Pojišťovna díky digitalizaci zvyšuje efektivitu a spokojenost zákazníků

Výzva

Společnost Achmea, přední poskytovatel pojištění, chtěla svůj přechod na digitální dokumenty urychlit, aby uměla lépe reflektovat změny v chování zákazníků. Hlavní prioritou bylo zabezpečit důvěrná data v souladu s legislativními a oborovými požadavky a zároveň zmenšit rozsáhlý fyzický archiv a zpřístupnit informace zákazníkům a zaměstnancům.

Řešení

Správa dokumentů od společnosti Iron Mountain zahrnuje dopravu, evidenci a ukládání fyzických archivů společnosti Achmea v bezpečném externím úložišti. Soubory lze naskenovat pro přímé stahování nebo je objednat online prostřednictvím portálu Iron Mountain Connect™ s doručením do druhého dne. Služba Image on Demand nabízí průběžně zpoplatněné skenování často používaných dokumentů.

Výsledek

Strategické partnerství s Iron Mountain podporuje společnost Achmea na její digitální cestě. Pojišťovna redukuje fyzické archivy, snižuje náklady a zvyšuje efektivitu. Díky snadněji dostupným informacím může Achmea efektivněji poskytovat služby svým zákazníkům: bezpečně, v souladu s předpisy a udržitelně.

Outsourcing: Nejlepší řešení fyzických archivů

Zmírnění rizik a zajištění souladu s předpisy

Ochrana vzácných aktiv

Jako největší nizozemská pojišťovna poskytuje Achmea deseti milionům zákazníků zdravotní, životní i jiné pojištění. Již více než 200 let se věnuje pomoci lidem zvládat rizika. Díky této bohaté historii, která zahrnuje také různé fúze a akvizice, postupně vznikly rozsáhlé archivy dokumentů.

S takovým množstvím archivů s dokumenty, které je třeba třídit a ukládat, nemá společnost Achmea prostor ani potřebné zdroje zvládnout tento proces vlastními silami. Proto se společnost před třiceti lety rozhodla převést správu historických archivů na společnost Iron Mountain, která již patnáct let spravuje také její dynamické archivy. Je to herkulovský úkol, který vyžaduje přísné dodržování právních předpisů a regulací zejména v oblasti bezpečnosti informací. Likvidace dokumentů přináší další úskalí. Například právní dokumenty musí být uchovávány sedm let po zániku posledního nároku příjemce pojistky

Hladký průběh procesu

Tištěné dokumenty se shromažďují v kancelářích společnosti Achmea, zaregistrují se a opatří čárovými kódy pro možnost sledování, a poté jsou uloženy v zabezpečeném úložišti společnosti Iron Mountain. Zaměstnanci Achmei si pak objednávají vyhledání souborů na portálu Iron Mountain Connect s doručením do následujícího dne. Po jejich obdržení naskenuje a zpřístupní interní tým pojišťovny tyto digitální soubory žadateli. Oddělení penzijního pojištění využívá spíše službu Image on Demand, kdy naskenuje a zpřístupní požadované dokumenty ke stažení přímo společnost Iron Mountain.

V současnosti se interakce se zákazníky mění. Mobilní aplikace, sociální média a webové stránky pomalu nahrazují tištěné dokumenty a telefonickou komunikaci. Vznikají tak různá data od obrázků až po nahrané zprávy, které je také třeba archivovat.