Připravte svou kancelář na budoucnost (ať už bude jakákoliv)

Jen něco málo přes dva roky. Tak dlouho se nejspíš kancelářím a IT prostředkům ve většině firem nikdo nevěnoval. S tím, jak se věci pomalu vracejí do normálu, začínají vedoucí pracovníci firem řešit, jaké zásady a strategie pro návrat do kanceláří (Recovery Time Objective – RTO) pro svou organizaci zvolit.

Ať už se rozhodnou pro úplný návrat zaměstnanců, práci z domova nebo hybridní model, je potřeba pracoviště vyčistit a připravit. Je třeba se poučit z minulosti a zaměřit se na vytvoření pružnějšíhích a adaptibilních kancelářských prostor.

Pozor na soulad RTO strategie s pracovními prostory

Ačkoliv různá odvětví řeší různé problémy, základ RTO strategie je vždy stejný – je třeba vyhodnotit, nakolik vaše kanceláře stanovené cíle podporují nebo jejich dosažení brání. Tento základ nezanedbávejte, jde o klíč k vašemu budoucímu úspěchu.

Jen těžko vám totiž zaměstnanci odpustí návrat do pracovních prostor, ve kterých zůstalo vše při starém. Pokud opravdu důkladně zvážíte, jaké změny na pracovišti provést, dojdete k tomu, že jen úklid nestačí.

Znovuotevření kanceláří vám dává příležitost upravit je tak, aby podporovaly spolupráci a produktivitu – a také aby se v nich zaměstnanci cítili skutečně dobře.

Nezamrzly vaše procesy v čase?

Řada lidí v kanceláři dlouho nebyla, návrat pro ně proto může být obtížný – především tehdy, pokud organizace působí, jako by se od jejich odchodu vůbec nezměnila.

S přechodem na práci z domova zaměstnanci vytěsnili řadu pracovních postupů pro správu dokumentů, souborů a IT majetku šly stranou. Po pohodlí vlastního domova jim navíc práce u stávajících stolů či s velkými kartotékami už nemusí vyhovovat.

Když je nyní jasné, že lidé mohou skutečně pracovat odkudkoli, nemusí se vaše firma v dohledné době dočkat stoprocentního návratu pracovníků do kanceláří. A to i díky skutečnosti, že spokojenost zaměstnanců se od začátku pandemie dostala mezi hlavní priority organizací.

I proto nyní 48,9 % vedoucích pracovníků investuje do hybridních pracovních technologií. Aby se organizace skutečně dokázaly přizpůsobit novému stylu práce, je nezbytné provést revizi pracovních procesů a inventuru fyzických i digitálních záznamů. Díky tomu zjistíte, co vše potřebujete k tomu, aby i při práci z domova byli vaši zaměstnanci skutečně efektivní a produktivní.

Začněte následujícími otázkami:

• Používali jsme v uplynulém roce fyzické dokumenty?
• Nedochází k hromadění poštovních zásilek pro lidi, kteří často pracují z domova?
• Využívají zaměstnanci pracovní notebooky a pokud ne, nemohou být bezpečnostním rizikem?
• Potřebujeme uspořádat hromady papírů nebo je přesunout do externího úložiště?
• Potřebujeme bezpečně zlikvidovat papírové dokumenty, elektronické nosiče nebo vyřazené IT prostředky?

Zodpovění těchto otázek vám pomůže identifikovat nedostatky ve vašich pracovních procesech a přístupu k zabezpečení a oběhu dat a spisů. Zároveň vám připraví půdu pro využití nových technologií, jako je digitální podatelna nebo digitalizace dokumentů.

Připravte svou firmu na budoucnost

Organizace se v posledních letech naučily které procesy fungují a kterém jejich efektivitu snižují. Řada lidí navíc změnila styl práce, popř. rovnou svou kariéru. To vše má vliv na investiční rozhodnutí ředitelů společností, kteří podle našeho interního výzkumu navýšili investice do:

• technologických platforem, které umožňují práci z domova nebo hybridní pracovní režim (49 % řídících pracovníků),
• diverzifikace přístupů k fyzické kanceláři, resp. pracovnímu prostoru (43 %),
• technologií usnadňujících výměnu dat a informací mezi týmy (75,6 %),
• cloudových technologií s cílem zlepšit automatizaci pracovních postupů a obchodních procesů (74,6 %).

Tyto kroky jsou v souladu s přáním řady zaměstnanců, kteří očekávají rozšířené možnosti pracovního režimu. Rádi vám se souvisejícími technologickými změnami pomůžeme.