Der Weg zum papierlosen Konsulat

Der Weg zum papierlosen Konsulat

Die Lösung „Paperless Consulate“ von Iron Mountain ist ein umfassendes Servicepaket, das dokumentenbasierte Prozesse in Konsulaten optimiert, die Customer Experience verbessert und gleichzeitig die Compliance gewährleistet.

Konsulate erbringen in der Regel eine Reihe von Leistungen im Meldewesen für Bürger:innen, die im Ausland wohnen. Ähnlich wie andere öffentliche Einrichtungen haben auch Botschaften mit älteren Dokumenten zu tun, die in der Regel handschriftlich vorliegen und in Aktenschränken gelagert werden. Im Laufe der Zeit sind diese Aktenarchive exponentiell gewachsen, wodurch es schwierig wird, Informationen zu finden.

Die Covid-19-Pandemie hat öffentliche Einrichtungen, Botschaften und Konsulate enorm unter Druck gesetzt, Bürgerdokumente ohne Präsenztermine auszustellen, zu erneuern und zu überprüfen.

Herausforderungen

Grosse Aktenbestände werfen Bedenken bezüglich Datenschutz und Sicherheit auf, da es nicht möglich ist, Aufbewahrungsrichtlinien in Echtzeit auf grosse Mengen an wichtigen Dokumenten anzuwenden. Dies setzt die Konsulate dem Risiko von Datenschutzverletzungen und Geldstrafen aus. Darüber hinaus kann die hohe Anzahl von Anfragen sowie die Abhängigkeit von manuellen Prozessen zu langen Wartezeiten und sogar zu Serviceunterbrechungen führen.

Lösung

Arbeiten auch Sie papierlos

Die Lösungen von Iron Mountain ermöglichen es Ihnen, die Initiative Aufbau- und Resilienzfazilität (ARF) der EU zu nutzen, um Ihre Strategie zur digitalen Transformation umzusetzen. Wir können die grosse Menge an physischen Unterlagen in Ihren Archiven bedarfsgerecht digitalisieren und sie in Ihrem bevorzugten System speichern.

Immobilien konsolidieren

Aufbewahrungsrichtlinien sind bei physischen Unterlagen schwierig umzusetzen. Wir unterstützen Sie dabei herauszufinden, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen und welche sicher vernichtet werden können. So können Sie die Vorschriften jederzeit einhalten und gleichzeitig wertvollen Platz freimachen.

Dienstleistungen verbessern

Unsere strengen Prozesse für die Handhabung von Dokumenten sorgen dafür, dass Sie wissen, wo sich Ihre physischen und digitalen Aktenbestände befinden, und dass Sie jederzeit und überall auf die Informationen zugreifen können. So können Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter:innen steigern und gleichzeitig die Dienstleistungen für Bürger:innen verbessern.

Vorteile

• Digitale Transformation beschleunigen mit der Initiative Aufbau- und Resilienzfazilität der Europäischen Union (EU)
• EU-Digitalisierungsrichtlinien erfüllen
• Konsolidierung von Immobilien
• Verbesserung der Kundenerfahrung und Zufriedenheit bei den Bürger:innen
• Implementierung einer umfassenden Nachweiskette für den gesamten Informationsmanagementprozess, damit alle Aktivitäten auditierbar und rückverfolgbar sind
• Sichern und Verwalten von Inhalten sowie Fähigkeit zur Anpassung an zukünftige Anforderungen
• Verbesserung der Genauigkeit von Bürgerbescheinigungen, einschliesslich handgeschriebener Dokumente, sowie Beschleunigung von Botschaftsdiensten (z. B. Beantragung von Reisepässen, Einreisedokumente usw.).

End to end services:

Unsere Lösungen sind so individuell wie Sie

Arbeiten auch Sie papierlos - mit Iron Mountain

• End-to-End Service, einschliesslich der Abholung physischer Dokumente, der Digitalisierung und Speicherung von Beständen in einem Cloudspeicher sowie der sicheren Vernichtung.
• 94 Center in 44 Ländern mit Spezialisierung auf Digitalisierung, Indexierung, Qualitätssicherung und Verarbeitung – Abwicklung von über 1,5 Milliarden Dokumenten pro Jahr
• Sicherheit: Seit mehr als 70 Jahren schützen wir sensible Daten in einer Vielzahl von Branchen in über 60 Ländern und haben verschiedene Konsulate bei der Transformation ihrer Betriebsabläufe unterstützt.
• Umfassende Erfahrung aus zahlreichen Kundenprojekten

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Wir beraten Sie gerne, kontaktieren Sie uns.