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Aufbewahrungsfristen für Unternehmen verwalten

Ihr Weg zu effizienter, kosteneffektiver und konformer Information Governance

Darum sollten Sie Datenschutz und Aufbewahrungsfristen kombiniert betrachten

Die Verwaltung des Informationslebenszyklus ist für die Funktion jeder Organisation von kritischer Bedeutung. Von der Erstellung über die Nutzung bis zur Vernichtung: Jeder Schritt erfordert Planung und Prozesse, um Ordnung zu schaffen und Chaos zu vermeiden.

Das wichtigste Werkzeug im digitalen und physischen Information -Life-Cycle-Management ist ein Zeitplan für die Aufbewahrung von Unterlagen. Auf der fundamentalsten Ebene gibt er vor, wie lange Dokumente den gesetzlichen Vorschriften entsprechend aufbewahrt werden müssen.

Zunehmende Datenschutzbedenken und strenge Gesetze wie die Europäische Datenschutz-Grundverordnung erhöhen die Notwendigkeit einer gemeinsamen Verwaltung von Datenschutz und Aufbewahrungsfristen. Auf diese Weise erhalten Sie einen einheitlichen Überblick über die personenbezogenen Daten Ihres Unternehmens und die damit verbundenen Verpflichtungen, sodass Sie so schnell wie möglich personenbezogene Daten löschen und unnötige Datenverstöße vermeiden können.

Datenschutz und Aufbewahrung verwalten

Das Iron Mountain^® Policy Center ist eine Plattform zur Verwaltung von Aufbewahrungspflichten und Datenschutzrichtlinien, die einen einheitlichen Überblick bietet, um Ihre Aufbewahrungspflichten und Datenschutzrichtlinien aktuell und konform zu halten.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen tragen wesentlich zur Ordnung und Stabilität im Geschäftsleben bei. Zunehmende Datenschutzbedenken und Vorschriften wie die DSGVO machen es wichtig, dass Datenschutz und Aufbewahrung gemeinsam verwaltet werden, damit Sie:

✔ einen einheitlichen Blick auf personenbezogene Daten und die damit verbundenen Verpflichtungen haben,

✔ personenbezogene Daten so schnell wie möglich entsorgen können und

✔ unnötige Gefährdung durch Datenverstöße reduzieren.

So bietet Ihnen Iron Mountain® Policy Center Sicherheit

Iron Mountain® Policy Center ist eine cloudbasierte Lösung, die das Management von Aufbewahrungsfristen für Unternehmen und Datenschutzrichtlinien erleichtert. Diese Plattform bietet eine intuitive Möglichkeit, Ihre gesetzlichen Pflichten zu überblicken und die Einhaltung dieser Vorschriften zu dokumentieren.

Das Policy Center ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu steuern – von der Erstellung bis hin zur endgültigen Löschung der Daten. So sorgen Sie dafür, dass Ihr Aufbewahrungsplan für Dokumente und Daten stets aktuell bleibt.

Wir offerieren zwei Abonnement-Modelle, die auf den Umfang und die Komplexität des Informationsmanagements und des Datenschutzprogramms Ihres Unternehmens abgestimmt sind: die Professional Edition und die Enterprise Edition.

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Ihre Vorteile im Überblick

Indem Sie Iron Mountain® Policy Center nutzen und so die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen beachten,

✔ aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Richtlinien zur Datenspeicherung und zum Datenschutz, um Bußgelder zu vermeiden.

✔ reduzieren Sie die Kosten für die Archivierung, indem Sie nicht mehr benötigte Geschäftsunterlagen und Daten gezielt vernichten.

✔ gewährleisten Sie einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf wichtige Informationen, wenn diese benötigt werden.

Die Rolle der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen sind aus mehreren Gründen von großer Bedeutung. Zunächst einmal gewährleisten sie, dass wichtige Unterlagen wie Rechnungen, Verträge und Geschäftskorrespondenz für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen sicherstellt. Dies ist besonders wichtig für die Finanzberichterstattung und für steuerliche Zwecke, da die Finanzämter im Rahmen von Betriebsprüfungen Einsicht in die Dokumente verlangen können.

Zudem helfen Aufbewahrungsfristen, rechtliche Sicherheit zu schaffen. Sie ermöglichen es Unternehmen, bei rechtlichen Auseinandersetzungen oder Haftungsfragen entsprechende Beweise vorzulegen. Auch im Falle von Garantieansprüchen oder Produkthaftung sind aufbewahrte Dokumente oft entscheidend. Des Weiteren unterstützen diese Fristen die interne Organisation und das Risikomanagement von Unternehmen. Die systematische Archivierung von Dokumenten reduziert das Risiko von Datenverlust und ermöglicht effiziente Zugriffe, wenn Informationen schnell benötigt werden.

FAQ

Wie kann ich die Aufbewahrungsfristen im Unternehmen am besten überblicken?

Um die Aufbewahrungsfristen im Unternehmen effektiv zu überblicken und zu verwalten und dabei den Datenschutz im Auge zu behalten, sollten Sie am besten eine Managementlösung wie Iron Mountain® Policy Center nutzen.

Welche Aufbewahrungsfristen im Unternehmen gibt es für Dokumente?

Unternehmen in Deutschland müssen verschiedene Dokumente wie folgt aufbewahren:

Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre (z. B. Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege)
Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz: 6 Jahre
Personalunterlagen: 10 Jahre (z. B. Lohnkonten)
Vertragsunterlagen: mindestens bis zum Ende der Vertragslaufzeit und der Verjährungsfrist von Ansprüchen (in der Regel 3 Jahre nach Kenntnis)