La gestion d'archives dans un contexte de conservation de tous les documents

Quelles sont les choses à savoir en matière de gestion d'archives dans une organisation qui fait le choix de conserver l'intégralité de ses documents ? On pense notamment aux archives militaires, qui ne peuvent être détruites qu'en cas de danger immédiat. Quelles sont les bonnes pratiques à suivre pour un gestionnaire d'archives dans un tel contexte ?

En matière de gestion d'archives, évoluer dans un environnement de travail où l'habitude est de conserver tous les documents tend à compliquer considérablement les tâches quotidiennes. Dans certains cas, une entreprise peut être dans l'obligation de conserver indéfiniment ses données. Dans un environnement tourné vers la conservation de tous les documents, les préoccupations principales concernent l'espace de stockage et la capacité à trouver ce qu'on cherche.

Hiérarchisation du stockage

La conservation sine die de toutes les archives existantes pose de sérieux problèmes de disponibilité d'espace de stockage, qu'il soit physique ou numérique. Pour faire face à ce problème, les entreprises qui possèdent cette culture d'entreprise sont nombreuses à s'appuyer sur un concept appelé « hiérarchisation du stockage ». Ce type de système de conservation nécessite de classer les archives dans différentes catégories en fonction de leur importance actuelle. Les archives fréquemment consultées sont classées de niveau A ou 1, celles qui sont un peu moins consultées sont classées de niveau B ou 2, et ainsi de suite. Le nombre de niveaux dépend alors des besoins spécifiques de l'entreprise.

Les archives de niveau supérieur sont dites « actives ». Cette appellation fait référence à leur disponibilité en temps réel. Il s'agit souvent d'archives disponibles sur demande dans le cadre d'un système de gestion des archives ou d'une salle des archives centralisée. Le niveau suivant, appelé intermédiaire, regroupe les archives récupérables dans un bref délai, là encore en fonction des besoins de l'organisation. Enfin, les archives du niveau inférieur sont dites « dormantes » : il s'agit souvent d'archives placées sous la responsabilité d'un fournisseur de stockage tiers ou, dans le cas d'organisations de très grande taille, conservées pour gestion dans des locaux spécialisés hors site (du type archives nationales).

Stockage physique

Dans un environnement où tous les documents sont conservés, le stockage physique des archives peut se révéler problématique car cette obligation ne s'accompagne généralement pas de la mise à disposition d'un espace infini de stockage. Par exemple, les projets de numérisation impliquent par définition la numérisation de toute nouvelle archive. Une telle approche se double souvent par la suite d'un processus de numérisation des archives existantes, une tâche qui peut occuper beaucoup de temps de travail et dont l'achèvement peut prendre des années, voire des décennies.

Stockage numérique

Le stockage d'archives électroniques dans un environnement de conservation intégrale des documents peut également se révéler incroyablement difficile, dans la mesure où cette obligation de tout conserver ne s'accompagne généralement pas d'un financement infini permettant d'acheter à volonté des moyens de stockage physiques ou sur cloud. C'est pourquoi il est crucial de disposer d'une stratégie de stockage hiérarchisé pour une organisation de ce genre. Il doit être possible d'accéder fréquemment aux archives cruciales dans le cadre d'un système de gestion des archives « en ligne », tandis que les niveaux inférieurs font l'objet d'options de stockage moins coûteuses comme le stockage sur bande magnétique, sur microfilm ou sur microfiche.

Facilité à trouver les données

La solidité d'une stratégie de stockage hiérarchisé dépend de la capacité à trouver et récupérer les archives recherchées. La responsabilité de trouver les documents revient souvent à un système de gestion des archives capable de fournir une vue synthétique des archives « en ligne » ou de niveau A/1, tout en fournissant également un accès aux archives intermédiaires et « hors ligne » (ou la capacité à requérir les archives en question). Un système de ce type implique l'existence d'une équipe de gestion des archives chargée à la fois d'évaluer et de traiter les demandes de consultation d'archives stockées dans un grand nombre de localisations et d'espaces de stockage (y compris des fournisseurs indépendants).

Conservation de tous les documents

Bien qu'une stratégie de conservation de tous les documents puisse compliquer les choses en matière de gestion d'archives, cela ne change rien aux principes de base de gestion des archives. Bien que ces environnements soient de plus en plus complexes, il est important de se souvenir que ces exigences ne sont pas flexibles. Fournir une stratégie exhaustive de gestion des archives dans un environnement de conservation de tous les documents devrait découler d'une stratégie générale de l'information ou d'un plan de gouvernance de l'information.