Bestandsmanagement optimieren und Reporting vereinfachen

Bestandsmanagement optimieren und Reporting vereinfachen

Sparen Sie Zeit und Geld, indem Sie alle Dokumente sicher und einfach digital verwalten und abrufen.

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Bessere Entscheidungen durch gutes Bestandsmanagement

Geschäftliche Entscheidungen lassen sich nicht ohne die relevanten Daten aus Ihrem Unternehmen treffen. Doch all diese Informationen in greifbarer Nähe zu behalten, ist schwierig umzusetzen, nimmt wertvollen Platz weg und bringt Risiken für Ihr Unternehmen mit sich. Die Digitalisierung Ihrer Dokumente hilft Ihnen dabei, Ihr Informationsmanagement modern und effizient zu gestalten. Doch dabei kommt es auch auf ein durchdachtes Bestandsmanagement an, das Ihre Bedürfnisse berücksichtigt.

Für das Abrufen und Nutzen Ihrer Dokumente benötigen Sie eine Strategie, die darauf Rücksicht nimmt, dass unterschiedliche Aktenarten unterschiedlich behandelt werden müssen. Welche Lösung für Sie die passende ist, richtet sich danach, welche Informationen Sie besitzen, wo sie sich befinden und wie Sie sie heute und in Zukunft nutzen möchten. Iron Mountain hilft Ihnen dabei, für Ihre Anforderungen die richtige Bestandsmanagement-Methode und -Software zu finden.

Bestandsmanagement Definition: Was gehört dazu?

Bestandsmanagement bezieht sich auf die systematische Verwaltung, Kontrolle und Organisation von physischen und digitalen Dokumenten und Akten innerhalb eines Unternehmens oder einer Behörde. Das Ziel dahinter ist, den Überblick über vorhandene Informationen zu behalten, den Zugang zu diesen zu steuern und sicherzustellen, dass sie sicher aufbewahrt werden. Dabei geht es um folgende Aspekte:

  • Dokumentenorganisation: Dazu zählen die Strukturierung und Kategorisierung von Dokumenten und Akten, um sie leicht auffindbar und zugänglich zu machen. Dies kann durch Ordnersysteme, Indizierung und Klassifikationssysteme erfolgen.
  • Dokumentationskontrolle: Die Überwachung des Lebenszyklus von Dokumenten, einschließlich der Erstellung, Bearbeitung, Speicherung und externen Archivierung oder Vernichtung, stellt sicher, dass Dokumente aktuell, korrekt und ordnungsgemäß verwaltet werden.
  • Zugriffsmanagement: Bei der Steuerung und Kontrolle des Zugriffs auf Dokumente und Akten muss gewährleistet werden, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen oder vertraulichen Informationen haben.
  • Archivierung: Die langfristige Lagerung von Dokumenten und Akten, die aus rechtlichen oder betrieblichen Gründen aufbewahrt werden müssen, beinhaltet auch die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen und die Entscheidung über die endgültige Vernichtung.
  • Sicherheitsmanagement: Der Schutz von Dokumenten und Akten vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff lässt sich durch physische Sicherheitsmaßnahmen oder digitale Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung umsetzen.
  • Compliance: Zum Bestandsmanagement gehört zudem, dass das Dokumentenmanagement den gesetzlichen, regulatorischen und unternehmensinternen Anforderungen entspricht, beispielsweise in Bezug auf Datenschutz und Aufbewahrungsfristen.

Effektives Bestandsmanagement von Dokumenten und Akten trägt dazu bei, dass Informationen in Ihrem Unternehmen schnell und zuverlässig verfügbar sind. Es kann zudem die Effizienz der Arbeitsabläufe steigern und die Einhaltung rechtlicher sowie organisatorischer Anforderungen erleichtern.

  • 66%

    der Fachkräfte gaben an, mindestens 15 % ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen nach Informationen zu verbringen.

    (Quelle: „The High Cost Of Knowledge“, Delphi Group 2010)

4 Gründe, warum Ihnen das Bestandsmanagement und -reporting mit Iron Mountain hilft

  • Sie gewinnen die Kontrolle über Ihre Informationen, müssen sie aber nicht selbst pflegen.
  • Wir übernehmen das für Sie – und Ihre Mitarbeitenden haben wieder mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit.
  • Bisher für die Lagerung oder Speicherung von Informationen benötigter Platz kann sinnvoller eingesetzt werden. Ihre Unterlagen und Aufzeichnungen sind bei uns sicher untergebracht.
  • Sie können jederzeit – und solange es nötig ist – bequem auf Ihre Informationen zugreifen.

Diese Plattform steht Ihnen zur Verfügung:

Iron Mountain Connect ist ein Online-Kundenportal, über das Sie Ihre physischen Dokumente verwalten.

Iron Mountain Connect

Inventory management and reporting customers  gain secure 24/7 access to their information with Iron Mountain ConnectTM.

Physische Dokumente mit Iron Mountain Connect online verwalten – jederzeit und überall

Sie bewahren Ihre physischen und elektronischen Unterlagen aus einem guten Grund auf: Darin stecken die Antworten, die Sie für die Zukunft Ihres Unternehmens brauchen. In unserer hochkomplexen und vernetzten Welt sammeln sich auch bei Ihnen immer mehr Informationen an. Bei Bedarf müssen Sie immer schnell genug finden können, was Sie brauchen.

Iron Mountain Connect ist unser Online-Portal für das Informations- und Bestandsmanagement, mit dem Sie Ihre Informationen digital verwalten, Dokumente anfordern, Aktivitätsberichte erstellen und Bestandsdaten abrufen – jederzeit und überall.

In diesem innovativen Tool können sich Nutzer:innen Links für den schnellen Zugriff auf die Features anlegen, die sie für die Verwaltung ihrer extern archivierten Dokumente, die Aktenvernichtung und ihre von uns treuhändisch verwalteten Assets benötigen.

Bestandsmanagement-Software: die Funktionen im Überblick

Iron Mountain Connect ist Ihr zentraler Zugang zu den Tools und Technologien, die Sie für Ihr Informationsmanagement brauchen. Je nachdem, für welche Services Sie sich entscheiden, erhalten Sie Zugriff auf spezifische Anwendungen.

Anhand der Funktionslisten können Sie ermitteln, welche Anwendungen Sie für Ihre Geschäftsanforderungen benötigen. Gern beraten Sie unsere Expert:innen und legen gemeinsam mit Ihnen alle Anforderungen fest.

Wir erweitern und ergänzen unsere Angebote immer wieder. Halten Sie also Ausschau nach neuen Features, mit denen Sie Ihr Bestandsmanagement noch weiter optimieren können.

Unterstützte Anwendungen Kernfunktionen Standard-Service*
Iron Mountain Connect
  • Zugriff auf die Tools und Ressourcen, die Sie für Ihr Archivmanagement und die Aktenvernichtung benötigen
  • 24/7-Unterstützung über das Kontaktformular
  • Schulungen, Videos und Tutorials zum Informationsmanagement
  • Neuigkeiten von Iron Mountain, z. B. über neue Features
Iron Mountain Connect User verwalten
  • Zugriffssteuerung für Anwendungen und Dokumente, damit keine Informationen in falsche Hände geraten
  • Anlegen, Bearbeiten und Verwalten von Nutzer:innen und Berechtigungen – übergreifend für alle Bereiche, Abteilungen und Standorte
Archivmanagement
  • Innovative Suchtechnologie für schnelles Finden benötigter Unterlagen; Dokumente anfordern, Abholungen beauftragen und Zubehör bestellen
  • Transparenter Einblick in die Performance Ihres Archivprogramms
  • Einheitliche Anwendung der Aufbewahrungsrichtlinien Ihres Unternehmens für optimale Compliance
Berichtszentrum
  • Reports zum Archivmanagement z. B. über Kontoaktivität, Vernichtungsfristen, Bestände, Aktivitäten in der Archivverwaltung und Programmkosten
  • Shredding-Reports z. B. über geplante Termine, Trends und Programm-Monitoring

* Standard-Services richten sich nach den Branchenlösungen, die Sie im Rahmen Ihres Servicevertrags mit Iron Mountain ausgewählt haben.

 

Jetzt Bestandsmanagement mit Iron Mountain optimieren

Mit unserer Lösung für effektives Bestandsmanagement gewährleisten wir, dass wichtige Informationen aus Ihren Assets immer schnell zur Verfügung stehen, wenn Sie sie benötigen. Nehmen Sie gleich Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich zu Iron Mountain Connect beraten!

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Wenn Sie Iron Mountain Connect bereits nutzen, steht Ihrem Informationsmanagement nichts mehr im Weg.
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