Jak začít s transformací vašeho pracoviště a připravit se na budoucnost

V současnosti zažíváme vysoký zájem firem o prosazení zásadní post-pandemické transformace. Mají-li tyto plány úspět, je třeba postupovat uvážlivě.

Velké výzvy posledních několika let zásadně přispěly ke změně fungování organizací. Mění se rozsah a povaha procesu transformace pracovišť, kdy je kladen větší důraz na přizpůsobení se všem zaměstnancům bez ohledu na to, odkud pracují. Většina zaměstnanců se shoduje, že mnoho změn je teprve před námi a že je tento proces potřeba realizovat odpovídajícím způsobem. Uspěchání transformace nebo nepochopení konkrétního důvodu změny může organizaci způsobit vážné a dlouhodobé problémy.

Pokud se předem nezohlední případné dopady a nezapojí se do transformace všechny zainteresované strany, může zrychlený proces reorganizace, snižování počtu zaměstnanců a zavedení hybridní pracovní strategie stát firmu v dlouhodobém horizontu mnoho času, financí a efektivity.

Organizace, které v nadcházejících měsících plánují digitální transformaci svého pracoviště, by nejdříve měly plně porozumět potřebám svých zaměstnanců, a také zvážit zásadní aspekt tohoto procesu - požadavek na zpracování a bezpečnost dat. V tomto případě je třeba navázat spolupráci s odborníky, neboť právě možnost odborného vedení vám umožní optimalizovat procesy digitální transformace úspěšně a efektivně.

Zhodnocení rámce náročnosti

Podle průzkumu, který společnost Iron Mountain zrealizovala ve spolupráci s The Economist Impact (výzkumné oddělení časopisu The Economist), mají změny v uspořádání pracovního prostoru a zavedení strategie hybridní práce pro globální společnosti vysokou prioritu. Většina (61,2 %) organizací také uvádí, že pracovní nasazení jejich zaměstnanců vyžaduje zásadní, značné nebo částečné zlepšení. Tyto změny však musí jít ruku v ruce s cíli a aktivitami digitální transformace, neboť jsou klíčovými pilíři životaschopnosti firmy. Na tom, že management pracovního prostoru je pro podporu dlouhodobé udržitelnosti firmy zásadní, se shoduje 79,1 % dotazovaných vedoucích pracovníků. Avšak jen polovina z nich v současnosti zavádí změny a investuje do flexibilních pracovišť, přizpůsobených i potřebám po skončení pandemie.

Navzdory všeobecně rozšířenému nadšení pro změnu a digitální transformaci podniků nestačí k uskutečnění těchto plánů pouze odhodlání. Bez ohledu na odvětví existuje několik hlavních zásad, které je třeba dodržovat, abychom dokázali ocenit rozsah a povahu této výzvy. Ta je pro každou organizaci individuální, ale existují i společné rysy, jako je požadavek na snížení nákladů, zvýšení produktivity a zajištění lepšího prostředí pro zaměstnance.

Pracovní prostředí budoucnosti

Ačkoli COVID-19 vedl k velkému nárůstu práce na dálku - která pronikla do podnikové kultury, zatímco jsme se s dopady pandemie museli naučit žít, někteří lidé stále touží po práci v kanceláři. Bez ohledu na to, zda zaměstnanci plánují chodit do kanceláře pět dní v týdnu nebo jednou za čtrnáct dní, je pro zvýšení jejich morálky a produktivity klíčové zaměřit se na modernizaci pracovních prostor. Je velmi pravděpodobné, že kancelář, která zůstala od doby před pandemií v nezměněné podobě, není pro současnost uzpůsobena.

Než organizace začnou vybírat stoly a kartotéky, musí nejprve strategicky uvažovat a pod vedením odborných konzultantů vyhodnotit konkrétní potřeby svých zaměstnanců. Firmy by měly udělat inventuru všech fyzických a digitálních prostor, aby se ujistily, že mají svůj účel, a odstranit všechny stávající nedostatky. Identifikace mezer v manuálních i digitálních procesech, případné potřeby přístupových práv nebo mezery v systému zabezpečení jsou dobrými prvními kroky.

Fyzický provoz firmy je sice důležitý, ale na pozadí se toho děje mnohem více, čím je potřeba se zabývat. V době hybridní pracovní činnosti je nejdůležitější ochrana dat a způsob, jakým organizace chrání svá aktiva. To se týká nejen osobních informací, které daná firma může uchovávat v záznamech a dokumentech a ke kterým pracovníci potřebují volný přístup, ale i distribuce a správy fyzických zařízení, jako jsou notebooky. Při rozsáhlé digitální transformaci závisí úspěch vaší společnosti na tom, zda budete mít přehled o všech problematických oblastech tohoto procesu. Bez odborné podpory a garance spolehlivosti se výsledná transformace může zkomplikovat.

Je nezbytné zajistit, aby byly do rozhodovacího procesu zapojeny hlavní zainteresované strany, jako jsou například facility manager, IT oddělení, tým, který má na starosti archivaci a informační management. Všechny tyto strany vnáší do procesu plánování transformace pracoviště svůj specifický pohled na věc. Pokud zajistíte jasnou a transparentní komunikaci mezi příslušnými zástupci jednotlivých oddělení, můžete zajistit transformaci, která bude vyhovovat všem zaměstnancům a potřebám vaší společnosti.

Vykročit správnou cestou

Organizace, které se při zavádění transformace svého provozu opírají o důvěryhodného dodavatele jako je společnost Iron Mountain a řešení Clean Start, se mohou spolehnout, že se vydaly správnou cestou. Služba Clean Start, kterou řídí tým odborníků, provede společnosti klíčovými oblastmi rizik, ale také příležitostmi, spojenými s reorganizací pracoviště.

Služba Iron Mountain Clean Start zahrnuje několik dílčích nástrojů, včetně bezpečného úložiště dokumentů a dat, likvidace elektronických zařízení a digitální transformace. Clean Start tak nabízí komplexní řešení, které organizaci zajistí plnou integraci do všech oblastí a pomůže optimalizovat ekologický dopad firemních kancelářských operací na životní prostředí, snížit náklady, zvýšit přehlednost fyzických i digitálních provozů a maximalizovat efektivní využití firemních aktiv. Projekty spojené s transformací pracovišť jdou často ruku v ruce s procesem digitální transformace organizace.

V éře hybridních forem práce se mnoha organizacím mění struktura fungování, což vyžaduje rychlou a rozhodnou reakci, aby si zachovaly konkurenceschopnost. Zajištění toho, aby byla transformace posílena odborným vedením v každé její fázi, je zásadní pro zaručení flexibility, výkonnosti a životaschopnosti firmy v budoucnosti.