Digitalisierung im öffentlichen Sektor

Ein neues Zeitalter im öffentlichen Sektor: die digitale Verwaltung

Mehr Kosteneffektivität, mehr Umweltschutz: Im öffentlichen Sektor ist der Druck groß, tiefgreifende Veränderungen umzusetzen. Dabei geht es darum, digitales Arbeiten zu ermöglichen und Büros zu verkleinern, den Zugang für Bürger:innen zu erleichtern, die Compliance zu verbessern und Automatisierung und KI sinnvoll einzusetzen.

Iron Mountain stellt bereits mehreren Organisationen aus dem öffentlichen Sektor maßgeschneiderte Dokumenten- und Datenverwaltungslösungen bereit. Damit können sie auch bei begrenztem Budget ihre Digitalisierung souverän angehen, sicheren Zugriff auf Daten ermöglichen und dabei alle EU-weiten und lokalen Richtlinien einhalten.

Im Rahmen des Global Privacy Program behalten wir den Überblick über gesetzgeberische und regulatorische Entwicklungen, beraten entsprechend und stellen sicher, dass der Datenschutz in der ganzen Organisation umgesetzt wird.

Wir arbeiten mit Sektoren, die für ihre Digitalisierungsprojekte Mittel aus dem ARF-Fonds abrufen können.

Digitalisierung von Kommunen

Die Digitalisierung in Kommunen ist von großer Bedeutung, da sie die Effizienz der Verwaltungsprozesse erheblich steigern kann. Durch den Einsatz digitaler Technologien können Anliegen von Bürger:innen schneller bearbeitet und Informationen leichter zugänglich gemacht werden. Dies führt im Idealfall zu einer verbesserten Bürger:innenbeteiligung und einem transparenteren Verwaltungshandeln. Die Herausforderungen für die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung liegen meist in der technischen Infrastruktur und der Notwendigkeit, Datenschutzvorgaben einzuhalten. Als Vorteile ergeben sich bei einer professionellen Umsetzung dafür eine höhere Servicequalität, Zeitersparnis für Bürger:innen und Mitarbeitende sowie eine bessere Ressourcennutzung.

Digitalisierung der Städte

Städte profitieren von der Digitalisierung durch die Optimierung urbaner Prozesse und Dienstleistungen. Smart-City-Technologien ermöglichen eine effiziente Verkehrssteuerung, eine durchdachte Energieversorgung und ein effektives Abfallmanagement. Die Digitalisierung hilft, den steigenden Herausforderungen durch Urbanisierung und Klimawandel zu begegnen. Zudem fördern digitale Plattformen die Vernetzung und den Austausch zwischen Stadtverwaltung, Unternehmen und Bürger:innen. Hierbei spielen Datenschutz und Cybersicherheit eine zentrale Rolle. Langfristig können Städte durch die Digitalisierung nachhaltiger und lebenswerter gestaltet werden, indem die Ressourcennutzung optimiert und dadurch zugleich die Kosteneffektivität erhöht wird.

Digitalisierung in Behörden

Die Digitalisierung von Behörden revolutioniert die öffentliche Verwaltung, indem sie Prozesse automatisiert und Dienste für die Bürger:innen online verfügbar macht. Dies erleichtert den Zugang zu Informationen und Dienstleistungen, was insbesondere für Menschen in ländlichen Gebieten von Vorteil ist. Ein großes Anliegen ist dabei die Gewährleistung der Datensicherheit und der Schutz personenbezogener Daten. Durch digitale Lösungen können Arbeitsabläufe optimiert, Kosten gesenkt und die Servicequalität verbessert werden. Die Digitalisierung in Behörden trägt somit maßgeblich zu einer modernen, verständlichen Verwaltung bei und kann das zeitgemäße Informationsmanagement landes- und bundesweit voranbringen.

Onlinezugangsgesetz (OGZ) – die Grundlage für die Digitalisierung der Verwaltung

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) hat eine zentrale Bedeutung für die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland. Es trat 2017 in Kraft und verpflichtet Bund, Länder und Kommunen dazu, ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Zunächst sollte dies bis 2022 erreicht werden. Aufgrund sehr unterschiedlicher Ausgangspunkte hinsichtlich der Digitalisierung, heterogener IT-Systeme und föderaler Strukturen wird jedoch noch bis heute an der Umsetzung gearbeitet.

Zu den wichtigsten Aspekten des OZG zählen:

1. Förderung der Digitalisierung: Das OZG treibt die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voran, indem es die Bereitstellung digitaler Verwaltungsdienste zwingend vorschreibt. Dies umfasst eine Vielzahl von Leistungen, von der Beantragung von Personalausweisen bis hin zu Baugenehmigungen.
2. Verbesserung der Zugänglichkeit: Durch die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen sollen diese für Bürger:innen und Unternehmen einfacher, schneller und bequemer zugänglich werden. Online-Dienste können rund um die Uhr genutzt werden, was die Nutzung erheblich erleichtert.
3. Effizienzsteigerung: Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen trägt dazu bei, die Effizienz und Transparenz innerhalb der Verwaltung zu erhöhen. Durch automatisierte Abläufe und den Wegfall papierbasierter Prozesse können Zeit und Ressourcen eingespart werden.
4. Sicherstellung der Rechts- und Datensicherheit: Im Rahmen des OZG müssen die angebotenen digitalen Verwaltungsdienste hohe Standards in Bezug auf Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllen. Dies schafft Vertrauen bei den Nutzer:innen und stellt sicher, dass sensible Daten geschützt werden.
5. Förderung der Interoperabilität: Ein weiteres Ziel des OZG ist es, die Interoperabilität zwischen den verschiedenen IT-Systemen der Verwaltungen zu gewährleisten. Dies erleichtert den Datenaustausch und die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Verwaltungsebenen und -bereichen.
6. Innovationsförderung: Das OZG kann als Motor für Innovationen innerhalb der öffentlichen Verwaltung wirken. Durch die Einführung neuer Technologien und digitaler Prozesse werden traditionelle Arbeitsweisen modernisiert und verbessert.

Ihre Starthilfe für die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung

Aller Anfang ist schwer – das gilt auch für die digitale Transformation im öffentlichen Sektor. Doch mit über 70 Jahren Erfahrung und Kund:innen auf der ganzen Welt steht Iron Mountain Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.

Mit unseren umfassenden Lösungen kümmern wir uns um alle Aspekte des Informationsmanagements. Dazu gehören die Einlagerung von Papierunterlagen, das Sortieren und Digitalisieren von Informationen sowie automatisierte Prozesse unter Einhaltung der Information Governance und Aufbewahrungsrichtlinien. Zudem übernehmen wir das Lifecycle Management, Recycling und Remarketing Ihrer IT-Assets.

Uns ist wichtig, mit unseren Dienstleistungen auch die Umwelt zu schützen und unserer sozialen Verantwortung gerecht zu werden. Das wiederum führt dazu, dass auch unsere Kund:innen ihre ESG-Ziele (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) schneller erreichen.

Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert

Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.