Un fournisseur d'électricité renforce ses opérations en automatisant l'entrée en relation d'affaires avec ses clients

UEDAS est une société de distribution d'électricité au détail. Elle dessert 3 millions de clients dans 5 villes majeures de la région à croissance rapide de Marmara, dans le nordouest de la Turquie. Entreprise de service public, UEDAS est contrainte de respecter la législation turque sur la connaissance des clients (KYC). La réglementation KYC impose aux entreprises de s'assurer que leurs clients potentiels sont bien qui ils prétendent être afin de lutter contre le blanchiment d'argent et d’autres crimes financiers.

Pour se conformer à la réglementation, UEDAS collecte des documents et justificatifs auprès de chaque nouveau client, qu'il s'agisse de passeports ou d’autres types de documents.

Disposant d'une importante base de clients, l'entreprise collecte, analyse et vérifie chaque mois 35 types de documents différents fournis par les nouveaux clients. Avant d'adopter la solution Iron Mountain, UEDAS ne s'appuyait pas sur des flux de travail automatisés, mais sur un processus manuel à la fois chronophage et inefficace qui rendait difficile le maintien de la conformité et ralentissait considérablement le processus d'entrée en relation d'affaires avec les clients.

Libérer la productivité de l'équipe en automatisant la KYC (et en gérant le fonds documentaire existant)

Afin de rationaliser et d'accélérer son processus d'entrée en relation d'affaires jusqu'alors peu pratique, UEDAS s'est associé à Iron Mountain pour déployer une nouvelle solution d'eKYC. Ensemble, les 2 entreprises ont développé des règles et des processus sur mesure pour valider les documents et qui ont permis d'automatiser 130 flux de travail différents que l'équipe UEDAS réalisait auparavant de manière manuelle.

Après avoir déployé les nouveaux processus de validation KYC, l'équipe UEDAS a commencé à intégrer les clients à l'aide de flux de travail numériques automatisés. Mais la priorité était de gérer le fonds existant de documents papier KYC qui n'avaient pas encore été traités. À l'aide du service de numérisation par lot d'Iron Mountain, tous les documents KYC physiques ont été téléchargés sur la plateforme de la solution eKYC où les informations ont été extraites automatiquement de chaque document au moyen de la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR). L'équipe a ensuite pu commencer à traiter le fonds existant de documents papier et à le catégoriser en version numérique.

En parallèle, l'équipe a commencé à utiliser l'outil eKYC pour intégrer les documents des nouveaux clients. Les règles de validation récemment développées permettent de vérifier automatiquement les informations disponibles dans les documents clients et de détecter toute incohérence ou lacune. Et lorsque la solution eKYC détecte que des informations KYC manquent, le département Conformité en est averti automatiquement afin de pouvoir enquêter. La plateforme envoie également une notification au client pour lui demander les informations nécessaires afin de finaliser le processus KYC. Une fois les documents manquants communiqués par le client via le portail en ligne, le dossier KYC est actualisé et bouclé.

L'équipe UEDAS s'est félicitée que la nouvelle solution eKYC lui permette d'améliorer ses performances et sa productivité. Pouvoir traiter le fond existant de documents papier de l'entreprise et automatiser le processus d'analyse des documents en lien avec la KYC a permis de libérer immédiatement les membres de l'équipe qui ont ainsi pu se concentrer sur d'autres priorités métier.

Une visibilité de bout en bout qui assure une meilleure gestion et une plus grande conformité en termes de KYC.

En plus d'automatiser les opérations de vérification des clients, le portail fournit des outils de gestion des flux de travail destinés à assurer la conformité KYC. C'est via une vue consolidée depuis le tableau de bord que les membres de l'équipe peuvent suivre le parcours d'un client tout au long du processus de validation et identifier les informations manquantes, les personnes impliquées dans les différents aspects du processus et ce qui est nécessaire pour fluidifier la suite du processus.

Les outils de gestion des flux de travail améliorent la visibilité tout au long du processus KYC.

Grâce au module Business intelligence (informatique décisionnelle) et Analyse des données de la solution eKYC, les responsables UEDAS peuvent s'informer sur les différents flux de travail KYC exécutés par l'équipe. Avec ces outils, l'équipe UEDAS peut définir et se conformer à des indicateurs clés de performance (KPI) en fournissant des métriques à chaque étape de l'entrée en relation d'affaires. Ils peuvent ainsi identifier facilement les domaines qui fonctionnent bien et ceux qui doivent être améliorés. De plus, ce module aide l'entreprise à satisfaire à ses obligations de conformité à tout moment.

Automatiser la KYC

Les fonctionnalités d'automatisation dont bénéficie UEDAS peuvent également profiter à d'autres entreprises du secteur de l'énergie. Les résultats obtenus sont significatifs, avec notamment une amélioration des performances de l'équipe, une meilleure gestion de la conformité et une expérience client renforcée.