Открийте какво се крие във Вашите кутии за съхранение на записи

Идентифицирайте и вземайте обосновани решения относно описа на Вашите записи със Smart Reveal на Iron Mountain

Бизнес предизвикателство

Когато записите се съхраняват без метаданни или описателна информация, е невъзможно да разберете с какво разполагате и да вземате обосновани решения за това какво да запазите, обосновано да унищожите или да дигитализирате. Събирането на липсващата информация е труден процес, който изисква ръчно преглеждане и документиране на съдържанието на всяка кутия. Какво се случва, ако Ви липсват бюджет, служители, опит, време и място, които са необходими за изпълнение на подобен обширен проект?

По какъв начин Ви засяга това

Без задълбочено разбиране на описа на Вашите записи и съответно способността да вземате обосновани решения нямате друг избор, освен да съхранявате записите за неопределено време. Това означава не само ненужни разходи и рискове, но също така ограничава способността Ви да намирате информация или бързо да отговаряте на задължения за съответствие, сливания, придобивания и продажби.

Вие...

• съхранявате записи с малко или без описания на кутии?
• имате кутии с неизвестно съдържание?
• искате да знаете какво има в кутиите?
• съхранявате тези кутии повече от необходимото?
• нямате достатъчно ресурси, време и пространство, за да се справите с това сами?
• се колебаете да започнете проект за разчистване?

Ако сте отговорили с „да“ на някои от тези въпроси, попитайте ни за Smart Reveal на Iron Mountain.

Приблизително 20% от хартиените записи се съхраняват в кутии с малко или без никакви метаданни.* Това прави разчистването на Вашите стари папки изключително трудно.

*Анкетата за идентификация на записи и приоритети за разчистване беше проведена чрез доставчик на трета страна през април 2022 г.

Познавайте идеално своите записи

Ще получите необходимите Ви метаданни на ниво кутия, за да вземате обосновани решения

Smart Reveal е рентабилно решение, което предоставя снимки и информация относно съхранявани кутии със записи с неизвестно съдържание, за да можете да вземате информирани решения за това какво да правите: да запазите, за унищожите основателно, да актуализирате метаданни, да назначите собственост, да дигитализирате записи – или да направите това, което е необходимо.

Решението Smart Reveal прави снимки от външната страна на всяка кутия плюс въздушен изглед, за да помогне да установите какво има вътре. Решението предоставя съществуващи хронологични метаданни, така че ще имате всичко необходимо, за да оцените съдържанието на всяка кутия и да вземате информирано решение относно подходящото действие.

Тези действия включват:

• Незабавно актуализиране на метаданни и описания на ниво кутия
• Унищожаване на избрани кутии
• Назначаване на правилна собственост
• Изпращане на кутии за въвеждане като данни за картотекиране
• Изпращане на кутии за допълнителен преглед
• Дигитализиране на документи
• Персонализиране на количеството на снимките и ъгли за Вашия преглед

За да отговорим на Вашите изисквания, можем да персонализираме броя на направените снимки и да предоставим различни изгледи.