Evolucionando digitalmente con la automatización de rrhh

Industria

Retail

Reto

Una empresa retail necesitaba dejar de utilizar un sistema que ya no satisfacía sus necesidades y automatizar los procesos de RRHH para aumentar la eficiencia y agilizar los flujos de trabajo.

Solución

Resultados

• Convirtió los flujos de trabajo manuales obsoletos y dispares en procesos automatizados unificados.
• El procesamiento de documentos se hizo más eficiente, más preciso y más rápido.
• Motivó a la organización a explorar cómo la automatización y la digitalización podrían beneficiar a otras líneas de negocio.
• Les ha permitido modernizar su repositorio de RRHH

Evolucionando hacia la eficiencia

Una organización grande y distribuida tenía grupos dedicados que supervisaban los diferentesaspectos de la administración de RRHH. Esta organización se dio cuenta de que, con el tiempo, estos grupos habían desarrollado sus propios flujos de trabajo. El personal de RRHH tenía una visión clara de lo que quería en una nueva plataforma. Buscaban una solución que:

• aumentara la eficacia
• proporcionara un punto de acceso centralizado para todos los documentos de RRHH
• unificara y automatizara los flujos de trabajo
• ofreciera un alto nivel de apoyo continuo
• permitiera una transición fluida para su personal

Uno de sus principales objetivos era abordar los flujos de trabajo dispares y agilizar los procesos de RRHH. Con los documentos de RRHH divididos entre diferentes grupos y repartidos en varias unidades compartidas,necesitaban una forma de centralizar toda esa información.

Los documentos de RRHH contienen una gran cantidad de información personal identificable (PII). El seguimiento y la protección de los datos confidenciales de sus empleados era difícil porque esa información estaba repartida en múltiples unidades compartidas. La localización de los documentos requería demasiado tiempo. La gestión de la visibilidad y la retención de esos documentos era costosa. Encontrar una solución que creara un repositorio central era crucial porque el proceso manual era engorroso y propenso a errores humanos.

La herramienta adecuada para muchos trabajos

Adaptarse a una forma de trabajo totalmente nueva nunca es fácil y, para que el cambio mereciera la pena, la empresa quería una plataforma que ofreciera un alto nivel de soporte. Su propio personal de TI ya estaba al máximo de su capacidad, dando soporte a una gran variedad de proyectos internos. Además, también querían aprovechar las tecnologías automatizadas disponibles.

Para que la inversión de revisar todo el departamento mereciera la pena, la organización necesitaba estar segura de que podría personalizar la nueva plataforma para adaptarse a las complejidades únicas del funcionamiento de los distintos equipos de RRHH. La plataforma de software como solución (SaaS) que cumplía todos sus requisitos era la solución de RR.HH. de Iron Mountain.

Una nueva forma de trabajar

Elegir una nueva solución es sólo la mitad de la batalla... o quizá sólo una cuarta parte. La implementación de esa solución es la parte difícil. La dificultad de la implementación a menudo se debe a que se dispone de poco tiempo para reestructurar todo un departamento a un sistema totalmente ajeno. Mucho de ese estrés tan común de los nuevos sistemas se evitó gracias a lo personalizable que es esta plataforma para las necesidades específicas de cada organización.

Pero, para beneficiarse de esta adaptabilidad, cada organización debe designar un recurso interno que trabaje con un arquitecto de soluciones de Iron Mountain para crear una solución a medida. Para sacar el máximo partido a la plataforma, el experto interno debe estar íntimamente familiarizado con el antiguo sistema, conocer la base de usuarios, reconocer el potencial del software y comprender cómo debe funcionar el nuevo sistema.

La colaboración entre el experto interno y el equipo de servicios de Iron Mountain condujo a la creación de una plataforma a medida para la organización. El personal de RRHH dispuso de un tiempo considerable para familiarizarse con la nueva plataforma personalizada antes de poner en marcha el cambio en el flujo de trabajo. Las personalizaciones y el largo periodo de formación práctica hicieron que la transición a la solución actualizada se realizara sin problemas.

La transición digital bien hecha

Esta organización dejó atrás unsistema manual obsoleto y seactualizó a una plataforma máseficiente y moderna que les permitiótrabajar de forma más digital.

El panel principal de la solución ha creado un nivel de visibilidad totalmente nuevo en su departamento, lo que permite realizar métricas y análisis de alto nivel. Los procesos se han racionalizado y unificado en todo el departamento. Los documentos de RR.HH. se encuentran centralizados en un repositorio digital, por lo que son más fáciles de localizar y gestionar. El margen de error humano se ha reducido significativamente y, cuando se producen errores, se han establecido salvaguardias para que los problemas se marquen y se corrijan en tiempo real. La nueva plataforma permitió al personal centrarse más en las personas y menos en el papeleo. HH.RR Iron Mountain es una solución capaz de satisfacer necesidades complejas en un mundo digital.