Stadtverwaltung stellt auf E-Akte um

Ausländeramt stellt auf E-Akte um

„Die Iron Mountain Lösung war kostengünstiger als die Beschaffung neuer Aktenumlaufregale und die Einrichtung zusätzlicher Arbeitsplätze. Ausserdem profitieren wir jetzt von der höheren Produktivität digitaler Prozesse und der einfacheren Zusammenarbeit.”

Christian Dolle, Projektleiter, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Herausforderung:

Mit über 11.000 Aktenmappen in altersschwachen Aktenumlaufregalen stiess das Ausländeramt – Amt für Zuwanderung der Stadt Schwäbisch Gmünd bei wachsendem Arbeitsaufkommen nicht nur an seine räumlichen Grenzen, auch die Fallbearbeitung kostete unnötig viel Zeit und Aufwand.

Lösung:

Mit den Iron Mountain^® Scanservices wurden die Papierakten und handschriftlichen Anmerkungen schnell, effizient und DSGVO konform digitalisiert und per SFTP bereitgestellt, um dann in das städtische Dokumentenmanagement- System hochgeladen zu werden.

Ergebnisse:

Die Mitarbeiter des Amts arbeiten mit den E-Akten effizienter und können schneller auf Aktenanfragen von Gerichten oder anderen Ämtern reagieren. Zugleich können Dokumente nicht mehr verlegt werden. Weitere Vorteile sind Raumgewinn, geringere Lagerkosten und kompletter Aktenzugriff auch aus dem Home Office.

Vereinfachung von Arbeitsprozessen

„Die Anschaffung von drei neuen Umlaufregalen hätte etwa 120.000 Euro gekostet, ohne unsere Verwaltungs- und Raumprobleme zu lösen.”

Christian Dolle, Projektleiter, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Ausufernder Aktenbestand

Veraltete papierbasierte Arbeitsweise

Eingebettet in die malerischen Ausläufer der Schwäbischen Alb und der Dreikaiserberge ist die Stadt Schwäbisch Gmünd die Heimat von rund 62.000 Menschen. Wie viele andere auch, hatte sich die Stadtverwaltung auf den Weg zu digitalen öffentlichen Dienstleistungen und E-Government-Prozessen begeben. Durch den Zustrom von Flüchtlingen war das Ausländeramt – Amt für Zuwanderung besonders unter Druck geraten und rückte damit in den Fokus.

„Das Aktenmanagement in der Ausländerbehörde wurde immer schwieriger”, sagt Projektleiter Christian Dolle. „Es gab über 11.000 Akten, die in Umlaufregalen aufbewahrt wurden, welche langsam altersschwach wurden und nicht mehr zu reparieren waren. Da uns der Platz ausging, mussten wir provisorische Regale aufstellen, die immer mehr Bürofläche beanspruchten.”

Finanziell sinnvoll

Nachdem die Stadtverwaltung vor kurzem ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt und mit LaDiVA, einem Programm, das auch von anderen deutschen Ausländerbehörden genutzt wird, vernetzt hatte, ergriff sie die Gelegenheit, auf digitale Akten umzusteigen. Die Entscheidung war auch aus finanzieller Sicht sinnvoll. „Die Anschaffung von drei neuen Umlaufregalen hätte etwa 120.000 Euro gekostet, ohne unsere Verwaltungs- und Raumprobleme zu lösen”, ergänzt Christian Dolle.

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