Almindelige begreber inden for arkivering – en ordliste

Arkivering er processen med at opbevare og bevare dokumenter og information på en struktureret måde, så man sikrer fremtidig adgang. Det kan omfatte både fysiske og digitale dokumenter og udarbejdes for at opfylde juridiske krav, lette virksomhedens processer og bevare historisk værdifuld information. For at opnå effektiv arkivering kræves klare procedurer og de rette værktøjer for at sikre, at informationen er sikker, tilgængelig og korrekt organiseret.

Ekstern arkivering betyder, at en organisation overlader opbevaringen og håndteringen af dokumenter til en ekstern partner. Det er en praktisk måde at spare plads, reducere medarbejdernes arbejdsbyrde og samtidig sikre, at arkiveringen overholder alle gældende love og regler.

En stor fordel ved ekstern arkivering er, at tjenesterne kan tilpasses virksomhedens behov. Det kan omfatte opbevaring af dokumenter fysisk, digitalt eller en kombination af begge dele. Ekstern arkivering giver derudover øget sikkerhed i forhold til følsomme oplysninger, da professionelle aktører ofte tilbyder tjenester som sikrede transporter, overvågede faciliteter og avancerede digitale systemer.

Der findes ingen faste regler for, hvor længe private virksomheder skal arkivere e-mails. I stedet afhænger det af virksomhedens informationshåndtering plan, som definerer, hvilke typer e-mails der skal bevares, og i hvor lang tid. Samtidig er det vigtigt at være opmærksom på, at visse e-mails kan være underlagt andre lovkrav. For eksempel bør meddelelser, der vedrører bogføring eller ansættelser, gemmes for at overholde bogføringsloven og arbejdsretlige regler.

I den offentlige sektor gælder særlige regler i henhold til offentlighedsprincippet, som fastslår, at offentlige dokumenter skal være tilgængelige for borgerne, medmindre de er underlagt tavshedspligt. E-mails kan betragtes som offentlige dokumenter, hvis de er modtaget af eller oprettet af en myndighed og anvendes i sagsbehandlingen. Arkivloven stiller desuden krav til, at myndigheder vedligeholder og bevarer deres arkiver, hvilket også omfatter digital kommunikation såsom e-mails.

Arkivering af websites indebærer at bevare indholdet på en hjemmeside til fremtidig reference. Det kan være vigtigt inden for forskning eller juridiske sammenhænge for at dokumentere en hjemmeside på et givent tidspunkt. For den offentlige sektor betragtes websites som offentlige dokumenter, hvilket betyder, at de skal bevares i deres oprindelige form og forblive tilgængelige, selv efter ændringer eller opdateringer.

En e-faktura, som er en faktura udstedt, sendt og modtaget i et struktureret elektronisk format, skal altid arkiveres digitalt. For papirfakturaer gælder der fra den 1. juli 2024 nye og forenklede regler. Virksomheder behøver ikke længere at opbevare papirfakturaer i deres originale form, efter at de er blevet scannet og digitaliseret, forudsat at overførslen sker på sikker vis uden risiko for, at informationen ændres eller går tabt. Det gør det lettere for virksomheder at overgå til en fuldt ud digital fakturahåndtering og reducerer samtidig behovet for fysisk opbevaringsplads.

Destruktion af arkiver er det sidste trin i deres livscyklus og indebærer sikker fjernelse af materialet. Det må ikke forveksles med kassation, som handler om at beslutte, hvilke dokumenter der skal bevares, og hvilke der kan fjernes. Kassation er en forberedende proces, mens destruktion er den endelige handling, hvor materialet permanent ødelægges.

Destruktion kan udføres på forskellige sikkerhedsniveauer. For materiale uden følsomme oplysninger kan dokumenter makuleres og sendes til genanvendelse. Ved sikkerhedsdestruktion anvendes særlige aflåste transporter til at fragte materialet til overvågede destruktionsanlæg. Her makuleres dokumenterne i meget små stykker, før de sendes videre til genanvendelse, hvilket sikrer, at ingen information kan genskabes.

Kassation af arkiver indebærer at fjerne dokumenter og materiale, der ikke længere skal opbevares. Hvor længe forskellige typer materiale skal arkiveres, afhænger både af lovgivningen og den enkelte organisations behov.

For offentlige arkiver i Danmark er dette reguleret i arkivloven og offentlighedsloven, som fastsætter regler for bevaring og kassation af dokumenter. Kommuner og statslige myndigheder skal desuden følge retningslinjer fra Rigsarkivet, der bestemmer, hvilke dokumenter der skal bevares, og hvilke der kan kasseres.

Private virksomheder skal overholde bogføringsloven, hvor bogføringsmateriale som udgangspunkt skal opbevares i mindst fem år, samt forældelsesloven, der kan kræve længere arkiveringsperioder for visse dokumenter, eksempelvis kontrakter og retslige aftaler.

Kassation er en vigtig del af arkivhåndteringen og hjælper organisationer med at holde deres arkiver opdaterede og overskuelige. I forbindelse med kassation bør man også planlægge en sikker destruktion af materialet, især hvis det indeholder personfølsomme eller fortrolige oplysninger.

En klar og veldefineret kassationspolitik bidrager til en mere effektiv informationshåndtering og sikrer, at gældende lovgivning overholdes.

Arkivloven regulerer, hvordan offentlige myndigheder skal håndtere og bevare deres arkiver. Formålet med loven er at sikre borgernes adgang til vigtig information, bevare kulturarven og understøtte forskning. Loven gælder både fysiske og digitale dokumenter og omfatter alt fra regnskaber til e-mails og websites.

Arkivloven foreskriver, at myndigheder skal opbevare og vedligeholde deres arkiver, så dokumenter og sagsakter forbliver tilgængelige og i god stand i hele den periode, der er behov for at opbevare dem. For offentlige dokumenter betyder det også, at information af historisk værdi skal arkiveres permanent. Loven kræver desuden, at arkiver organiseres, så de er let tilgængelige for offentligheden.

Arkivloven fastsætter også regler for kassation og destruktion af dokumenter for at sikre, at vigtig information ikke går tabt. I praksis skal hver myndighed have en klar arkivpolitik samt dokumenterede procedurer for vedligeholdelse, kassation og bevaring af arkiver. Myndigheder skal desuden følge retningslinjer fra Rigsarkivet, som fastlægger, hvilke dokumenter der skal bevares permanent, og hvilke der kan kasseres.

Arkivering i henhold til lovkrav handler om at bevare dokumenter og information på en måde, der opfylder de regler og retningslinjer, der gælder for virksomheden eller myndigheden. Kravene afhænger af både branche og dokumenttype.

For private virksomheder gælder eksempelvis bogføringsloven, som kræver, at regnskabsmateriale opbevares i mindst fem år, samt databeskyttelsesforordningen (GDPR), der regulerer, hvordan personoplysninger må håndteres og opbevares for at beskytte individers privatliv.

For offentlige myndigheder er arkivloven og offentlighedsloven afgørende for at sikre korrekt bevaring af dokumenter med historisk og juridisk værdi. I den offentlige sektor skal offentlighedsprincippet desuden overholdes, hvilket betyder, at visse dokumenter skal være tilgængelige for borgerne, medmindre de er underlagt tavshedspligt. Myndigheder skal desuden følge retningslinjer fra Rigsarkivet, som fastlægger, hvilke dokumenter der skal bevares permanent, og hvilke der kan kasseres.

Ifølge bogføringsloven skal virksomheder opbevare deres regnskabsmateriale i mindst fem år efter udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Regnskabsmateriale omfatter fakturaer, kvitteringer, bogføringsbøger og andre bilag, der dokumenterer virksomhedens økonomiske transaktioner. Formålet er at sikre, at informationen er tilgængelig ved eksempelvis revision eller juridiske tvister.

Virksomheder kan arkivere regnskabsmateriale fysisk eller digitalt, så længe det digitale materiale opbevares sikkert og forbliver autentisk og tilgængeligt i hele opbevaringsperioden. Med moderne teknologi og klare procedurer kan virksomheder effektivisere håndteringen af deres regnskabsdata og samtidig sikre overholdelse af gældende lovgivning.

Regnskabsmateriale som fakturaer, kvitteringer og bogføringsbilag udgør grundlaget for en virksomheds økonomiske dokumentation. Korrekt arkivering af regnskabsmateriale sikrer gennemsigtighed og sporbarhed i virksomhedens økonomi, både til interne formål og for at opfylde krav fra eksempelvis Skattestyrelsen.

Ud over at overholde lovens opbevaringskrav bør regnskabsmaterialet være let tilgængeligt og velorganiseret.Uanset om dokumenterne opbevares fysisk eller digitalt, bør virksomheden have klare procedurer for sikker opbevaring samt beskyttelse mod tab eller utilsigtede ændringer. En god arkiveringspraksis minimerer fejl og gør revisioner og myndighedskontroller lettere.

GDPR (databeskyttelsesforordningen) stiller krav til, hvordan personoplysninger håndteres, lagres og arkiveres for at beskytte individers privatliv. Når virksomheder arkiverer information, der indeholder personoplysninger, skal de sikre, at kun relevante oplysninger bevares, og at de håndteres i overensstemmelse med GDPR’s grundlæggende principper, såsom formålsbegrænsning, dataminimering og opbevaring begrænsning.

For at overholde GDPR skal virksomheder have klare procedurer for, hvornår og hvordan personoplysninger skal slettes eller anonymiseres. Personoplysninger i arkiver skal beskyttes med tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at forhindre uautoriseret adgang.

En arkivanalyse er en proces hvor man gennemgår og kortlægger et arkiv for at forstå dets indhold, struktur og værdi. Formålet med analysen er at identificere, hvilke dokumenter der skal bevares, hvilke der kan kasseres, og hvordan informationen bedst organiseres for at sikre tilgængelighed og anvendelighed. En grundig arkivanalyse er særligt vigtig for organisationer med store datamængder, da den kan skabe besparelser og øge effektiviteten.

En arkivanalyse tager hensyn til både juridiske krav og virksomhedens behov. Resultatet af analysen kan bruges til at udvikle en tydeligere arkiveringsstrategi, implementere digitale løsninger eller optimere eksisterende rutiner.

Digital arkivering indebærer opbevaring og håndtering af elektroniske dokumenter og filer på en struktureret og sikker måde. Digital arkivering kræver specifikke tekniske løsninger, der sikrer, at information forbliver tilgængelig og uændret over tid – i modsætning til traditionel arkivering. Disse løsninger kan spænde fra cloudbaserede lagringssystemer til dedikerede e-arkiver, der overholder gældende lovgivning og standarder.

Der er mange fordele ved digital arkivering. Den digitale arkivering gør det nemmere at søge i og organisere data, reducerer behovet for fysisk opbevaring og hjælper virksomheder med at overholde love som GDPR og bogføringsloven. Der er mange fordele ved digital arkivering. Digital arkivering stiller høje krav til sikkerhed, herunder kryptering, adgangskontrol og backup, for at beskytte følsomme oplysninger mod uautoriseret adgang eller tab af data.

Et e-arkiv er en digital løsning til sikker og struktureret opbevaring af elektroniske dokumenter. Det fungerer som et traditionelt arkiv, men med den fordel, at dokumenterne bliver nemmere at søge frem, sortere og dele. E-arkiver bruges både til digital opbevaring og tilgængeliggørelse af fysiske dokumenter gennem scanning og digitalisering.

I et e-arkiv er dokumenterne låste, hvilket betyder, at de ikke kan ændres. Hvis der foretages en ændring, gemmes den som en ny version med et unikt ID, hvilket giver bedre sporbarhed og kontrol over alle opdateringer.

E-arkiver forbedrer informationsadgangen i organisationer. Når dokumenter scannes og digitaliseres, kan medarbejdere hurtigt få adgang til vigtig information, uanset hvor de befinder sig. Med den rette e-arkivløsning kan virksomheder og organisationer håndtere både digitale og fysiske arkiver på en effektiv og sikker måde.

En arkivar eller arkivkonsulent er ekspert i at håndtere og organisere arkiver, både fysiske og digitale. De sikrer overholdelse af lovkrav og udvikler strategier for effektiv informationshåndtering. En arkivar arbejder ofte i offentlige myndigheder, hvor de har ansvar for at følge arkivloven og offentlighedsprincippet, mens en arkivkonsulent typisk bistår virksomheder og organisationer med at strukturere, kassere og digitalisere arkiver.

Med lovændringen den 1. juli 2024 er reglerne for arkivering af kvitteringer blevet forenklet. Virksomheder, der scanner og gemmer kvitteringer digitalt, kan nu kassere de fysiske originaler umiddelbart efter digitaliseringen, så længe overførslen sker på en måde, der sikrer, at informationen forbliver uændret og ikke går tabt. Dette gør det nemmere for virksomheder at digitalisere regnskabsmateriale, reducere fysisk opbevaring samt effektivisere arbejdsgange.

Digitale kvitteringer skal stadig opfylde bogføringslovens krav om sporbarhed og tilgængelighed i den lovpligtige opbevaringsperiode på mindst fem år i Danmark. Virksomheder bør også sikre, at deres digitale løsninger har tilstrækkelig sikkerhed til at beskytte informationen mod uautoriseret adgang, datatab og tekniske fejl.

Rigsarkivet har i Danmark ansvar for at bevare og tilgængeliggøre offentlige arkiver. Arkivets opgave er at sikre, at væsentlig information fra staten, regioner og kommuner bevares for eftertiden – både som en del af landets kulturarv, men også for at understøtte forskning og sikre åbenhed i den offentlige forvaltning. Rigsarkivet opbevarer i dag millioner af dokumenter, både i fysisk og digital form.

En vigtig del af Rigsarkivets arbejde er at vejlede myndigheder i håndtering af dokumenter og arkiver. De fastsætter retningslinjer for opbevaring og digitalisering af arkivalier.