Kurs nehmen auf eine papierlose Zukunft

Papier macht 50 % der Gewerbeabfälle und 26 % der Deponieabfälle aus. – The World Counts

In unserer sich ständig verändernden Geschäftswelt müssen Unternehmen sich jetzt entscheiden: Sollen Sie sich ganz auf das digitale Zeitalter einlassen und auf papierloses Arbeiten umstellen?

Das ist jedoch einfacher gesagt als getan, denn komplett lässt sich leider nicht auf Papier verzichten. Vielmehr braucht es ein harmonisches Nebeneinander von digitalen und papierbasierten Lösungen.

Warum es so wichtig ist, papierlos zu arbeiten

Mehr Effizienz

Digitale Technologien haben unbestreitbare Vorteile. Das Marktforschungsunternehmen Gartner Inc. schätzt, dass Unternehmen bis zu 3 % ihres Umsatzes für Papier, Drucker, Ordner und all die Kosten aufwenden, die für die Archivierung und Verwaltung von Unterlagen anfallen.

Wenn Unternehmen sich für ein papierloses Umfeld entscheiden, können sie diese Ausgaben deutlich verringern und ihre betrieblichen Prozesse optimieren.

Bessere Zusammenarbeit

Digitale Plattformen ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, ganz gleich, wo auf der Welt sie sich befinden.

Dass sie mit ihren Kommunikationsmöglichkeiten zufrieden sind, ist laut einer Untersuchung von Deloitte in Unternehmen mit guten digitalen Collaboration-Tools um 36 % wahrscheinlicher. Eine bessere Zusammenarbeit führt außerdem zu höherer Produktivität und mehr Innovationen.

Zugänglichkeit und Sicherheit

Einer der großen Vorteile digitaler Dokumente ist die einfache Zugänglichkeit. Digitale Dateien können sofort abgerufen werden, ohne dass die Mitarbeitenden erst lange in Ordnern suchen müssen.

Digitale Sicherheitsmaßnahmen – wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen – schützen sensible Daten und verringern das Risiko von unbefugtem Zugriff und Datenpannen.

Eine harmonische Beziehung

Wichtig zu wissen: Die digitale und die papierbasierte Aktenführung können sich durchaus gut ergänzen.

Mit diesem Nebeneinander werden Unternehmen unterschiedlichsten Anforderungen und Vorlieben gerecht, und je nach Projekt oder Anwendung kann jeweils die beste Lösung gewählt werden.

Compliance und rechtliche Vorgaben

In einigen Branchen ist es rechtlich vorgeschrieben, bestimmte Unterlagen auf Papier aufzubewahren.

Gegen diese Vorgaben darf natürlich auch in einem digitalisierten Unternehmen nicht verstoßen werden. Mit einem ausgewogenen Ansatz ist es möglich, sowohl digitale Effizienz zu erreichen als auch Compliance-Vorgaben einzuhalten.

Papier als Backup

Digitale Daten können durch technische Fehlfunktionen oder Cyberangriffe verloren gehen.

In solchen Fällen können sicher aufbewahrte Papierunterlagen die Rettung sein, sodass kritische Informationen nicht verloren gehen.

Umweltaspekte

Die weitere Nutzung von Papierunterlagen ist in vielen Fällen also unumgänglich. Dennoch sollte auf die Umweltauswirkungen hingewiesen werden.

Jedes Jahr werden mehrere Milliarden Blatt Papier genutzt, was zur Entwaldung beiträgt und den CO2-Ausstoß erhöht.

Wenn Unternehmen ihren Papierverbrauch verringern und digitaler werden, helfen sie, unsere natürlichen Ressourcen zu schonen und den Klimawandel einzudämmen.

Herausforderungen der Digitalisierung

Obwohl die Digitalisierung deutliche Vorteile mit sich bringt, müssen Unternehmen, die papierlos werden möchten, auch einige Herausforderungen bewältigen.

Digitale Sicherheit

Wenn Unternehmen ihre Unterlagen digitalisieren, müssen sie jederzeit auf ausreichende Cybersicherheit achten. Datendiebstahl und Hacker-Angriffe werden immer häufiger.

Starke Sicherheitsmaßnahmen sind ein Muss, um sensible Informationen sicher aufzubewahren.

Informationsflut

Weil es so einfach ist, digitale Unterlagen zu erstellen, können Unternehmen leicht von einer Flut an Informationen überschwemmt werden.

Ohne ein effektives Datenmanagement ist es schwierig, diese großen Mengen sinnvoll auszuwerten.

Mitarbeiterschulungen

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Digitalisierung, darf nicht vergessen werden, dass die Mitarbeitenden sich erst an die neuen Technologien gewöhnen müssen.

Hier sind Schulungen notwendig, um eine reibungslose Umstellung zu ermöglichen und den Widerstand gegen die Veränderungen abzubauen.

Einen Mittelweg finden

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass der Weg in eine papierlose Zukunft nicht bedeutet, von einem Tag auf den anderen jegliches Papier zu verbannen. Stattdessen sollte an einer harmonischen Koexistenz von papierbasierten und digitalen Unterlagen gearbeitet werden.

Dafür müssen Unternehmen ihre individuellen Anforderungen, rechtliche Vorgaben und Umweltaspekte berücksichtigen.

Digitale Technologien führen zu bislang unerreichter Effizienz, Zugänglichkeit und Zusammenarbeit.

Die Papierunterlagen können indes mit zuverlässigen Partnern weiterhin sicher aufbewahrt werden, um Datensicherheit und Compliance sicherzustellen.

Zitierte Werke

„Digital collaboration Delivering innovation, productivity and happiness“, Deloitte. Letzter Zugriff am 20. September 2023.

„Gartner Forecasts Worldwide IT Spending to Grow 3% in 2022“, Gartner, 14. Juli 2022. Letzter Zugriff am 20. September 2023.

„Paper Waste Facts“, The World Counts. Letzter Zugriff am 20. September 2023.