Agencias bancarias: 7 inconvenientes con el uso del papel

A pesar de la proliferación de dispositivos móviles y computadoras personales, el papel aún está muy arraigado en las operaciones de las agencias bancarias. Esto hace que los directivos pierdan de vista la posibilidad de reducir su uso.

Sin embargo, por lo general, los contratos, balances, formularios e informes pueden digitalizarse fácilmente, siendo necesarios sencillamente algunos casos específicos de uso del papel por cuestiones conformidad regulatoria.

Transforma tu agencia bancaria en una máquina de productividad. Descubre el poder de la digitalización y dile «adiós» al papel. Imagina todos aquellos documentos, amontonados en tus mesas, siendo digitalizados y reconocidos con una precisión casi perfecta.

De acuerdo a la reconocida Deloitte, un gran banco minorista puede ahorrarse hasta en un 25 % en gastos operativos y reducir hasta en 70 % los costos de gestión de archivos, simplemente al eliminar el papel de sus procesos.

No dejes que el papel continúe atrasando tu progreso. Descubre ahora cómo librarte de esta barrera y hacer que tu agencia bancaria sea más productiva y ágil.

7 formas en las que el papel está perjudicando a tus agencias bancarias 

1. El papel se daña o se pierde con facilidad

Los documentos en papel son frágiles. Se rasgan, se manchan, se caen, se queman y se estropean fácilmente en las fotocopiadoras. Un documento impreso mal archivado puede ser casi imposible de encontrar, lo que hace que se pierda a simple vista.

2. El papel es de difícil ubicación 

Una encuesta del Chief Marketing Officer (CMO) Council mostró que la rapidez de una respuesta es el principal factor que influye en la satisfacción del cliente. Sin embargo, un cliente que llama a un banco para pedir copias de cheques emitidos durante un periodo de cinco años probablemente se encuentre con plazos de respuesta de varios días y tasas debido a los costos de mano de obra por rebuscar en archivos y cajas para encontrarlos.

Una encuesta reveló que el 36 % de los trabajadores de la información afirmó que es difícil encontrar la versión más reciente de un documento impreso la mayoría de las veces o siempre.

3. El papel sólo puede procesarse en serie 

El papel es el gran obstáculo para la mejora de los procesos. El flujo de trabajo más racionalizado se ve fácilmente perjudicado por una persona que se retrasa, se toma un día de descanso o deja caer por error un documento detrás de un archivador. Hacer copias crea problemas de versiones y riesgos de seguridad.

Una de las grandes innovaciones de los flujos de trabajo digitales es que permiten que varias personas accedan a la misma información y la actualicen simultáneamente con control de versiones, protección de información y responsabilidad. No se necesitan copias porque todo el mundo tiene acceso a una única versión actualizada.

La conversión de procesos lineales en procesos paralelos supone una aumento de órdenes de magnitud en velocidad y productividad. El trabajo en equipo también mejora porque las personas pueden compartir y comentar documentos en tiempo real.

4. El papel ocupa mucho espacio 

¿Sabías que un archivador de cuatro gavetas puede almacenar un promedio de 10.000 a 12.000 documentos? Y eso no es todo. Mantener este archivador puede llagar a costar unos 1.500 dólares al año. Además de eso, ocupa un espacio de hasta 17 pies cuadrados (aproximadamente 5,18 m²) si se cuenta con el espacio necesario para acceder a él. Es una cantidad significativa de documentos y gastos, ¿verdad?

El precio promedio del espacio de oficina en Estados Unidos era de algo más de 35 dólares por pie cuadrado en 2020. En Nueva York, era de 81 dólares. Esos 12.000 documentos pueden escanearse y almacenarse en una plataforma segura por menos de 100 dólares. ¿Qué podría hacer tu agencia con ese espacio extra?

5. El papel hace perder tiempo

McKinsey calcula que las empresas estadounidenses gastan más de 5.000 millones de dólares al año en la introducción manual de datos y que las tasas de error de la información ingresada a mano alcanzan el 4 %.
En cambio, los actuales sistemas inteligentes de reconocimiento óptico de caracteres alcanzan índices de precisión superiores al 99 %, lo que los hace más baratos y precisos que el ingreso manual de datos. Digitalizar la información desde el principio elimina por completo los errores de conversión.

6. El papel es malo para el medio ambiente 

Todos debemos tener más en cuenta el impacto medioambiental y social de nuestras decisiones empresariales. Por ejemplo, el uso del papel de fuentes desconocidas puede contribuir inadvertidamente a problemas medioambientales como la deforestación, la pérdida de hábitats esenciales y el despilfarro de recursos.

Tomar decisiones informadas sobre el diseño de procesos y sistemas (es decir, centros de datos y dispositivos corporativos de usuario final) — apoyadas por una cadena de suministro meditada y elecciones de proveedores capaces de evaluar completamente el impacto del ciclo de vida — es un paso crítico para operar de forma más sostenible.

Al final del ciclo de vida de la información, incluso el papel procedente de fuentes responsables debería triturarse para garantizar que no se pierda privacidad de la información y, luego, reciclarse para permitir que se convierta en reserva de papel nuevo.

7. El papel es un dolor de cabeza para la conformidad regulatoria 

Los calendarios de retención exigen que los bancos eliminen continuamente los archivos que pasaron la fecha de caducidad designada. Las solicitudes regulatorias pueden especificar plazos de tan sólo 48 horas.

Mantener la conformidad regulatoria de estas normas puede requerir el análisis de miles de documentos en papel, una tarea monótona y que lleva mucho tiempo. Los archivos digitales pueden agilizar este proceso y ayudar a mitigar la vulnerabilidad innecesaria ante la conformidad regulatoria.

La transición para una realidad sin papel no tiene por qué ser algo complicado y difícil de lograr. Las agencias bancarias pueden hacer tal transición, sin ningún problema, a su propio ritmo, adoptando aplicaciones en línea de forma gradual.

Los algoritmos de machine learning les permiten a los expertos «enseñar» a las computadoras a reconocer elementos en los documentos y mejorar continuamente la calidad de su reconocimiento. El escaneado puede incluso trasladarse fuera de las instalaciones para minimizar las interrupciones operativas. De este modo, las agencias bancarias pueden digitalizarse sin interrumpir las operaciones del día a día..

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