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Digitalisierung im öffentlichen Sektor
Starten Sie jetzt Ihre digitale Transformation - mit massgeschneiderten Dokumenten- und Datenverwaltungslösungen.
Kostenloses Angebot anfordernEin neues, Zeitalter im öffentlichen Sektor: die digitale Verwaltung
Mehr Kosteneffektivität, mehr Umweltschutz: Im öffentlichen Sektor ist der Druck gross, tiefgreifende Veränderungen umzusetzen. –Dabei geht es darum, digitales Arbeiten zu ermöglichen und Büros zu verkleinern, den Zugang für Bürger:innen zu erleichtern, die Compliance zu verbessern und Automatisierung und KI sinnvoll einzusetzen.
Iron Mountain stellt bereits mehreren Organisationen aus dem öffentlichen Sektor massgeschneiderte Dokumenten- und Datenverwaltungslösungen bereit. Damit können sie auch bei begrenztem Budget ihre Digitalisierung souverän angehen, sicheren Zugriff auf Daten ermöglichen und dabei alle EU-weiten und lokalen Richtlinien einhalten.
Im Rahmen des Global Privacy Program behalten wir den Überblick über gesetzgeberische und regulatorische Entwicklungen, beraten entsprechend und stellen sicher, dass der Datenschutz in der ganzen Organisation umgesetzt wird.
Wir arbeiten mit Sektoren, die für ihre Digitalisierungsprojekte Mittel aus dem ARF-Fonds abrufen können.
Digitalisierung von Kommunen
Die Digitalisierung in Kommunen ist von grosser Bedeutung, da sie die Effizienz der Verwaltungsprozesse erheblich steigern kann. Durch den Einsatz digitaler Technologien können Anliegen von Bürger:innen schneller bearbeitet und Informationen leichter zugänglich gemacht werden. Dies führt im Idealfall zu einer verbesserten Bürger:innenbeteiligung und einem transparenteren Verwaltungshandeln. Die Herausforderungen für die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung liegen meist in der technischen Infrastruktur und der Notwendigkeit, Datenschutzvorgaben einzuhalten. Als Vorteile ergeben sich bei einer professionellen Umsetzung dafür eine höhere Servicequalität, Zeitersparnis für Bürger:innen und Mitarbeitende sowie eine bessere Ressourcennutzung.
Digitalisierung der Städte
Städte profitieren von der Digitalisierung durch die Optimierung urbaner Prozesse und Dienstleistungen. Smart-City-Technologien ermöglichen eine effiziente Verkehrssteuerung, eine durchdachte Energieversorgung und ein effektives Abfallmanagement. Die Digitalisierung hilft, den steigenden Herausforderungen durch Urbanisierung und Klimawandel zu begegnen. Zudem fördern digitale Plattformen die Vernetzung und den Austausch zwischen Stadtverwaltung, Unternehmen und Bürger:innen. Hierbei spielen Datenschutz und Cybersicherheit eine zentrale Rolle. Langfristig können Städte durch die Digitalisierung nachhaltiger und lebenswerter gestaltet werden, indem die Ressourcennutzung optimiert und dadurch zugleich die Kosteneffektivität erhöht wird.
Digitalisierung in Behörden
Die Digitalisierung von Behörden revolutioniert die öffentliche Verwaltung, indem sie Prozesse automatisiert und Dienste für die Bürger:innen online verfügbar macht. Dies erleichtert den Zugang zu Informationen und Dienstleistungen, was insbesondere für Menschen in ländlichen Gebieten von Vorteil ist. Ein grosses Anliegen ist dabei die Gewährleistung der Datensicherheit und der Schutz personenbezogener Daten. Durch digitale Lösungen können Arbeitsabläufe optimiert, Kosten gesenkt und die Servicequalität verbessert werden. Die Digitalisierung in Behörden trägt somit massgeblich zu einer modernen, verständlichen Verwaltung bei und kann das zeitgemässe Informationsmanagement landes- und bundesweit voranbringen.
Ihre Starthilfe für die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung
Aller Anfang ist schwer – das gilt auch für die digitale Transformation im öffentlichen Sektor. Doch mit über 70 Jahren Erfahrung und Kundinnen auf der ganzen Welt steht Iron Mountain Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.
Mit unseren umfassenden Lösungen kümmern wir uns um alle Aspekte des Informationsmanagements. Dazu gehören die Einlagerung von Papierunterlagen, das Sortieren und Digitalisieren von Informationen sowie automatisierte Prozesse unter Einhaltung der Information Governance und Aufbewahrungsrichtlinien. Zudem übernehmen wir das Lifecycle Management, Recycling und Remarketing Ihrer IT-Assets.
Uns ist wichtig, mit unseren Dienstleistungen auch die Umwelt zu schützen und unserer sozialen Verantwortung gerecht zu werden. Das wiederum führt dazu, dass auch unsere Kundinnen ihre ESG-Ziele (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) schneller erreichen. Hier erfahren Sie mehr über unsere ESG-Initiativen.
Informationen anfordern
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Digitale Lösungen für die öffentlich Verwaltung
Von der Dokumentenannahme bis hin zur Digitalisierung, Klassifizierung und sicheren Vernichtung deckt unsere Lösung für die digitale Poststelle die komplette Bearbeitung von Arbeitslosengeldanträgen für die Benutzer:innen ab. Wir digitalisieren Anträge und extrahieren Daten aus den Formularen, um einen schnellen Kundendienst zu ermöglichen.
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Unsere Lösung ist ein SaaS-Angebot (Software-as-a-Service) für die Extrahierung strukturierter und unstrukturierter Patientendaten unter Anwendung Ihrer eigenen Geschäftsregeln. Mit künstlicher Intelligenz (KI) und relevanten NLP-APIs (Anwendungsprogrammierschnittstellen für natürliche Sprachverarbeitung) trägt unsere Information Management and Content Services Platform dazu bei, die Komplexität Ihrer Daten zu reduzieren. Sie beschleunigt die Entscheidungsfindung und verbessert viele Prozesse, sodass Ärzt:innen und das Pflegepersonal mehr Zeit für die Patientenversorgung haben.
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Mit unserem skalierbaren Angebot können Sie Ihren gesamten Informationslebenszyklus verwalten. Dank umfassender Transparenz sehen Sie jederzeit, wo sich Ihre physischen und digitalen Assets befinden. Das Ergebnis: zufriedenere Bürger:innen.
Zudem können Sie zum Einhalten der geltenden Datenschutzrichtlinien automatisch entsprechende Aufbewahrungsregeln für Ihre Dokumente anwenden lassen, und mit automatischen Systemprozessen verkürzen sich die Bearbeitungszeiten noch weiter.
Die extrahierten Metadaten können in ein digitales Content-Repository-System eingespeist werden, auf das Ihre Mitarbeitenden zugreifen können, aber auch Ihre Kund:innen.
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Die Lösung Paperless University von Iron Mountain ist ein umfassendes Servicepaket, das die Abläufe auf dem Campus optimiert, die Erfahrungen von Studierenden und Mitarbeitenden verbessert und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet.
Ohne einen einheitlichen, digitalen Zugang auf Informationen verbringen Universitätsmitarbeiter:innen wertvolle Zeit mit der ständigen Suche nach wichtigen Daten.
Mit unseren Lösungen können Sie alle Studenten- und Mitarbeiterinformationen, einschliesslich der Dokumente aus dem Backoffice, in einer konsolidierten digitalen Plattform erfassen.
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Das Scannen historischer Dokumente in Bibliotheken und Museen ist ein entscheidender Prozess, um das kulturelle und historische Erbe zu bewahren. Bei unserer Digitalisierung von Kulturgut werden Ihre wertvollen Unterlagen anhand Ihrer Vorgaben digitalisiert. Der sorgsame und verantwortungsvolle Umgang sowie die Einhaltung konservatorischer Grundregeln ist dabei eine verpflichtende Voraussetzung.
Die Digitalisierung von Bauakten und Ausländerakten stellt Kommunen und Städte vor erhebliche Herausforderungen, insbesondere aufgrund der schieren Menge an Dokumenten, die digitalisiert werden müssen. Diese Aufgabe erfordert nicht nur technologische Lösungen, sondern auch eine effektive Verwaltung und sichere Speicherung der Daten. Iron Mountain bietet hierfür massgeschneiderte Lösungen, die den gesamten Digitalisierungsprozess effizient gestalten und dabei die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.
Mehr erfahrenDigitale Transformation im Konsulat
Iron Mountain hat bereits mit Konsulaten mehrerer grosser EU-Länder zusammengearbeitet und deren Akten und Datenmanagement erfolgreich digitalisiert.
Post digitalisieren mit Digital Mailroom
Setzen Sie mit Iron Mountain Ihre digitale Poststelle um.
Digitale Kreditorenbuchhaltung
SaaS-Lösung für automatisierte Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung und einen reibungsloseren, schnelleren Monatsabschluss.
Papierlos und zukunftssicher – unsere Lösung für Ihre HR
Personaldatenverwaltung optimieren
FAQ
Warum ist Digitalisierung im öffentlichen Dienst wichtig?
Die Digitalisierung im öffentlichen Dienst ermöglicht eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Anfragen, reduziert Bürokratie und Verwaltungskosten, verbessert den Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen und erhöht die Transparenz und Bürger:innenbeteiligung.
Welche Ziele hat die Digitalisierung im öffentlichen Sektor?
Die Hauptziele sind die Modernisierung und Effizienzsteigerung der Verwaltung, die Verbesserung des Bürger:innenservices, die Reduzierung von Kosten und Ressourcenverbrauch sowie die Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsentscheidungen.
Was bedeutet digitale Verwaltung?
Digitale Verwaltung bezeichnet die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse in der öffentlichen Verwaltung. Sie umfasst die Nutzung von Informationstechnologie zur Erbringung von Dienstleistungen, zur internen Prozessoptimierung und zur Erhöhung der Effizienz und Bürger:innenfreundlichkeit.
Welche Maßnahmen gehören zur Digitalisierung der Verwaltung?
Die Maßnahmen umfassen die Einführung elektronischer Akten, den Ausbau von Online-Dienstleistungen, die Implementierung sicherer digitaler Kommunikationswege, die Automatisierung interner Prozesse und die Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Technologien.
Wie profitieren Städte und Kommunen von der Digitalisierung?
Städte und Kommunen profitieren durch effizientere Verwaltungsprozesse, eine verbesserte Servicequalität, niedrigere Betriebskosten und eine erhöhte Zufriedenheit der Bürger:innen. Zudem wird die Attraktivität als Wirtschaftsstandort gesteigert, was zu einem positiven Image und potenziell zu höheren Steuereinnahmen führt.
Was ist ersetzendes Scannen?
Ersetzendes Scannen ist der Prozess, bei dem physische Dokumente digitalisiert und die Originale anschließend vernichtet werden. Dies spart Lagerraum und erleichtert den Zugriff auf Informationen, da die digitalen Kopien leichter zu verwalten und zu durchsuchen sind.
Was ist die TR-RESISCAN-Zertifizierung?
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung stellt sicher, dass digitale Archivierungsprozesse bestimmten Standards entsprechen, die die Rechtssicherheit, Integrität und Langzeitverfügbarkeit der digitalisierten Dokumente gewährleisten. Sie ist besonders wichtig für die rechtskonforme Digitalisierung von Dokumenten in der Verwaltung.
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