Découvrez ce qui se cache dans vos cartons d’archives

Avec Iron Mountain Smart Reveal, identifiez et prenez des décisions justifiées concernant l’inventaire de vos archives

Défi pour votre entreprise

Lorsque les archives sont conservées sans métadonnées ou informations de description, il est impossible de savoir ce que vous détenez et de prendre des décisions justifiées concernant ce qu’il faut conserver, détruire de manière légitime ou numériser. Collecter les informations manquantes est un processus fastidieux qui nécessite d’examiner et de renseigner manuellement le contenu de chaque carton. Mais comment cela se passe-t-il si vous n’avez pas le budget, le personnel, l’expertise, le temps et l’espace nécessaires pour mener à bien un projet aussi vaste ?

Conséquences pour votre entreprise

Sans une profonde maîtrise de l’inventaire de vos archives, et donc sans la possibilité de prendre de décisions justifiées, vous serez contraints de les conserver indéfiniment. Source de coûts et de risques inutiles, cette situation limite aussi votre capacité à trouver des informations ou à satisfaire rapidement aux obligations de conformité et aux exigences liées aux fusions, acquisitions et cessions.

Est-ce que…

• vous conservez des archives avec peu ou pas de descriptions sur leur carton ?
• vous avez des cartons avec du contenu non identifié ?
• vous avez besoin de savoir ce que contiennent ces cartons ?
• vous conservez ces cartons plus longtemps que nécessaire ?
• vous manquez de ressources, de temps et d’espace pour faire cela vous-même ?
• vous hésitez à lancer un projet de réorganisation ?

Si vous avez répondu Oui à l’une de ces questions, interrogez-nous sur Iron Mountain Smart Reveal.

Près de 20 % des archives sont conservées dans des cartons contenant peu ou pas de métadonnées*, ce qui rend pratiquement impossible la réorganisation de vos archives héritées.

*L’étude « Records Identification and Cleanup Priorities Survey » a été réalisée en avril 2022 par un prestataire.

Identifiez vos archives de l’intérieur et de l’extérieur

Appuyez-vous sur les métadonnées de chaque carton pour prendre une décision justifiée

Smart Reveal est une solution rentable qui fournit à la fois des photos et des informations concernant les cartons d’archives qui abritent du contenu non identifié. Vous pourrez ainsi décider en toute connaissance de la suite à donner, à savoir conserver ces documents, les détruire de manière justifiée, actualiser leurs métadonnées, leur attribuer un propriétaire ou les dématérialiser.

La solution Smart Reveal permet de prendre des photos de l’extérieur de chaque carton et d’obtenir une vue aérienne pour déterminer ce qu’il contient. En outre, cette solution fournit toutes les métadonnées historiques existantes pour que vous puissiez décider de la suite à donner, notamment :

• Actualiser instantanément les métadonnées et les descriptions figurant sur chaque carton
• Détruire une sélection de cartons
• Attribuer légitimement la propriété
• Envoyer des cartons pour la saisie de données
• Expédier des cartons pour un complément d’analyse
• Numériser des documents
• Personnaliser le nombre et l’angle des photos pour faciliter votre inspection