Top 10 tipů k digitální transformaci

Od dnešních odborníků na správu informací se očekává, že budou mít velký rozsah schopností a znalostí v oborech sahajících od dodržování předpisů až po zabezpečení a informační technologii. V této roli musí neustále prokazovat svou odbornost k udržení si hlavní pozice v digitální transformaci.

Tady je 10 tipů, jak se stát manažerem informací nové generace:

1. Pečujte o své vztahy

Nemůžete očekávat, že zvládnete pracovat sami, když čelíte neustálému přílivu dat a dokumentů přicházejících z každého oddělení v celém podniku. Chcete-li vybudovat soudržnou infrastrukturu pro správu informací, musíte udržovat úzké vazby a spolupracovat s lídry v celé organizaci.

2. Přispějte ke změně kultury

Vzhledem k tomu, že hrajete nedílnou roli v digitální transformaci, odpovědnost za změnu kultury padá těžce na vaše bedra. Inspirujte vrcholové vedení, aby rozeznalo způsoby, jak pomocí chytřejších řešení správy dokumentů a informací přinášet lepší obchodní rozhodnutí. Jak překonávat výzvy a využívat nové příležitosti.

3. Spravujte nestrukturovaná data

Naprostá většina dat existuje v nestrukturované podobě, ať už jsou naskenována z tištěných dokumentů nebo archivována z obchodní a zákaznické komunikace. Věnujte čas správě a kategorizaci vašich nestrukturovaných dat přiřazením metadat pro zjednodušení správy a vyhledávání.

4. Myslete na řízení životního cyklu

Je čas začít přemýšlet o správě informací jako o správě životního cyklu všech informací. Tím, že s tím budete zacházet jako s kontinuem, můžete přijmout více vyhovující a soudržný přístup. Potřebujete jasná pravidla pro správu dokumentů a informací od vytvoření až po likvidaci dle dodržení legislativních i interních předpisů.

5. Přijměte pokročilou analytiku

Každá organizace generuje stále více dat, ale jen málo z nich může říct, že je naplno využívá. Díky novým technologiím jako je umělá inteligence získáváte moderní analytická řešení. Ta vám pomohou zefektivnit opakující se procesy při práci s dokumenty a odhalit nové příležitosti.

6. Zlepšujte se v zabezpečení

Typické prostředí správy informací zahrnuje složitou řadu různých systémů a úrovní, které jsou kombinovány tak, aby vytvořily dostatečnou ochranu proti potenciálnímu útoku. K dosažení kompletní kontroly nad zabezpečením musíte vědět, kde se vaše data nacházejí a jak jsou chráněna.

7. Udržujte informace pohromadě

Až příliš rozvětvené informační ekosystémy vedou ke ztrátám datových záznamů a nesrovnalostem. Hlavní prioritou je rozvíjet prostředí s jediným úložištěm informací.

8. Zjednodušte přístup k informacím

Informace musí být bezpečné a zároveň snadno dostupné. Jakákoli data, která jsou stále potenciálně užitečná, by měla být okamžitě po ruce. Nejlépe prostřednictvím cloudu, aby se eliminovala potřeba manuálního dohledávání. Veškeré informace, které jsou zastaralé nebo irelevantní, by měly být dle předpisu odstraněny.

9. Přestaňte si dokumenty posílat přes e-mail

Není divu, že se ztrácí tolik dokumentů, když si většina firem vyměňuje dokumenty stále především prostřednictvím e-mailu. Chcete-li snížit riziko, že informace budou odesílány přes nezabezpečené kanály nebo nesprávné osobě, potřebujete zabezpečenou platformu pro spolupráci. K této platformě by měli mít všechny oprávněné osoby snadný přístup.

10. Dbejte na ochranu soukromí

Zásady ochrany soukromí se začaly více řešit v momentu, kdy se společnosti pustily do shromažďování a využívání velkého množství osobních dat bez souhlasu zákazníků. S uzákoněním GDPR je zapotřebí realizovat ochranu soukromí již od návrhu a dodržovat po celou dobu životního cyklu informací.