Insight Content Manager de Iron Mountain para la gestión de correspondencia

Desafío comercial

La gestión manual de la correspondencia crea un obstáculo para la transformación digital, lo que dificulta el suministro de información a los usuarios dónde y cuándo la necesitan, con la seguridad, el cumplimiento y la sostenibilidad que exige la empresa.

Impacto

• La correspondencia en papel imposibilita el acceso a la información en cualquier momento y lugar, lo que aumenta la productividad y permite el trabajo remoto. 
• La correspondencia en papel afecta negativamente a la sostenibilidad y requiere un presupuesto para papel y su almacenamiento.
• La gestión de documentos electrónicos y en papel, como facturas, contratos y otra información fundamental para la empresa en sistemas aislados, impide la transparencia y la auditabilidad, al tiempo que complica la seguridad de los datos.

Qué pasaría si pudiera…

Automatizar la gestión de correspondencia para realizar lo siguiente:

• Aumentar la eficiencia y la productividad, incluida la capacidad de brindar asistencia a los trabajadores remotos. 
• Dejar de utilizar papel o utilizar menos papel para contribuir a los objetivos de sostenibilidad y reducir costos.
• Mejorar la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo.
  
  

Insight Content Manager para la gestión de la correspondencia

Con Insight Content Manager para la gestión de la correspondencia, nuestros expertos pueden ayudarlo a realizar lo siguiente:

• Convertir el correo físico en digital: puedes digitalizar tus propios registros físicos o Iron Mountain puede hacerlo por ti. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR, del inglés Optical Character Recognition) extrae el contenido de la correspondencia para facilitar su búsqueda. Insight Content Manager ofrece funciones de bajo código/sin código para que pueda adaptar aún más los flujos de trabajo automatizados a Tus necesidades específicas y obtener resultados más rápidos y precisos.
• Conectar los datos entre plataformas: La integración en los sistemas empresariales existentes permite conectar datos entre plataformas y romper silos.
• Habilitar el acceso en cualquier momento y lugar. Tu personal puede buscar y acceder a tu correspondencia en nuestra plataforma segura de servicios de gestión de contenidos empresariales (ECM, del inglés Enterprise Content Management) a través de un portal web único.
• Proteger tu empresa: Nuestra plataforma de contenidos cumple los estándares de la industria y ofrece funciones de auditoría, seguimiento y generación de informes para ayudarlo a mantener el cumplimiento.
• Gestionar todo el ciclo de vida: Iron Mountain puede deshacerse de tu correo físico almacenándolo, destruyéndolo de forma segura o devolviéndoselo.

Los resultados repercutirán en todas las áreas de Tu negocio, lo que lo ayudará en lo siguiente:

• Aumentar la productividad: Proporciona a los empleados acceso a su correo cuándo y dónde lo necesiten desde un único portal web.
• Ahorrar costos y proteger el planeta: Reduce tu carga de papel y aprovecha las ventajas económicas del correo electrónico para toda tu correspondencia.
• Mejorar la seguridad y el cumplimiento: Protege mejor el correo mediante sólidos controles de acceso y reglas de seguridad, además de funciones que agilizan el cumplimiento de las auditorías.