Personeelsdossiers digitaal ontsloten

CSC digitaliseert personeelsdossiers met hulp vanIron Mountain en creëert één HR-omgeving voorconsistent HR-management

Klant: CSC digitaliseert personeelsdossiers met hulp vanIron Mountain en creëert één HR‑omgeving voorconsistent HR‑management.

UITDAGING: CSC besluit op centraal niveau tot digitalisering van papierenpersoneelsdossiers en inrichting van nieuwe wereldwijde HR‑database.

OPLOSSING: Veilige digitalisering van dossiers, aangeleverd op DVD inVisio‑formaat.

WAARDE: Hoogwaardige, consistente HR‑informatie, wereldwijd toegankelijkvoor bevoegde bedrijfsmedewerkers.

KLANT

Met 98.000 werknemers is CSCeen van ’s werelds belangrijksteaanbieders van IT-diensten. CSCis gespecialiseerd in zakelijke entechnologische veranderings- eninnovatietrajecten en helpt daarmeeondernemingen, overheden en andereorganisaties complexe problemen hethoofd te bieden.

Met 98.000 werknemers is CSCeen van ’s werelds belangrijksteaanbieders van IT-diensten. CSCis gespecialiseerd in zakelijke entechnologische veranderings- eninnovatietrajecten en helpt daarmeeondernemingen, overheden en andereorganisaties complexe problemen hethoofd te bieden.

UITDAGING

Een breed gespreidmedewerkersbestand en het gebruikvan uiteenlopende rapportage- enadministratieve tools en processen werd een steeds groter obstakel voorsnelle en consistente levering van HR-managementinformatie. CSC wilde depersoneelsinformatie standaardiserenen inzichtelijker maken en besloothaar Global SAP for Finance-omgevinguit te breiden met een HR-module, omook deze functie op een wereldwijduniforme leest te schoeien.

Diana Berghorst, Manager HROperations van CSC, licht toe: “Webouwen momenteel een sharedservices centre voor HR dat ons opeenduidige wijze toegang geeft totconsistente digitale HR-gegevens.CSC rolt die nieuwe HR-omgevingwereldwijd uit. SAP HR brengtuniformiteit in de HR-processen dienu nog per land verschillen, rekeninghoudend met specifieke lokalewetgeving en behoeften.”

Een probleem was dat de HR-dossiersvoor een groot deel alleen op papierbestonden. Alle CSC-landen kregenhet verzoek de bestaande papierenpersoneelsdossiers in digitaal formaatom te zetten, zodat ze in de nieuwewereldwijde HR-database van CSCkunnen worden geladen.

OPLOSSING

CSC koos FileNet als oplossing voordocumentbeheer. FileNet is gebaseerdop Digital Personnel File van Aconso,een dochterbedrijf van IBM. De landenmochten zelf bepalen hoe ze depersoneelsdossiers wilden digitaliserenom ze in de database te kunnen laden.

“We kenden Iron Mountain als onzedatastorage-leverancier,” vertelt DianaBerghorst. “Bovendien hadden onzecollega’s in Engeland goede ervaringenopgedaan met Iron Mountain bij hetscannen van hun dossiers, waaropwe een offerte aanvroegen, die wevervolgens accepteerden.”

Een gemiddeld personeelsdossierbevat 60 tot 100 bladzijdeninformatie in de vorm van sollicitaties,arbeidsovereenkomsten, functiebeoordelingen, autolease-contracten,promotiebevestigingen, enzovoort. De rol van Iron Mountain behelsdehet ophalen en verpakken van depapieren dossiers en het off-sitescannen en indexeren. Na tweeweken werden de dossiers weerterugbezorgd bij CSC, samen met eenDVD met daarop in Visio-formaat denieuwe gedigitaliseerde dossiers

Formaat en naamgeving van degescande dossiers moesten voldoenaan de voorschriften die CSC hiervoorwereldwijd heeft opgesteld en die viade CSC projectleider in Duitsland aanIron Mountain werden doorgegeven.Elk dossierbestand kreeg een uniekmedewerkersnummer plus een inhoudsbeschrijving. Na het scannenwerden de diverse documenten in debetreffende elektronische mappenvan het digitale dossier van demedewerker gezet.

Diana Berghorst: “Iron Mountainbracht veel kennis en ervaring inhet project in. En ze informeerdenons uitgebreid over debeveiligingsgmaatregelen die tijdenshet scanproces zouden wordengenomen. We hebben die informatiegebruikt om onze ondernemingsraadte informeren en hun zorgen overhoe zou worden omgegaan metdeze vertrouwelijke gegevens wegte nemen.”

WAARDE

Met de voltooiing van het scanprojectis Nederland een van de eersteCSC-landen die voldoen aan de eisenvoor implementatie van de nieuwedigitale HR-omgeving. Deze omgevingbiedt een helder overzicht vanpersoneelsgegevens in een consistentformaat en maakt die gegevenssnel en eenvoudig toegankelijk voorbevoegde HR-medewerkers.

Diana Berghorst vat samen: “IronMountain heeft prima werk geleverden heeft zich gedurende het heleproject professioneel opgesteld. Zehebben gedaan wat ze beloofden, optijd en binnen budget.” Iron Mountainmaakt zich nu op voor de tweedefase van het project, waarin dedossiers worden gescand van de 250voormalige iSoft-medewerkers die nudeel uitmaken van de CSC groep.