Iron Mountain Correspondence Management

Herausforderung für unternehmen

Die manuelle Korrespondenzverwaltung ist ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess, der reif für Veränderungen ist. Sie bremst die digitale Transformation, erschwert die Bereitstellung von Informationen für die Nutzer:innen, wo und wann sie diese benötigen, und zwar mit der Sicherheit, Compliance und Nachhaltigkeit, die das Unternehmen benötigt

Auswirkung

• Korrespondenz in Papierform macht es unmöglich, jederzeit und überall auf Informationen zuzugreifen, was die Produktivität steigern und Remote-Arbeit ermöglichen würde.
• Papierkorrespondenz wirkt sich negativ auf die Nachhaltigkeit aus und erfordert ein Budget für die Beschaffung und Lagerung von Papier.
• Die Verwaltung von Dokumenten in Papier- und elektronischer Form, wie Rechnungen, Verträge und anderen geschäftskritische Informationen, in isolierten Systemen beeinträchtigt die Transparenz und Prüfbarkeit und verkompliziert gleichzeitig die Datensicherheit.

Was wäre, wenn …

Automatisieren Sie die Korrespondenzverwaltung, um folgende Vorteile zu erreichen:

• Steigern Sie die Effizienz und Produktivität, einschließlich der Möglichkeit, Mitarbeiter:innen an entfernten Standorten zu unterstützen.
• Reduzieren Sie den Papierverbrauch, um zu Nachhaltigkeitszielen beizutragen und gleichzeitig die Kosten zu senken.
• Verbessern Sie Ihre Kompetenzen hinsichtlich der Datensicherheit und der Einhaltung von Vorschriften.

Iron Mountain Correspondence Management

Mit Iron Mountain Correspondence Management können unsere Expert:innen Ihnen dabei helfen:

• Physische Post in digitale umzuwandeln: Sie können Ihre eigenen physischen Unterlagen digitalisieren, oder Iron Mountain kann dies für Sie übernehmen. Mit optischer Zeichenerkennung (OCR) werden Inhalte aus der Korrespondenz extrahiert, um sie leicht durchsuchbar zu machen. Iron Mountain Correspondence Management bietet Low-Code/No- Code-Funktionen, so dass Sie automatisierte Workflows noch besser an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können, um schnellere und genauere Ergebnisse zu erzielen.
• Daten plattformübergreifend zu vernetzen: Durch die Integration in vorhandene Geschäftssysteme können Sie Daten plattformübergreifend verbinden und Silos aufbrechen.
• Jederzeit und überall Zugriff zu ermöglichen: Ihre Mitarbeiter können über ein zentrales webbasiertes Portal auf unserer sicheren ECM-Plattform (Enterprise Content Management) nach ihrer Korrespondenz suchen und darauf zugreifen.
• Ihr Unternehmen zu schützen: Unsere Content-Services-Plattform entspricht den Branchenstandards und bietet Prüfungs-, Nachverfolgungs- und Berichterstattungsfunktionen, die Sie bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützen.
• Den gesamten Lebenszyklus zu verwalten: Die physische Post wird im Anschluss an das Scanning durch Iron Mountain sicher aufbewahrt, vernichtet oder an Sie zurückgesendet.

Die Ergebnisse wirken sich auf jeden Bereich Ihres Unternehmens aus und helfen Ihnen dabei:

• Die Produktivität zu steigern: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter:innen Zugriff auf Ihre Post und die darin enthaltenen wichtigen Dokumente – wann und wo sie sie benötigen.
• Kosten zu sparen – und den Planeten zu retten: Reduzieren Sie Ihr Papieraufkommen und nutzen Sie die Kostenvorteile der elektronischen Post für Ihre gesamte Korrespondenz.
• Sicherheit und Compliance zu verbessern: Schützen Sie Post in höherem Maß – durch zuverlässige Zugriffskontrollen und Sicherheitsregeln sowie Funktionen zur Optimierung der Audit-Compliance.