Dématérialiser votre courrier
Appuyez-vous sur les experts, les processus et l'infrastructure de numérisation d'Iron Mountain pour convertir votre courrier postal entrant grâce à notre réseau étendu de centres de dématérialisation.
Salle de courrier digitale
Il est temps d’améliorer la gestion de votre courrier postal
Gérez facilement et rapidement le courrier de votre entreprise
Les entreprises tentent de se libérer du papier, mais il est impossible de le supprimer complètement lorsque le courrier continue d'affluer au format papier et que vos collaborateurs sont contraints de gérer chaque mois de gros volumes de courrier papier entrant. Qui plus est, avec un nombre croissant de collaborateurs qui télétravaillent, distribuer le courrier au bon destinataire devient difficile, ce qui a une incidence négative sur la productivité.
Que votre entreprise ait prévu le retour au bureau, le maintien en distanciel ou un mode de travail hybride, vous libérer de la réception et de la distribution du courrier physique est indispensable pour aller de l'avant. Iron Mountain peut vous y aider.
Transformez votre salle de courrier
La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est une offre de logiciel en tant que service (SaaS) qui permet aux seuls employés autorisés de consulter et de recevoir facilement des versions dématérialisées du courrier critique de l'entreprise, à tout moment et n'importe où.
- Consultez en toute sécurité votre courrier dématérialisé dans le Cloud
- Renforcez la collaboration et la productivité via des flux de travail automatisés
- Facilitez l'intégration aux systèmes existants tels que la messagerie électronique, Salesforce et la suite Microsoft Office
- Réduisez votre empreinte physique et les coûts immobiliers associés
- Acquittez-vous d'un montant mensuel raisonnable et prévisible
Comment ça marche ?
La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est facile à configurer et à utiliser.
- Demandez à votre service postal de réexpédier votre courrier vers un site Iron Mountain sécurisé
- Ensuite, nos experts numérisent votre courrier et capturent automatiquement les mots-clés qu’il contient
- Vous pouvez rechercher, consulter et réacheminer votre courrier dématérialisé depuis Iron Mountain InSight®, , notre plateforme de services de gestion des informations et de contenu
- Seul le personnel autorisé peut consulter et partager le courrier grâce à une distribution intelligente de ce dernier
Fonctionnalités et avantages du service de salle de courrier digitale
La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est une offre de logiciel en tant que service (SaaS) qui permet aux entreprises de consulter leur courrier critique. Avec cette solution, vous pouvez :
Consulter et conserver vos informations en toute sécurité
Vos informations électroniques sont chiffrées au repos et pendant leur transmission sur un réseau sécurisé dont l'accès est restreint par des clés de chiffrement que votre entreprise est la seule à détenir et à gérer. Grâce à des permissions accordées en fonction de leur profil, seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin,24h/24 et 7j/7.
Trouver ce dont vous avez besoin lorsque vous en avez besoin
Appuyez-vous sur la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) pour rechercher l'intégralité du contenu de vos documents en mode texte ou indexation, et ce pour de nombreux types de fichiers et dans plus de 50 langues.
Automatiser les flux de travail de la salle de courrier digitale pour renforcer la collaboration
La collaboration entre employés est facilitée par des flux de travail automatisés qui reposent sur des métadonnées-clés. Obtenez encore plus de votre salle de courrier avec des options d'intégration telles que SSO, Outlook et Gmail.
Exploiter de précieux renseignements
Consultez et interprétez les principales informations grâce à des tableaux de bord qui vous fournissent de précieux renseignements via une représentation visuelle des données et des métriques.
Gérer le cycle de vie complet de votre courrier
Une fois votre courrier physique dématérialisé, nous vous aiderons à le détruire si besoin. Nous pouvons notamment vous proposer de vous renvoyer ce courrier, de le stocker dans un centre de conservation Iron Mountain ou de le détruire en toute sécurité.
Témoignages de clients
Modernisation de la salle de courrier : évoluez selon les besoins de votre entreprise
Pour les entreprises, la correspondance papier a toujours été prédominante et fiable. Le courrier est constamment en transit entrant et ressortant. Mais toute cette documentation entrante doit faire l'objet d'une distribution, d'une reconnaissance et d'un traitement à la fois ponctuels et efficaces. Cliquez sur les cases ci-dessous pour en savoir plus sur les trois types de salle de courrier existants et sur la manière de moderniser la vôtre.
Traditionnelle
Processus manuels physiques
Traditionnelle
La salle de courrier traditionnelle est le point d'entrée de gros volumes de courrier postal qui exige des opérations de tri et de distribution en arrière-plan. Ceci peut entraîner :
- Une baisse de productivité des employés en raison du tri et de la distribution du courrier à la bonne personne dans le bon service
- Une expérience client médiocre
- D'éventuelles répercussions en termes de conformité et de réglementation
- La perte d'informations sensibles
- Un support plus compliqué pour les collaborateurs travaillant à distance
Numérique
Courrier dématérialisé, réexpédition
Numérique
Les salles de courrier digitale fonctionnent grâce au traitement intelligent des documents (IDP) qui implique :
- La numérisation et la dématérialisation du courrier physique pour un accès Web et mobile
- L'extraction de métadonnées pour une recherche efficace
- La validation et la consultation
- La classification grâce à l'IA/le ML
- Des règles d'accès pour les utilisateurs et la réexpédition
- Le suivi d'audit pour renforcer la conformité
Intelligente
Traitement automatisé du courrier. Extraction de métadonnées et flux de travail
Intelligente
Une salle de courrier intelligente offre tous les avantages d'une salle de courrier digitale via une plateforme de services de gestion de contenu (CSP) assurant :
- La gestion du contenu
- La gouvernance de l'information
- L'extraction et l'enrichissement intelligents des métadonnées
- Des fonctionnalités de recherche et de récupération
- De la collaboration
- L'automatisation des workflows
- Un multi référentiel fédéré
- Des fonctionnalités de reconnaissance optique des caractères (OCR)
Questions fréquemment posées
Comment Iron Mountain vérifie que le courrier est bien transmis aux bons destinataires ?
Chaque utilisateur est affecté à un groupe d'utilisateurs, les groupes d'utilisateurs étant associés à des règles de sécurité fondées sur des métadonnées pour que le courrier soit expédié aux bonnes personnes. L'équipe Déploiement d'Iron Mountain s'assure que votre entreprise dispose de la sécurité et des profils appropriés pour garantir la sécurité et la confidentialité des données.
Qui peut accéder à mon courrier ?
L'équipe Déploiement d'Iron Mountain se réunit avec des représentants de votre entreprise pour voir comment vous souhaitez traiter le courrier, notamment par département, par étage, par personne, etc.
Ensuite, Iron Mountain configure vos utilisateurs et groupes d'utilisateurs ainsi que les règles de sécurité fondées sur des métadonnées pour que seules les bonnes personnes puissent accéder au courrier. De nombreuses entreprises nomment aussi un administrateur qui peut modifier cette hiérarchie si, par exemple, vous n'êtes pas au bureau et que vous avez besoin que votre courrier vous soit temporairement réexpédié.
Qu'advient-il de notre courrier postal une fois dématérialisé ?
Plusieurs options sont disponibles pour la prise en charge de votre courrier dématérialisé :
- Réexpédition physique
- Stockage dans un centre de conservation Iron Mountain
- Destruction du courrier physique
Ressources associées
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