Proč váš malý a středně velký podnik potřebuje správu informací? TřI klíčové oblasti, ve kterých je to důležité.

"Správa informací je pro zdraví malého podniku zásadní, díky ní je možné maximalizovat zdroje, snižovat náklady a dostát zákonným povinnostem. Bez ní tápete v temnotě a vystavujete své podnikání riziku."

J. D. Wyborny

Stejně jako s jakýmkoliv jiným zbožím ve vaší organizaci, se s informacemi, které vytváříte, získáváte, používáte a uchováváte, musí zacházet opatrně. Jako vedoucí malého podniku budete čelit specifickým výzvám, které vycházejí z požadavků na dodržování předpisů ve vašem odvětví. O tom, jak přistupujete ke správě informací, rozhodují také omezení rozpočtu, obavy o bezpečnost a zmenšující se prostory na skladování.

Podívejte se, jak využíváte digitální soubory a jak se vyvíjejí potřeby vašich zaměstnanců: Informace se již nezpracovávají, nesdílejí ani neukládají tak, jako tomu bylo ještě před několika lety.

Chránit svůj podnik a dělat správná rozhodnutí při pochopení a optimalizaci jednoho z nejdynamičtějších provozních zdrojů vaší společnosti je důležitější než kdykoli předtím.

Krátká poznámka o řízení životního cyklu informací: Všechny informace, se kterými vaše společnost nakládá, mají přirozený životní cyklus od okamžiku, kdy byly vytvořeny nebo získány, přes jejich používání a správu až po okamžik, kdy se jejich hodnota sníží natolik, že mají být zničeny. Tento proces nazýváme řízení životního cyklu informací (information lifecycle management; dále jen ILM).

Výzvy spojené s ILM se liší v závislosti na odvětví, ve kterém působíte, a na velikosti vaší společnosti. Firma poskytující finanční služby má jiné potřeby a právní požadavky než stavební společnost nebo maloobchodní prodejce zaměřující se přímo na spotřebitele.

Váš jedinečný proces ILM ovlivní vše od provozních nákladů až po dlouhodobé přežití podniku v době digitalizace. Podívejme se na tři klíčové oblasti, ve kterých má správa informací na váš malý podnik velký vliv.

1) Digitální přeměna

V dnešní době je pro malý podnik určitá úroveň digitalizace nezbytná, a to pro zefektivnění pracovních postupů a procesů, pro možnost efektivní spolupráce mezi vzdálenými zaměstnanci a pro uvolnění nebo zredukování nákladných kancelářských prostor.

Abyste mohli ILM co nejlépe využít, musíte začít digitalizovat papírové záznamy. Digitalizaci lze provést několika způsoby, zde jsou ale tři možnosti, které malým a středně velkým společnostem vyhovují nejlépe:

• Konverze retrospektivních souborů. Jedná se o kompletní skenování všech vašich stávajících záznamů, kdy se papírové dokumenty jeden po druhém, oddělení po oddělení, konvertují do digitální podoby.
• Snímek na vyžádání. V situacích, kdy kompletní konverze není praktická, je snímek na vyžádání přesně to, jak to také zní - digitalizace jednotlivých dokumentů dle potřeby.
• Digitalizace den dopředu. Jde o skenování a indexování papírových dokumentů tak, jak je vytváříme nebo přijímáme v běžném pracovním procesu.

A co přístupnost?
Někteří majitelé podniků a vedoucí IT pracovníci se obávají, že skenování nebo digitalizace jejich informací připraví o kontrolu osoby s hlavní rozhodovací pravomocí, bude stát příliš mnoho nebo v budoucnu znemožní přístup k důležitým informacím.

Když organizace analyzují své skutečné potřeby úložišť, zjistí, že mohou dobře fungovat a výrazně ušetřit přechodem na levnější možnosti ukládání dat. ILM efektivně využívá online i offline datová úložiště, zatímco důležité informace zůstávají rychle dostupné. Dokáže s ohledem na náklady efektivně uchovat informace, které sice nejsou okamžitě potřeba, ale jsou nezbytné pro dlouhodobé přežití společnosti.

To je katastrofa
Dříve jsme o informačních katastrofách a ztrátách přemýšleli v souvislosti s požáry a povodněmi, nyní ale víme, jak mohou globální události, pandemie, kybernetická bezpečnost a přechod na hybridní nebo vzdálený pracovní režim ovlivnit provoz malých podniků. Přechod na digitální technologie se silným přístupem ILM ovlivňuje vaši schopnost zotavit se v případě katastrofy a do budoucna zajistit plynulé podnikání.

2) Likvidace it majetku

Správa elektronických zařízení vaší společnosti po skončení jejich životnosti - známá jako správa IT majetku na pracovišti nebo likvidace IT majetku (IT asset disposition; dále jen ITAD) - je důležitou a často přehlíženou součástí správy informací. Nejde jen o zastaralé papírové záznamy, které je třeba řádně zlikvidovat, a přitom dodržet předpisy a zabezpečení dat, ale také o vyřazený majetek, jako jsou počítače, pevné disky a telefony.

Likvidace počítačového vybavení podléhá různým právním a regulačním předpisům, a to i v případě malých podniků. Zákon o ochraně osobních údajů vyžaduje, aby zdravotnické organizace bezpečně likvidovaly veškerá elektronická zařízení, která obsahují údaje o pacientech. Britská mezivládní dohoda (IGA) ve spojení se zákonem o dodržování daňových předpisů pro zahraniční účty (FATCA) vyžadují, aby všechny podniky řádně likvidovaly údaje o spotřebitelích a tím je chránily před odcizením identity. Nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) ukládá podnikům zajistit ochranu soukromí a bezpečnost údajů obyvatel Evropské unie. Nedodržení těchto předpisů může vést k právní odpovědnosti a nákladným sankcím.

Jak v současné době zacházíte se starými zařízeními? Jednoduše se z nich odhlásíte a vyhodíte je? Recyklujete je nebo je prodáváte? Jak při tom chráníte informace své společnosti? Jako vedoucí pracovník malého podniku můžete rizika narušení bezpečnosti dat spravovat a chránit tak svůj podnik, zaměstnance a zákazníky prostřednictvím efektivní ITAD, která přináší dalekosáhlé výhody, včetně:

• Zvýšené bezpečnosti údajů a ochrany soukromí
• Dlouhodobé úspory nákladů
• Konzistentních postupů v rámci správy IT a dodržování předpisů
• Udržitelných postupů pro omezení množství elektronického odpadu

3) Udržitelnost

Váš dopad na životní prostředí a omezení množství odpadu a elektronického odpadu odliší váš podnik na dlouhá léta dopředu. I když některé iniciativy v oblasti udržitelnosti mohou být výhodné, mohou budit chybný dojem, že dnešní digitální pracovní prostředí je již ekologičtější.

Není.

Digitální pracoviště má dopad na životní prostředí, počínaje zvýšenou spotřebou energie, konče likvidací skartovaných papírových záznamů a starých IT zařízení. Výzvy spojené s udržitelností díky digitální transformaci podniků nemizí, spíše se vyvíjejí.

Zavedení přístupu ILM do pracovních postupů a procesů umožní vašemu podniku lépe si uvědomit tyto dopady na životní prostředí a zavést skutečně udržitelné postupy.