Zjistěte, co se skrývá ve vašich krabicích se dokumenty

Identifikujte a dělejte obhajitelná rozhodnutí o svých záznamech s Iron Mountain Smart Reveal

Podnikatelská výzva

Pokud jsou dokumenty uloženy bez metadat nebo popisných informací, nelze vědět co uchováváte, a dělat obhajitelná rozhodnutí o tom, co si nadále ponechat, co zlikvidovat nebo co digitalizovat. Shromažďování chybějících informací je zdlouhavý proces, který vyžaduje ruční kontrolu a dokumentaci obsahu každé krabice. Co se stane, pokud nemáte k dispozici rozpočet, zaměstnance, odborné znalosti, čas a prostor k dokončení tak rozsáhlého projektu?

Jak se vás to týká

Bez důkladného porozumění inventáři vašich dokumentů – a tedy schopnosti dělat obhajitelná rozhodnutí – nemůžete jinak, než dokumenty skladovat nekonečně dlouho. To jednak znamená zbytečné náklady a rizika, jednak také omezuje vaši schopnost informace vyhledávat nebo rychle reagovat na dodržování povinností, fúze, akvizice a prodeje.

Odpovězte si na následující otázky...

• skladujete dokumenty s omezenými nebo žádnými popisky krabic?
• skladujete krabice s neznámým obsahem?
• potřebujete vědět, co je uvnitř těchto krabic?
• skladujete tyto krabice déle, než je potřeba?
• nemáte dostatek zdrojů, času a prostoru, abyste to zjistili sami?
• váháte s vytříděním dokumentů?

Pokud jste na některou z těchto otázek odpověděli kladně, zeptejte se nás na Iron Mountain Smart Reveal.

Přibližně 20 % papírových dokumentů je uloženo v krabicích s malým množstvím metadat nebo bez nich.* To nesmírně ztěžujetřídění starých složek.

*Průzkum identifikace dokumentů a priorit třídění byl proveden prostřednictvím třetí strany v dubnu 2022.

Poznejte své dokumenty skrz naskrz

Získejte metadata o krabicích, abyste mohli dělat obhajitelná rozhodnutí

Smart Reveal je levné řešení, které poskytuje jak fotografie, tak informace o krabicích se dokumenty uloženými s neznámým obsahem, takže se můžete informovaně rozhodnout o tom, co udělat: ponechat, zlikvidovat, aktualizovat metadata, přidělit vlastnictví, digitalizovat dokumenty nebo cokoli jiného.

Řešení Smart Reveal pořizuje fotografie vnější strany a obsahu každé krabice, abyste mohli určit, co je uvnitř. Řešení poskytuje existující historická metadata, takže budete mít k dispozici vše, co potřebujete k posouzení obsahu každé krabice a k informovanému rozhodnutí o vhodném postupu.

Mezi tyto postupy patří:

• Okamžitá aktualizace metadat a popisků krabic
• Likvidace vybraných krabic
• Přiřazení oprávněného vlastnictví
• Odesílání krabic k zadání údajů do seznamu
• Odesílání krabic k další kontrole
• Digitalizace dokumentů
• Přizpůsobení množství a úhlů fotografií pro vaši kontrolu