Die Poststelle wird digital

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Die Arbeit mit Papierdokumenten ist oft nicht sehr effizient – und sie ist schwierig im Hinblick auf Sicherheit, Datenschutz und Compliance.

8. Februar 20236 Min.

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Digitalisieren | Speichern | Automatisieren | Erschließen

Herausforderung

Viele Unternehmen versuchen schon länger, sich vollständig von Papier zu lösen oder es zu reduzieren. Solange jedoch weiterhin Papierpost im Briefkasten landet und zentraler Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse ist, lässt sich das nicht erreichen. Da außerdem immer mehr Angestellte mobil arbeiten, wird es schwierig, die physische Post zeitnah und sicher an die richtigen Adressaten zu verteilen.

Traditionelle Poststellen sind auf manuelle Systeme und Prozesse angewiesen, die arbeitsintensiv und fehleranfällig sind. Mit der Digitalisierung Ihrer Post können Sie daher die Produktivität und Sicherheit bedeutend erhöhen. Iron Mountain unterstützt Sie dabei mit der Lösung Digital Mailroom.

Lösung

Digital Mailroom von Iron Mountain® ist eine Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung, mit der Sie die betriebliche Effizienz steigern können, indem Sie die Poststelle digitalisieren. Damit ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden einen sicheren Zugriff, automatisieren dokumentenzentrierte Prozesse und vernetzen Ihre Daten plattformübergreifend. Unsere End-to-End-Lösung bietet eine auditierbare Nachweiskette für physische und digitale Dokumente.

Sobald Ihre Post digitalisiert ist, wird sie über Workflows, die auf Basis von Schlüsseldaten erstellt werden, automatisch an den gewünschten Empfänger weitergeleitet. Sie bestimmen, wer sie in einem sicheren Verzeichnis speichern, durchsuchen und darauf zugreifen kann. Dashboards ermöglichen die Auswertung Ihrer betrieblichen Effizienz. Integrationsoptionen in gängige Business-Systeme ermöglichen es Ihnen, Daten plattformübergreifend zu verknüpfen und in nachgelagerte Prozesse einzuspeisen. Nach erfolgreicher Digitalisierung haben Sie verschiedene Optionen für die weitere Handhabung der Papierpost, z. B. die Rücksendung der Post an Sie, die Lagerung und/oder die sichere Vernichtung.

So funktioniert's

Ihre Vorteile

SICHERER EMPFANG UND ZUGANG zu digitalisierter Post in einem sicheren Archiv - jederzeit und überall
AUTOMATION UND ZUSAMMENARBEIT bei dokumentenzentrierten Prozessen
VOLLSTÄNDIGE RÜCKVERFOLGBARKEIT der Post, von der Abholung bis zum Empfang durch die vorgesehene Person
AUSWERTUNGEN auf visuellen Dashboards erleichtern die Entscheidungsfindung
DATENAUSTAUSCH über verschiedene Plattformen und Geschäftssilos hinweg fördert die Effizienz in Ihrem Unternehmen