Arkivanalyse – første skridt mod effektiv arkivhåndtering

Få overblik over jeres fysiske og digitale arkiver med en arkivanalyse. Vore eksperter kortlægger jeres arkiver og identificerer muligheder for forbedringer.

Kontakt os

Bedre informationshåndtering begynder med en analyse af jeres information

Dagens informationsstrømme bliver mere komplekse, og mange organisationer kæmper med effektiv arkivhåndtering. For dem, der ønsker bedre kontrol over arkiverne, kan en arkivanalyse være afgørende. Ved at analysere både de fysiske og digitale information kan I afklare, hvad der er vigtigt at bevare, slette overflødige dokumenter og data samt skabe en struktur, der fremmer effektivitet og letter overholdelsen af regler. En arkivanalyse er ofte det første skridt mod bedre informationshåndtering og digitalisering, og den hjælper også organisationen med at opfylde krav fra for eksempel regler som GDPR, arkivloven og NIS2.

Udfordringer med ustrukturerede arkiver

Ustrukturerede arkiver, både fysiske og digitale, gør det svært at finde og bruge de filer, man leder efter. Information opbevares ofte uden en klar plan, hvilket resulterer i duplikerede dokumenter, forældede filer og høje omkostninger til unødvendig opbevaring. Ud over ineffektiviteten medfører manglende kontrol over arkiverne også betydelige risici. Overtrædelser kan føre til store bøder, skade i forhold til omdømme samt utilstrækkelig informationssikkerhed. Desuden er overgangen til digitalisering umulig uden et klart overblik over arkivernes indhold og struktur.

Hvad er en arkivanalyse?

En arkivanalyse er en systematisk gennemgang af organisationens arkiver og information til brug for at identificere indhold, struktur og eventuelle mangler i håndteringen. Målet er at skabe orden og overblik, hvilket ikke kun sparer tid og ressourcer, men også sikrer, at organisationen overholder alle gældende lovkrav og standarder. En arkivanalyse giver et klart billede af, hvilke dokumenter der er vigtige at beholde, hvilke der kan kasseres, og hvordan arkivet kan struktureres til fremtidige behov. Iron Mountain tilbyder erfarne arkivkonsulenter, der kan hjælpe med at gennemføre en systematisk og grundig arkivanalyse fysisk hos jer.

Hvad indgår i en arkivanalyse med Iron Mountain?

Kortlægning

Vi skaber et overblik over hele arkivet, herunder både fysiske dokumenter og digitale filer. Her identificeres, hvad der findes, hvor det er lagret, og hvordan det bruges

Analyse

Vores eksperter identificerer dupletter, forældede dokumenter og mangler i arkivstrukturen. Vi gennemgår også de gældende regler for eksisterende dokumenttyper, herunder procesbeskrivelser, mærkning og opbevaringstid. Analysen vurderer også, hvor godt arkivet overholder lovgivning som GDPR og arkivloven

Anbefalinger

Vi præsenterer en skræddersyet plan for forbedring af arkivet med forslag til foranstaltninger som digitalisering, strukturering og udvikling af retningslinjer for håndtering og kassation

Gennemførsel (valgfrit)

Hvis organisationen ønsker det, kan vi tillige støtte gennemførelsen af de foreslåede tiltag, såsom hjælp til digitalisering og implementering af nye rutiner.

Hvorfor skal man lave en arkivanalyse?

Der er mange fordele ved at gennemføre en arkivanalyse. Ved at skabe en klar struktur og kassere unødvendige dokumenter frigøres både ressourcer og lagerplads, hvilket sænker omkostningerne. Det bliver lettere og hurtigere at finde og bruge relevant information, hvilket øger effektiviteten og forenkler beslutningstagning. Samtidig sikrer analysen, at organisationen overholder gældende lovkrav, hvilket minimerer risikoen for sanktioner og andre juridiske problemer. Endelig giver en arkivanalyse et solidt fundament for at begynde digitalisering og automatisering af hele jeres informationshåndtering.

Tag kontrol over jeres arkiv i dag med Iron Mountain

Vi tilbyder en omfattende arkivanalyse, skræddersyet til jeres behov. Med os får I:

En fuldstændig kortlægning af jeres arkiver, både fysiske og digitale
En detaljeret rapport, der beskriver arkivets nuværende tilstand og identificerer muligheder for forbedringer
Anbefalinger til optimering af håndtering og sikring af compliance
Support til implementering af nye rutiner og digitalisering af arkivet.

En arkivanalyse er det første skridt mod en mere struktureret og effektiv arkivhåndtering. Kontakt os for en gratis konsultation og tag første skridt mod en mere effektiv håndtering af jeres arkiver!

Vi gør det nemt at komme i gang.

Jeg accepterer at ved afsendelse af denne formular giver jeg Iron Mountain tilladelse til at behandle mine data efter forskrift beskrevet i Iron Mountains "Privacy Notice". Hvis du tidligere har tilmeldt dig modtagelse af marketing emails, men ændrer mening, kan du afmelde dig ved klikke her.