Digitalisierung von Patientenakten mit integrierter End-to-End-Lösung

Ein unternehmensweites EPR-System mit der Möglichkeit für späteren Patientenzugriff

Strategischer Neustart wegen Covid-19

Digitale Services mit den Patient:innen im Mittelpunkt

Auf seinem Krankenhaus-Campus, in mehreren Ambulanzen und mit verschiedenen Sozialdiensten versorgt das NHS-Unternehmen mehr als 250.000 Menschen. Das bedeutet pro Jahr 265.000 Termine und zusätzlich 83.000 Behandlungen in der Notaufnahme. All das muss effizient gehandhabt werden. Im Laufe der letzten fünf Jahre hat das Unternehmen an seinen digitalen Kapazitäten gearbeitet und dabei die Patient:innen in den Mittelpunkt gestellt, damit sie jederzeit die richtige Behandlung erhalten. Das führte zu einer höheren Behandlungsqualität und mehr Sicherheit. Gleichzeitig stabilisierte sich die finanzielle Lage des Unternehmens, und Kostensenkungsziele konnten erreicht werden. Wie auch bei vielen anderen NHS-Organisationen nahm diese Strategie seit Beginn der Pandemie noch einmal Fahrt auf. Priorität hatte nun vor allem, Mitarbeiter:innen und Patient:innen vor Corona zu schützen. Dafür wurde auch die Arbeit im Homeoffice ermöglicht.

Onlinezugriff auf Behandlungspläne und Akten

Bereits vor der Pandemie war es eine große Herausforderung gewesen, in vollgepackten Archiven die richtigen Patientenakten zu finden. Nun wollte das Unternehmen das Thema Scanning endgültig angehen. Als während des ersten britischen Lockdowns die Corona- Zahlen wieder sanken, wurde dies zu einem umfassenderen Transformationsprogramm erweitert, mit dem ein unternehmensweites, integriertes EPR-System (Electronic Patient Record System) geschaffen werden sollte. Die kurzfristige Herausforderung lag darin, 184.000 Papierakten zu digitalisieren und den Zugriff darauf zu ermöglichen. In Zukunft sollten dann auch die Patient:innen sicheren Einblick in ihre eigenen Daten und Behandlungspläne erhalten. Gesucht wurde eine End- to-End-Lösung, über die sich Daten erfassen und indizieren lassen, die Imaging ermöglicht und Akten vernichten kann – in Kombination mit einem intuitiven EDMS (Electronic Document Management System) und einem sicheren Audit-Trail.

Vollständig digitale End- to-End-Lösung

Innovation und Kompetenz

Intuitive Bedienung

Nach einer öffentlichen Ausschreibung entschied sich das Unternehmen für Iron Mountain® – nach einer erfolgreichen Vorführung der Lösung, bei der die intuitive Bedienbarkeit und unsere Kompetenz im Bereich Information Governance überzeugte. Im Rahmen des Services werden Aktenkartons fachkundig vor Ort abgeholt. Jedes Dokument wird sorgfältig indiziert und in einem komplexen Scanning-Prozess eingelesen. Die Akten erhalten individuelle Barcodes für die Nachverfolgung. Nach dem Scannen und entsprechender Autorisierung durch das Unternehmen können die Originalpapiere sicher und mit einem vollständigen Audit-Trail vernichtet werden.

Sofortabruf auf jedem Gerät

Sobald die Akten gescannt und die zugehörigen Metadaten in das EDMS geladen wurden, können sie dem Krankenhauspersonal in einem bekannten Format angezeigt werden. Dank anpassbarer Navigations- und Suchoptionen sind alle Informationen einfach zu finden. Das EDMS wurde von Grund auf in HTML5 entwickelt und funktioniert auf allen Geräten, auch auf Tablets und anderen Mobilgeräten. Die Krankenakten der Patient:innen werden vor deren Terminen sicher in das EDMS übertragen und dort zur Verfügung gestellt. Der Aufruf geschieht kontextbasiert über das Host-EPR- System, sodass schon wenige Klicks zum Ziel führen.

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