woman holding tablet, with overlay of blue and orange flares, blue computer nodes, looking forward

Digitální transformace – pracujete na ní?

Udělejme ten další krok společně

Dnes je vzácné najít organizaci, která na 100 % používá jen papírovou podobu všech dokumentů. Nastal čas, kdy vedoucí pracovníci podnikají malé kroky k digitalizaci svých dokumentů a procesů. Tato hybridní možnost je však nejen neefektivní, ale také brzdí odolnost a růst podnikání.

Proč by i vaše kancelář měla projít digitální transformací?

✔ Pomáhá automatizovat administrativní procesy

✔ Zlepšuje zkušenosti koncových uživatelů

✔ Poskytuje hluboké analytické poznatky

✔ Můžete optimalizovat pracovní procesy, odstranit datové chyby, zlepšit zabezpečení a snížit náklady

Tak proč ještě organizace plně nenaskočili na palubu ditigální transformace?

Většina organizací věří, že jsou již na cestě k digitální transformaci. Zjistili jsme však, že existuje několik oblastí, které zůstávají stále nevyřešené, i když se o to lídři snaží. Níže jsme nastínili pět nezbytných kroků k tomu, jak svůj tým plně ponořit do procesu digitální transformace.

5 kroků k digitální transformaci

5. KROK – Odhalení
4. KROK – Automatizace
3. KROK – Uložení
2. KROK – Digitalizace
1. KROK – Identifikace

1. Krok - Identifikace

Začněte tím, že si uděláte pořádek v archivu. Z hlediska legislativy musí mít firmy některé dokumenty uskladněné na papíře. Skladovat dokumenty v kancelářských prostorách je však neefektivní. Výhoda externích archivů je, že se ke skenu potřebného dokumentu dostanete do 4 hodin.

Skenujte jen to, co potřebujete. Ne každý šanon musí být digitalizován. Pro zajištění všech důležitých informací není nutné zavedení procesu “skenujeme všechno”. Nejprve zjistěte, jaké jsou skartační lhůty dokumentů a jaká je úroveň jejich důležitosti pro podnikání. Tím, že na začátku procesu identifikujete, co je třeba skenovat, archivovat nebo zlikvidovat, ušetříte svému týmu čas a peníze.

Zjistěte, jak pomoct svému týmu určit, co je důležité archivovat:

Skenování a digitální ukládání dokumentů

Manuální správa dokumentů vytváří překážku na cestě k digitální transformaci, což komplikuje poskytování informací uživatelům v místě a čase, kdy je potřebují.

Připravte svou kancelář na budoucnost (ať už bude jakákoliv)

Strategie transformace pracoviště, které připraví vaši kancelář na cokoli, co přijde.

2. Krok – Digitalizace

Prostřednictvím procesu digitalizace dokumentů rozšiřujete dostupnost a zvyšujete produktivitu svých pracovních procesů. V současné době zaměstnanci často pracují hybridním stylem. To znamená, že existuje směs fyzických a digitálních dokumentů, což má za následek nedostatečnou dostupnost a nižší produktivitu.

Dokumenty a smlouvy, ke kterým přistupujete, musí často projít skenem. Teprve potom s nimi můžete pracovat digitálně. Tento postup při digitalizaci kanceláře již není nutný! Dokumenty vytváříte už jen v elektronické podobě.

Nevíte, kdy začít s digitalizací? Tak si přečtete toto:

3. Krok – Uložení

Chraňte si svá data před únikem zevnitř nebo zvenčí organizace. Spolehlivý dodavatel DMS systému vám umí poskytnout bezpečné řešení podle vašich preferencí.

Místo toho, abyste trávili hodiny prohledáváním kartoték nebo archivů, nyní můžete všechny své informace vyhledat ve snadno dostupném, centralizovaném a zabezpečeném cloudovém úložišti. Jeho výhoda je odolnost vůči budoucím nepředvídatelným situacím.

Další informace zde:

5 kroků přípravy na digitalizaci

Přechod na digitální způsob práce je náročný proces a digitalizace tištěných dokumentů je důležitým krokem.

4. Krok - Automatizace

Váš tým nyní může vytvářet automatizované pracovní postupy pro procesy zaměřené přímo na dokumenty. Tyto postupy eliminují opakující se a časově náročné úkoly a uvolňují ruce vašemu týmu pro hodnotnější práci. S tím přichází zvýšená produktivita a více příležitostí pro brainstorming nových nápadů.

Příchozí poštu digitalizujeme hned u vstupu a následně se s ní pracujete už jen elektronicky. Pošta v inteligentním elektronickém systému bez papíru zaručí pohodlnou manipulaci přicházejícími dokumenty a jejich zpracování. Díky digitální podatelné se dokumenty neztrácí a nezabírají místo.

Pomocí softwaru probíhá schvalování, vyhledávání, sdílení a tvorba dokumentů pouze elektronicky. Zároveň si můžete do softwaru importovat staré dokumenty, aby byly na jednom místě. Systém distribuuje dokumenty v rámci firmy a sleduje jejich pohyb.

Nově vzniklé dokumenty se podepisují pouze elektronicky. Firma se zařídí i podle toho, jakou úroveň elektronického podpisu potřebuje pro daný typ dokumentu. Až 90% smluv lze podepisovat přes jednoduchý elektronický podpis v PDF formátu.

Uvolněte ruce svému týmu prostřednictvím automatizace. Další informace zde:

Jak začít s transformací vašeho pracoviště a připravit se na budoucnost

Transformace pracoviště už není jen trend, ale nutnost. Správně nastavený přístup k modernizaci přináší efektivnější procesy i spokojenější zaměstnance. Zjistěte, jak se vyhnout chybám a připravit své pracoviště na budoucnost.

Proč váš malý a středně velký podnik potřebuje správu informací? TřI klíčové oblasti, ve kterých je to důležité.

Správa informací je pro zdraví malého podniku zásadní, díky ní je možné maximalizovat zdroje, snižovat náklady a dostát zákonným povinnostem. Bez ní tápete v temnotě a vystavujete své podnikání riziku.

5. Krok – Odhalení

Digitalizací vašich složek a použitím pokročilé analýzy může váš tým identifikovat vzorce, trendy a další cenné informace.

Umělá inteligence je skvělým pomocným nástrojem pro analýzu i nestrukturovaných dat. Ty mají pro firmu obrovskou hodnotu. Analyzovat data ze smluv bez struktury je doslova nadlidský úkol, se kterým si umělá inteligence poradí levou zadní.

Zjistěte, jak může váš tým lépe pracovat s vašimi daty:

Pojišťovna díky digitalizaci zvyšuje efektivitu a spokojenost zákazníků

Náš vztah byl na začátku spolupráce převážně provozní, nyní je také technický a strategický. Společnost Iron Mountain nám pomohla přejít na digitální technologie a dosáhnout našeho cíle stát se ekologicky udržitelnou společností.

Než se ponoříte do své digitální transformace, neváhejte se na nás obrátit. Můžeme vám pomoci chránit a odemknout ten správný obsah z vašich papírových a digitálních dokumentů bez ohledu na jejich formát. Rádi vám poskytneme klíč k plně transformovanému a integrovanému podnikání.

Začít u nás je snadné.

Odesláním tohoto formuláře souhlasím s tím, že společnost Iron Mountain může zpracovávat mé údaje způsobem popsaným v Zásadách zpracování osobních údajů společnosti Iron Mountain. Pokud jste souhlasili s tím, že obdržíte marketingové e-maily, ale později změníte názor, můžete se kdykoliv odhlásit zde.