Opbevaring af regnskabsmateriale

Opbevaring og arkivering af regnskabsmateriale

Uanset hvilken slags virksomhed du har, så er det vigtigt, at du opbevarer dine regnskaber på en forsvarlig og praktisk måde. Samtidig skal din arkivering leve op til de pågældende regler og love.

Du skal have plads til fysisk opbevaring af alle papirerne, men du skal også opbevare dem på en systematisk måde, så du hurtigt og nemt kan tilgå lige de dokumenter, du har brug for.

Der er forskellige love og regler for de forskellige slags regnskabsbilag. Nogle skal arkiveres fysisk på papir, mens andre gerne må være i digitalt format. Samtidig er der også forskellige regler for, hvor længe forskellige typer af bilag skal gemmes.

Iron Mountain er eksperter i opbevaring og arkivering

Med Iron Mountains løsninger til sikker opbevaring og arkivering af bilag frigøres der ressourcer i virksomheden, så du og dine kolleger kan fokusere på kerneforretningen.

Vi tilbyder arkiveringstjenester til både fysiske og digitale bilag. På begge områder holder vi os altid opdateret på de pågældende love og regler. Derfor kan du føle dig sikker på, at dine bilag altid bliver opbevaret korrekt. Bliv inspireret til sikker arkivering for din virksomhed og kontakt os her.

Med vores service til digital opbevaring er alle dine forskellige regnskabsbilag samlet på et enkelt sted, hvor du altid hurtigt og nemt kan tilgå dem, uanset hvor du befinder dig.

Vores fysiske arkiv opbevares i sikre rum i Iron Mountains faciliteter. Her har vi indrettet os med de nyeste sikkerhedsløsninger, så dit arkiverede materiale altid er i sikkerhed, uanset hvad der sker.

Det siger bogføringsloven

Bogføringsloven opbevaring af regnskabsmateriale indeholder en række forskellige krav om opbevaring af regnskabsmateriale. Det er vigtigt at have styr på og følge disse regler, da man ellers, selv ved en fejltagelse, kan komme til at overtræde loven. Disse regler drejer sig blandt andet om, hvor længe du skal gemme din bogføring samt i hvilket format.

Hvad skal arkiveres?

Som virksomhedsejer har du pligt til at arkivere alle bilag som er en del af din regnskabsinformation. Det kan være kvitteringer, leverandørfakturaer, kundefakturaer og årsregnskabet. Kort sagt alle de bilag og oplysninger, som anses for at have en særlig betydning for firmaet og dets omsætning.

Hvor mange år skal man opbvevare sine regnskaber?

Som hovedregel skal du arkivere din bogføring i fem år efter det kalenderår, hvor regnskabet er afsluttet. Det vil altså sige, at en virksomhed, som har regnskabsår fra 1. januar 2021 til 31. december 2021 skal arkivere bogføringsmaterialet til den 31. december 2026.

Som kunde hos Iron Mountain får du automatisk besked, når dine arkiverede bilag ikke længere skal gemmes ifølge loven. Og så kan vi også hjælpe dig med hurtig og sikker destruktion af bilagene.

Digital eller fysisk arkivering?

Om arkiveringen af dine bilag skal være digitale eller fysiske dokumenter kommer an på, om det er bilag, du selv har oprettet eller modtaget fra anden part.

Eksempelvis skal en kvittering, som du har modtaget, gemmes i det format, som du har modtaget den i. Det samme gælder for fakturaer.

Hvis du derimod har scannet en fysisk kvittering eller faktura, så kan det fysiske bilag destrueres efter tre år og derefter gemmes den digitale version, indtil der er gået de lovpligtige fem år.

Når det drejer sig om den regnskabsinformation, som virksomheden selv har oprettet, skal den arkiveres i det format, som det er oprettet i. Det kan fx være opbevaring af årsregnskaber. Her kan du altså selv vælge, om virksomheden skal anvende sig af fysisk eller digital dokumentation og arkivering.

Der er altså en del forskellige forhold, der er vigtige at have styr på og tage stilling til. Hos Iron Mountain har vi helt styr på de gældende love og regler. Samtidig har vi med vores mange år i branchen stor erfaring i at vejlede alle typer af virksomheder til den mest sikre og effektive løsning.

Digital arkivering med Iron Mountain

Når du vælger at arkivere digitalt, slipper du for at holde styr på mapper og papirer og kan nemt tilgå alle dine dokumenter og bilag på et og samme sted.

Iron Mountains digitale arkiveringstjeneste overfører virksomhedens arkiverede papirer til et digitalt format. Disse bliver arkiveret sammen med virksomhedens øvrige, digitale dokumenter og bilag. Al informationen er dermed tilgængelig for jer, lige når I skal bruge den. I kan tilgå den via jeres eget system eller benytte vores. I får både et nemt og overskueligt arkiv, samtidig med at I minimerer risikoen for at miste vigtige dokumenter.

Fordele ved digital opbevaring af bogføring og bilag:

• En miljøvenlig løsning som samtidig sørger for enklere og mere effektive arbejdsprocesser.
• Reducering af unødvendigt papirarbejde. Når Iron Mountain sørger for jeres digitale arkivering og har indscannet jeres regnskabsinformation, får I alting samlet på et sted og slipper for at bruge dyrebar tid på papirarbejde.
• Find hurtigt de rigtige dokumenter. Når al jeres regnskabsinformation ligger digitalt på det samme sted, kan I hurtigt og effektiv finde præcis, hvad I har brug for.
• Formindsket risiko for, at dokumenter forsvinder eller bliver beskadiget. Når alle jeres regnskaber og bilag opbevares digitalt, er risikoen for at den forsvinder eller bliver ødelagt af f.eks. vandskader minimeret.

Fysisk arkivering med Iron Mountain

Fysisk arkivering optager både dyrebar tid og plads for jeres virksomhed. Hos Iron Mountain tilbyder vi opbevaring af regnskabspapirer i vores arkivrum, som er placeret i sikre faciliteter, der er udstyret med de nyeste sikkerhedsforanstaltninger:

• Døre og porte med alarmer og kameraovervågning døgnet rundt.
• Indbruds- og brandalarmer direkte koblet til alarmcentralen.
• Moderne brandbeskyttelse- og forebyggelse og pålidelig vandtilførsel.
• Omhyggelig kontrol af indeklimaet, så jeres dokumenter er beskyttet mod ydre påvirkninger.
• Fuld sporbarhed af jeres arkivmateriale.
• Fuldt testede og certificerede arbejdsgange og sikkerhedsuddannet personale.

Selv når jeres dokumenter er opbevaret i fysisk format, har I selvfølgelig altid adgang til dem. I kan når som helst bede om at få tilsendt de dokumenter, I skulle have brug for, gennem vores brugervenlige kundeportal.

Iron Mountain tilbyder sikre og fleksible løsninger

Vi skræddersyr altid vores løsninger efter dine behov. Vi tilbyder arkiveringsløsninger til kommuner, virksomheder og foreninger. Sammen med dig som kunde finder vi frem til den optimale løsning til netop dine behov.

Ud over digital og fysisk arkivering tilbyder Iron Mountain også en række services inden for bl.a. sikkerhedsmakulering, sikker bortskaffelse af brugt IT-udstyr, sikkerhedskopiering, datamigrering og rådgivning. Du kan orientere dig om de mange løsninger på vores hjemmeside.

Du er altid velkommen til at kontakte os for at få mere information eller et uforpligtende tilbud.