Acelerando la transformación de papel a formato digital

Desafío

Hoy en día, las organizaciones necesitan prepararse para un futuro digital escalable, pero gran parte de sus datos importantes y utilizable sigue estando en documentos en papel cuyo acceso y uso no resulta sencillo para los empleados. Las organizaciones tienen dificultades para gestionar un volumen cada vez mayor de sistemas de información, proteger la información que recopilan y localizar esos datos y acceder a ellos, especialmente en entornos de trabajo híbridos, ya que la reducción del espacio de trabajo físico sigue siendo una prioridad empresarial. Por otro lado, a medida que se popularizan las tecnologías transformadoras como la inteligencia artificial (IA), las organizaciones se sentirán más presionadas para digitalizar su información, ya que es el único camino hacia la IA.

Impacto

Los beneficios de la digitalización no son exagerados. La gestión de documentos en papel cuesta a las organizaciones tiempo y dinero. Por ejemplo, un cliente de Iron Mountain InSight afirmó haber ahorrado hasta 26 000 horas al año¹ gracias a la mejora de la colaboración de los empleados con documentos digitales.

¿Y si pudieras...

Debido al aumento de la competencia y a los cambios en los modelos de trabajo de los empleados, las empresas necesitan acelerar sus estrategias de digitalización. Sin embargo, esto es complicado para muchas de ellas. Pero, imagina que pudieras utilizar una solución de digitalización y almacenamiento digital que te ayudara a realizar lo siguiente:

• Preparar tu empresa para una transformación acelerada y escalable hacia un futuro más eficiente
• Proporcionar un acceso sólido y seguro a documentos e información en cualquier momento y lugar
• Aumentar la productividad a través de la búsqueda, la localización y el uso compartido de documentos fácilmente desde cualquier ubicación

Reduce el tiempo y el esfuerzo para encontrar información

Aprovecha la potencia combinada del escaneo de documentos físicos y el almacenamiento digital seguro con Iron Mountain InSight Digital Experience Platform (DXP). InSight DXP crece junto con tu empresa y ofrece una plataforma completa que permite ampliar las capacidades a medida que cambian los requisitos. Esto incluye la capacidad de aumentar el almacenamiento digital, el número de usuarios y la funcionalidad, así como la automatización de los procesos.

A medida que los mercados se vuelven más sólidos y nuevas tecnologías como la IA ayudan a las empresas a aprovechar su información para acelerar el tiempo de comercialización, Iron Mountain puede impulsar a las organizaciones, ya que permite la digitalización al instante. Puedes acceder de forma digital y segura a tus documentos desde Iron Mountain InSight DXP, una plataforma de SaaS segura basada en la nube.

Esta solución centraliza todas las tareas de uso de tus documentos y el acceso a ellos en un entorno de la nube seguro y sólido. Nuestros servicios de escaneo, tanto si se gestionan en el sitio del cliente como en el nuestro, pueden ampliarse para digitalizar incluso cantidades masivas de documentos físicos.

Una vez convertidos, los documentos se almacenan en nuestra plataforma segura en la nube, InSight DXP, que cumple con el marco de ciberseguridad (CSF) del Instituto Nacional de Normas y Tecnología (NIST), para garantizar que no se vulnere la confidencialidad de tus datos. A medida que tu empresa cambia al formato de documentos electrónicos, nuestra tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, del inglés Optical Character Recognition) libera los datos almacenados en los documentos y nuestra solución de chat basado en la IA generativa (genAI, del inglés generative AI) ayuda a tu organización a utilizar la información para acelerar el acceso y generar conocimientos. Un portal de clientes intuitivo permite a los administradores controlar los datos que se introducen y utilizan en el sistema, y les proporciona un control de acceso basado en funciones y amplias opciones de generación de informes, además de ofrecer a los usuarios sólidas capacidades de búsqueda.

Puedes optimizar las operaciones, conectar los datos, mejorar la resiliencia operativa y reducir los espacios físicos, a la vez que minimizas los costos. Estas potentes funciones se pueden configurar en cuestión de minutos a través de nuestro portal de autoservicio InSight DXP.

Beneficios empresariales claros

Los beneficios para las empresas que utilizan esta solución de Iron Mountain son claros.

• Preparación para un futuro de transformación escalable: comienzas desde la versión básica de Insight DXP, podrás ampliar fácilmente las capacidades en la misma plataforma a medida que cambien tus necesidades. Hoy en día, las empresas reconocen que no es posible ser experto en todo, pero deben ser expertos en sus competencias fundamentales. Las organizaciones pueden confiar en Iron Mountain, el líder en gestión de documentos que administra más de 2400 millones de imágenes al año a través de 135 sitios de adquisición de imágenes, para manejar su transición al futuro digital mientras la organización se enfoca en lo que hace mejor.
• Acceso seguro a la información:tu información es el motor de tu negocio, y por eso hemos creado una plataforma de SaaS en la nube segura, sólida y conforme al marco CSF del NIST. Al proteger tu información, también protegemos tu negocio. Nuestro control de acceso basado en funciones garantiza que solo las personas autorizadas accedan a los datos correctos, mientras que las claves protegen el cifrado completo de los datos tanto en la transmisión como en reposo.
• Búsqueda rápida de información en los documentos:Gracias a Iron Mountain InSight, los usuarios informan una aceleración del 40 % en el tiempo de acceso a los documentos¹ . Obtén la información que necesitas en segundos a través de la búsqueda inteligente y el resumen rápido de documentos con el chat basado en genAI. Podrás obtener fácilmente conocimientos prácticos para tomar las decisiones correctas que fomenten el avance óptimo del negocio.