Digitale Personalakte bei Henkel
Kundenprojekte
Wie Henkel Mitarbeiterdaten in über 60 Ländern effizient und sicher organisiert.
Hybride Arbeitsmodelle, verteilte Teams und internationale Zusammenarbeit machen neue Strategien in der Personalverwaltung notwendig.
Die digitale Personalakte ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zu einer zukunftsfähigen und agilen HR-Abteilung, wie das Beispiel von Henkel zeigt.
Die vollständige Digitalisierung der HR Service-Landschaft war eines der zentralen Ziele, als Henkel 2019 seine HR IT-Strategie neu definierte. Der Bereich der Personalakten gehörte dabei für Henkel zu einer der Prioritäten, um die End-2-End-Digitalisierung möglich zu machen.
„Wir hatten das Projekt bereits in unserer digitalen Strategie“, erinnert sich Carlos E. Alvarez, HR Global Process Owner Personnel Administration bei Henkel.
Durch die Corona-Pandemie und die dadurch ausgelöste Homeoffice-Welle wurde die Notwendigkeit einer globalen Einführung der digitalen Personalakte, die in Deutschland bereits 15 Jahre genutzt wird, weiter beschleunigt.
In der Corona-Pandemie erhielt das Thema mehr Aufmerksamkeit, da nun vermehrt Anfragen aus den Ländern zu einem digitalen Zugang der Akten kamen.
Eine einheitliche Struktur
Ziel war es ausserdem, eine einheitliche Struktur der Personalakten zu schaffen, um diese bei den mehr als 60 Ländergesellschaften zu nutzen. „Wir haben festgestellt, dass der Aufbau der Papierakten in den verschiedenen Ländern sehr unterschiedlich war“, erklärt Carlos E. Alvarez.
Die digitalen Personaldokumente sollten zudem mit den bereits vorhandenen automatisierten Dokumenten-Workflows in SAP und der elektronischen Unterschrift mit Adobe Sign verknüpft werden. „Die so generierten und unterzeichneten Dokumente lassen sich automatisch der Personalakte des Mitarbeitenden zuordnen.“
Die Definition der Prozesse, Dateitypen und der Ordnerstruktur erfolgt global aus der Henkel-Zentrale, wobei länderspezifische Anforderungen berücksichtigt werden. Die globale Personalabteilung koordiniert ausserdem zusammen mit der zentralen IT die technische Implementierung sowie die Scan- und eFile-Dienstleister und bietet den lokal verantwortlichen Support.
Die Definition der rechtlichen Anforderungen, die Vorbereitung und Digitalisierung der Dokumente sowie die Qualitätssicherung liegen in der Zuständigkeit der Ländergesellschaften.
Iron Mountain InSight
Projekt-Architektur
Die cloudbasierte Informationsmanagement und Content Services-Plattform Iron Mountain InSight ist Dreh- und Angelpunkt des Digitalisierungsprozesses.
Die Papierdokumente werden in den lokalen Scanning-Zentren in grösseren Tranchen, sogenannten Batches, gescannt und in die InSight-Plattform importiert. „Autorisierte Mitarbeiter:innen der jeweiligen Ländergesellschaft können auf die Dokumente zugreifen und stichprobenartig die Qualität der Scans und deren korrekte Kategorisierung überprüfen“, sagt Wichert.
Fallen Probleme auf, werden diese an das Scanning Center zurückgemeldet und die Scans einzelner Dokumente oder gesamter Batches wiederholt. Ist alles in Ordnung, verpackt Iron Mountain die gescannten Dokumente in einer Zip-Datei und sendet sie per SFTP an das SAP-Sys-tem von Henkel.
In einer Pilotphase testete Henkel das Konzept zunächst in Brasilien, Kanada und den USA. Danach sollen pro Jahr die Personalakten von 15 bis 20 Ländergesellschaften digitalisiert werden – ein Gesamtvolumen von 50.000 Akten mit mehr als fünf Millionen Seiten. „Wir wollen das Projekt in vier Jahren abschliessen“, ergänzt Alvarez.
Vom Papierdokument zur digitalen Akte
Für die Realisierung suchte Henkel einen Scan-Dienstleister, der global agiert und in der Lage ist, die notwendige Scan-Infrastruktur in den Ländern zur Verfügung zu stellen. Die Wahl fiel auf Iron Mountain, da das Unternehmen über ein Netzwerk von mehr als 1.400 Einrichtungen in über 60 Ländern verfügt. „Es ist eine unserer Stärken, dass wir global vertreten sind“, sagt Jens Wichert, Solution Architect bei Iron Mountain.
Henkel und Iron Mountain entwickelten gemeinsam einen Workflow zur Überprüfung der Scan-Qualität auf Basis von Iron Mountain InSight.
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