Dokumente revisionssicher archivieren – so geht es richtig

Elektronische Formate lösen immer mehr das Papier ab. Doch damit entstehen auch neue Herausforderungen: Viele Daten müssen so gesichert werden, dass sie nicht ohne Weiteres verändert oder gelöscht werden können, vor allem solche, für die lange gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Die Revisionssicherheit ist neben dem Datenschutz eine wichtige Komponente in der Digitalisierung von Unternehmen.

Auf einen Blick: Was bedeutet es, revisionssicher zu archivieren?

Beim revisionssicheren Archivieren geht es hauptsächlich um Daten im digitalen Format. Die revisionssichere Speicherung soll sie vor Manipulation und Verlust schützen. Hierbei müssen rechtliche Vorgaben eingehalten werden, weshalb die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle spielt.

Revisionssicherheit ist ein tiefgreifender Prozess

Die Revisionssicherheit bezieht sich nicht bloß auf ein Datenformat oder eine Software – vielmehr handelt es sich um ein ganzheitliches Konzept im Rahmen des Informationsmanagements. Das heißt,

• Hardware,
• Software (z. B. ein Dokumenten-Management-System (DMS)),
• Interne Prozesse (Verfahrensdokumentation, Handhabung von Daten, Zugriffsberechtigungen) und
• Zertifizierungen (durch unabhängige Wirtschaftsprüfer)

sorgen in ihrer Gesamtheit dafür, dass Ihre Dokumente revisionssicher archiviert werden.

Sie müssen zu jeder Zeit sicherstellen können, dass Ihre wertvollen Daten nicht verfälscht oder gelöscht werden können und dass genau protokolliert wird, wer wann und wie Zugriff hatte. So verfügen passende Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Content-Service-Plattformen (CSP) etwa über die Möglichkeit, Benutzergruppen mit Zugriffsrechten einzustellen und jede Aktivität zu protokollieren.

Welche Daten gehören in die revisionssichere Ablage?

Hauptsächlich betroffen sind Daten, die nach rechtlichen Vorgaben unverändert bleiben und über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Früher zählten dazu vor allem Finanz- und Steuerunterlagen, heute fallen auch andere Informationen darunter, etwa Akten aus der pharmazeutischen Forschung, medizintechnische Daten und viele weitere. Welche Dokumente genau Sie revisionssicher archivieren müssen, hängt auch von Ihrer Branche ab.

Welche Gesetze bestimmen die revisionssichere Archivierung?

Elektronische Archivierungssysteme (z. B. Software zur digitalen Archivierung) müssen in Deutschland den Anforderungen folgender Vorschriften genügen:

• Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
• Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB)
• Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Es können je nach Branche weitere Gesetze hinzukommen, so zum Beispiel in der Lebensmittelbranche, dem Gesundheitswesen und der Elektronikindustrie.

Kennen Sie alle rechtlichen Bestimmungen? Mit dem richtigen Tool stellen Sie gesetzlich korrekte Aufbewahrungspläne auf und verwalten Ihre Daten einfach und effektiv. So können Sie E-Mails, Rechnungen und weitere Dokumente revisionssicher mit einer Software archivieren.

Die 10 Merkmale für eine revisionssichere elektronische Archivierung

Revisionssicheres Archiv: 4 Vorteile

Auch wenn eine revisionssichere Archivierung Ihrer Daten nach viel Aufwand klingt – Revisionssicherheit auf digitaler Ebene ist enorm wichtig. Denn Sie profitieren dabei von folgenden vier Punkten: