece y evoluciona en múltiples formatos, surgen nuevos retos para su gestión. Un repositorio digital de información es una solución rápida y flexible que le permite a su empresa administrar su contenido digital en sus múltiples formatos- como por ejemplo imágenes de documentos, documentos electrónicos, archivos .pdf, archivos de audio y video. Esto le permite a las empresas distribuir de forma rápida información esencial, permitiendo a sus colaboradores acceder a la información de forma más rápida, fácil y segura.

Para la mayoría de empresas manejar un repositorio local para sus imágenes representa costos y gastos inimaginables. Es por esta razón que cada vez más empresas buscan soluciones basadas en la nube, como el Digital Record Center™ de Iron Mountain, el cual entrega amplios beneficios en la reducción de gastos y en seguridad de la información, además del respaldo de nuestra experiencia en el desarrollo de soluciones para la gestión documental.

El Digital Record Center™ de Iron Mountain, almacena registros y copias digitales de sus documentos empresariales más importantes, sin importar el formato digital. Cuenta con herramientas y capacidades de búsquedas avanzadas para un rápido acceso a la información, permitiéndole una disponibilidad 24x7 a través de una conexión de internet.

Todo tipo de contenido

Utilice el Digital Record Center™ de Iron Mountain para gestionar su información digital más valiosa y en sus múltiples formatos, incluyendo imágenes de documentos, archivos electrónicos, archivos .pdf o archivos de audio y video.

Personalizable para su empresa

El Digital Record Center™ de Iron Mountain ha sido diseñado para cubrir las necesidades de su empresa generando mayor valor a su negocio. Cada funcionalidad puede configurarse con el fin de cumplir sus requerimientos específicos de presentación y consulta así como también adecuarse a su proceso de gestión documental.

Seguridad mejorada

El Digital Record Center™ de Iron Mountain emplea políticas de encriptación de datos para asegurar una transmisión segura de su información a través de internet, así como un mayor control para el acceso a su información ya que el portal utiliza credenciales para el inicio de sesión como usuario y contraseña. Durante la etapa de implementación del El Digital Record Center™ , trabajamos en conjunto en la definición de los perfiles y roles de sus usuarios en base a los niveles de seguridad que su compañía requiere asignar. También se incluyen políticas de administración y manejo de usuarios para controlar el acceso a información sensible del portal, así como reportes de trazabilidad y actividades de los usuarios con el fin de tener mayor control.

Acceso en cualquier momento y lugar

Seguridad, acceso en línea 24x7, reportes especializados, búsquedas específicas así como ubicación del archivo físico, son algunas de las características del Digital Record Center™ a las cuales pueden acceder los usuarios autorizados de su empresa, sin importar dónde estén. Sus empleados podrán ver, imprimir, enviar por correo o guardar la imagen dentro de una carpeta local utilizando un navegador con conexión a internet. No es necesario ningún componente o sistema adicional. Además, el diseño intuitivo de sus interfaces permite a los administradores gestionar de forma sencilla las tareas de administración de los usuarios que acceden a la aplicación como por ejemplo: creación; eliminación, activación y bloqueo de usuarios; agregar o quitar usuarios de grupos de ambientes específicos y el re inicio de contraseñas.

Beneficios

• Cargue archivos digitales directamente desde su computadora a través de la funcionalidad "Web Capture".
• Administre todo tipo de contenido digital: imágenes de documentos, archivos electrónicos, de audio y video.
• Cumpla los requerimientos que su empresa tiene para buscar y consultar información a través de una aplicación personalizable.
• Acceso seguro y en línea a su información a través de reportes a la medida sobre su información almacenada, actividad de usuarios, trazabilidad de búsquedas y registros.
• Realce la continuidad de negocio y planes de recuperación al tener una solución administrada en los centros de cómputo globales de Iron Mountain.
• Ahorre costos bajo la modalidad “pague-por-uso” y maneje un servicio que no demande inversión en software, hardware, integraciones o recursos adicionales.

Cargue información digital desde su computadora

La funcionalidad “Web Capture” le permite a los usuarios cargar archivos digitales de forma rápida y sencilla al Digital Record Center™ de Iron Mountain. El módulo de carga es muy intuitivo y sencillo de usar, lo cual le permite a los usuarios cargar archivos digitales o imágenes recientemente digitalizadas para almacenarlas dentro de un mismo repositorio para ser consultadas. Cada archivo cargado se debe registrar con los campos mandatorios definidos para la indización. Asimismo, esta funcionalidad asegura la trazabilidad sobre la actividad de carga ya que asocia el registro con la identificación del usuario y un número de referencia. Adicionalmente, el módulo de carga de archivos digitales “Web Capture” confirma al usuario que el contenido ingresado está listo para ser visualizado dentro del Digital Record Center®.

Política de continuidad de negocios y recuperación contra desastres.

Nuestra solución le permite a su empresa tener acceso ininterrumplido a su información, aún ante un evento de desastre dentro de su compañía o si alguno de sus empleados debe ser re colocado a otra sede corporativa. El Digital Record Center™ es administrado en los centros de cómputo de Iron Mountain, en ambientes altamente seguros donde la continuidad es asegurada por una arquitectura de redundancia, sistemas espejo tanto para las conexiones de Intenet y vínculos de comunicación lo que asegura la continuidad y disponibilidad de la plataforma y su información.

Eficiencia en los procesos; ahorro en costos

Genera mayor valor y productividad a tu proceso de toma de decisión al brindarle a tus empleados un acceso rápido y fácil a su información de trabajo, incluyendo, versiones actualizadas de sus documentos. Accediendo a la información digitalizada a través del Digital Record Center™, los archivos físicos pueden ser almacenados o destruidos, reduciendo los costos de almacenaje y ayudando a obtener mayor valor al liberar espacio físico sub utilizado.

Paga por el espacio que utilices, sin costos adicionales

Uno de los mayores beneficios de las soluciones en la nube es que tienen un concepto de “pague por lo que utilices”. Nuestro Digital Record Center™ no requiere ningún tipo de inversión en Hardware, Software o Infraestructura. Puedes elegir continuar la digitalización e indización de imágenes desde tus oficinas o enviarnos directamente la información física para que pueda ser digitalizada por nosotros.