Intelligente løsninger til dokumentbehandling og automatisering af arbejdsgange

Få hurtig adgang til de oplysninger, du har brug for.

Papir er stadig en del af mange organisatoriske processer, hvilket gør arbejdet langsommere. Selv når dokumenter digitaliseres, kan dine medarbejdere spilde værdifuld tid på manuelt at søge i dokumenterne efter vigtige data, som de skal bruge for at udføre deres arbejde. Denne udfordring bliver kun værre, når dokumenter bruges af flere interessenter som en del af virksomhedens arbejdsgange.

Iron Mountain kan digitalisere og klassificere dine dokumenter, så du nemt kan søge efter og få adgang til dem på en digital platform. Vores digitale platform portefølje omfatter AI-aktiverede intelligente dokumentbehandlingsfunktioner til automatisk udtrækning af udvalgte data i dokumenter, så du hurtigt kan få adgang til de vigtigste data, du skal bruge for at komme videre. Du kan oprette dine egne automatiserede arbejdsgange ved hjælp af platformens low code-miljø, eller Iron Mountains dygtige Professional Services-team kan opbygge dem, så du kan strømline videresendelsen af dokumenter og identificere procesforsinkelser eller manglende dokumenter.

Få mere at vide om vores SaaS-løsninger (Software as a service), der er udviklet til at øge effektiviteten i din organisations mest almindelige processer og håndtere branchespecifikke udfordringer.

Spar tid og penge med automatiseret dokumenthåndtering

Med de store mængder af data, en virksomhed genererer, er det en fordel at kunne sortere og håndtere disse i automatiske systemer. Fordelen ved dette er, at man kan undgå tidsforbrug på at skulle finde hengemte dokumenter. Det kan tage lang tid at lede efter nødvendige oplysninger, og det er kostbar tid, der i stedet kan bruges på andre kerneopgaver i virksomheden. En løsning med ECM (Enterprise Content Management), kan f.eks. gøre det muligt at indføre automatisk fakturahåndtering - for blot at nævne et eksempel. Tid er penge, og jo mere, der kan foregå automatisk, jo bedre har I mulighed for at fokusere på mange andre ting, der kan få jeres virksomhed til at vokse hurtigere. Automatisering af processer kan desuden være med til at gøre mange af de nuværende opgaver mere overskuelige.

Sådan fungerer det automatiske dokumenthåndteringssystem

Med et document management system, er det muligt at optimere flere processer i virksomheden og øge effektiviteten og produktiviteten. Her kan jeres virksomhed få gavn af et ECM - men hvad er ECM? Det er et dokument- og sagsstyringssystem, der fungerer som en løsning til at automatisere informationsprocesser. Her bliver data, dokumenter og informationer indsamlet, lagret, styret og delt. Det fungerer altså som et enkelt system, der samler alle data, så I bedre kan tilgå dem og finde frem til nødvendige dokumenter, når I har brug for det. Det er også muligt med f.eks. kontraktstyring, hvor alle kontrakter, der løbende er indgået i virksomheden, samles automatisk. Når systemet kører automatisk, er det løbende til virksomhedens fordel, da de store mængder data organiseres helt automatisk, uden at I selv behøver at gøre noget.

Automatisering af kontrakter

• Automatisering af kontrakter
• Online kontrakter
• Effektivt workflow
• Centralisering af styring

Med workflow automation kan I skabe et automatisk workflow i virksomheden. Det er ved hjælp af det smarte system, at mange processer kan automatiseres. I kan nemlig holde styr på alle virksomhedens kontrakter online. Det er ikke længere nødvendigt med underskrifter i hånden. I stedet oprettes de digitalt, ligesom underskriften også gives i form af en digital signatur. I har også mulighed for centralisering af styringen, så I helt selv vælger, hvem der skal kunne tilgå kontrakterne online. En smart funktion med en historik kan fortælle, hvornår der er foretaget ændringer, samt hvem der har foretaget ændringerne. Systemet giver endda mulighed for, at I får påmindelser automatisk, når det er tid til fornyelse af kontrakter, der er ved at udløbe.

Digital automatisering

Grundlæggende har digital automatisering til hensigt at skabe et langt bedre og mere effektivt workflow i jeres virksomhed. Med et ESDH-system er I sikret dette workflow, og med RPA teknologi, er I ligeledes sikret dette workflow. Det er baseret på digital automatisering, og med et sådan system, har I mulighed for at gentænke hele jeres virksomhedsstruktur. Arbejdsgangene kan i langt højere grad blive digitaliseret og automatiseret. Det betyder, at I ikke længere manuelt skal stå for mange af virksomhedens processer. I stedet tager systemet over og sørger for f.eks. automatisk leverandørfakturaer, kontrakthåndtering, håndtering af sager, organisering af data og meget mere. Det bliver meget lettere at finde frem til nødvendige oplysninger, ligesom det hele ligger digitalt, så det altid kan tilgås og aldrig forsvinder.

• Digital automatisering
• Elektronisk sags- og dokumenthåndtering
• RPA-teknologi
• Optimeret virksomhedsstruktur
• Effektivt workflow

Elektronisk sags- og dokumenthåndtering

ESDH er betegnelsen for elektronisk sags- og dokumenthåndtering. Med dette system kan I gentænke- og optimere virksomhedens mange manuelle processer.

Iron Mountains Workflow Automation System gemmer jeres virksomheds mange forskellige informationer. På den måde behøver I ikke længere at være bekymret for, om vigtige papirer eller dokumenter forsvinder eller går tabt. Alt lagres og gemmes sikkert, forsvarligt og privat elektronisk. I bestemmer, hvem der har adgang til dokumenterne. Forskellige medarbejdere kan tilegnes adgang til bestemte oplysninger, hvis ikke det er nødvendigt med adgang til dem alle. Det er desuden muligt at tilgå dokumenterne online, uanset hvor du befinder dig, og på hvilket tidspunkt af døgnet, det er nødvendigt at tilgå dokumenterne. Systemet skaber øget effektivitet, hvor I sparer en masse tid, ved at kunne finde dokumenter på få sekunder.

• Elektronisk sags- og dokumenthåndtering
• Optimering af en virksomhed
• Workflow Automation System
• Sikker, forsvarlig og privat lagring
• Medarbejdere tilegnes adgang

Fordele ved et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem

Med elektronisk sags- og dokumenthåndtering, også kaldet et ECM system, er der en række fordele for jeres virksomhed. I kan tage den daglige arbejdsgang op til et helt nyt niveau. Når du skal betjene og hjælpe dine kunder, har du mulighed for at gøre dette langt hurtigere. Med et digitalt og automatiseret håndteringssystem, kan du give den nødvendige hjælp på et par sekunder. Du kan finde digitale fakturaer, kvitteringer eller andre nødvendige oplysninger ved hjælp af en praktisk søgefunktion. Overordnet er det muligt at få udrettet langt mere på væsentligt kortere tid. Det øger produktiviteten og effektiviteten, når alt kan findes frem digitalt på få sekunder. Desuden er det muligt at arbejde ude af huset, da det er muligt at tilgå alle dokumenterne online.

Den praktiske løsning med digital sagsbehandling

Med et enterprise content management system (ECM) har digital sagsbehandling aldrig været lettere og foregået mere effektivt. Systemet giver et komplet digitalt og overskueligt overblik over virksomhedens data. Det fungerer som samlet informationsstyring, hvor I får komplet kontrol og det fulde overblik over jeres data. Det er et system, der er velegnet til alle typer af virksomheder. Hvis du arbejder med sagsbehandling, kan flere forskellige sager hurtigt samle sig. Det handler om at have overblikket, når der er tilknyttet mange forskellige dokumenter til hver sag. Med det automatiske system, bliver alle dokumenter håndteret- og organiseret automatisk. Så kan du let og meget hurtigt finde de nødvendige papirer og informationer forbundet med de forskellige sager. Du sparer en masse tid, og din arbejdsgang optimeres markant.

Effektiv fakturahåndtering

Med et enterprise content management system har fakturahåndtering aldrig været lettere. Hvis du er i en virksomhed, hvor I på en normal arbejdsdag får utroligt mange ordrer, kan digital og automatiseret fakturahåndtering være en stor hjælp. Her bliver fakturaerne automatisk sorteret og organiseret digital. De kan tilgås af alle medarbejdere, hvis det skulle blive nødvendigt for kundeservice at finde en faktura frem. De ligger online og er tilgængelige døgnet rundt. En konkret faktura kan søges frem på et par sekunder, hvilket er med til at skabe en stor tidsbesparelse.

Hvis du er interesserede i at høre mere, så kontakt Iron Mountain allerede i dag. Vores kundeservice står klar med gode råd til, hvordan det er muligt at effektivisere arbejdsgangen i netop din virksomhed.