Smart Sort: caso de uso sector salud

Reto

Una gran organización vinculada al sector salud quería reducir los costos y los riesgos destruyendo los registros que cumplían los requisitos de conservación. Sin embargo, no podían identificar fácilmente y de forma justificada qué registros podían ser destruidos, ya que carecían del presupuesto para emprender un proyecto de gestión a largo plazo y que requiriera mucho trabajo. Debido a la limitación de recursos, el impulso de la organización para la destrucción sustentada se encontraba en un punto muerto.

Solución

Siguiendo el proceso de Smart Sort, el equipo de Iron Mountain recuperó 48.000 cajas de registros y revisó el contenido a nivel documento. En tiempo real, y de forma rápida, clasificaron y volvieron a custodiar todos los documentos de acuerdo al calendario de retención y se identificaron aquellos registros que podían ser destruidos.

Resultados

• Se pudo destruir con confianza 123.000 archivos.
• Se redujeron los costos de almacenamiento al mismo tiempo que se cumplieron los requisitos de retención y el riesgo de exposición de información.
• Se estableció un proceso de destrucción continua.

Con Smart Sort, puedes

• Identificar fácilmente la elegibilidad de la destrucción.
• Iron Mountain aprovecha la información de tu base de datos existente y el calendario de retención para evaluar la elegibilidad de la destrucción.
• Habilitar la destrucción en cuanto a caja.
• Los registros se clasifican según la elegibilidad de destrucción para simplificar la gestión de la conservación y la destrucción de documentos.
• Reducir los costos y los riesgos del programa.
• Iniciar la destrucción inmediata de los registros elegibles para reducir los costos de almacenamiento y mitigar los riesgos de auditoría e incumplimiento.
• Mejorar los índices de localización.
• Al finalizar el proyecto Smart Sort, dispondrás de una base de datos actualizada con respecto al archivo que permite una gestión precisa y eficiente de los expedientes.

Retener los registros más tiempo del necesario solo aumentará los costos y el riesgo con el tiempo. Deja de malgastar presupuesto y recursos valiosos simplemente para retrasar lo inevitable. Convierte el caos en cumplimiento con esta solución rentable que te permite gestionar eficientemente, destruir de forma inmediata la información elegible y, en última instancia, eliminar el costo y el riesgo innecesario del programa de gestión documental.

Para obtener más información, ponte en contacto directamente con tu gestor de cuentas de Iron Mountain, o completa este formulario para solicitar más datos. Incluye las palabras “Smart Sort” en la sección de comentarios.