Commencer votre voyage de transformation numérique de la bonne façon

À conserver ou à éliminer ? Faites le tri dans vos documents

Adeptes de la culture du « tout garder », de nombreuses entreprises conservent leurs documents. Mais cette pratique n’est ni rentable, ni conforme, ni commode. Avant de vous engager dans la voie de la dématérialisation, vous devez maîtriser parfaitement votre patrimoine documentaire.

Posez-vous les questions suivantes qui vous permettront de statuer sur la valeur de vos documents avant de les dématérialiser:

• Quel est le format du contenu ? Chaque type de contenu est unique (documents papier, bandes magnétiques, microfiches ou fichiers électroniques) et s'utilise de manière différente. Intégrer ces contenus à une plateforme unifiée de gestion de l’information est le seul moyen efficace d’en obtenir des renseignements utiles.
• Comment classer votre contenu ? Qu’il s’agisse d’informations personnellement identifiables (IPI) ou de données métiers sensibles, classer votre contenu en respectant les normes et les politiques de votre secteur d’activité en facilitera l’accès par l’entreprise.
• Que faites-vous de votre contenu ? Définissez le mode d’utilisation des documents de votre entreprise, que ce soit pour l’exercice quotidien de l’activité ou pour atteindre des objectifs à long terme. Pour éviter toute défaillance opérationnelle, investissez dans des processus de travail plus simples et plus efficaces en convertissant les documents papier en documents numériques.
• Comment hiérarchisez-vous votre contenu ? Votre activité devra supporter des coûts supplémentaires si vous ne pouvez pas accéder à des informations spécifiques au moment où vous en avez besoin. Cette situation aura des conséquences sur les accords de niveau de service (SLA), sur les personnes, sur les processus, sur les clients, sur la marque et, au final, sur la réputation de votre entreprise.
• Où se trouve le contenu ? La gestion documentaire est souvent difficile et coûteuse en raison de l’éparpillement des documents sur différents systèmes, applications, types de format, services et sites.

En faisant le point sur ce dont vous disposez, vous pouvez éviter les écueils les plus courants:

• Le manque de visibilité et d’accès aux dossiers
• Des dates de destruction confuses
• Différents types de documents mélangés
• De multiples référentiels de contenu
• Des doublons et des versions non validées

Ainsi, vous éviterez de garder trop longtemps des documents et de vous exposer au risque lié à une conservation inutile des données, mais aussi à des frais de stockage non indispensables.

Définir un programme de conservation des documents

Élaborer le programme de conservation de votre entreprise en respectant les normes et les politiques de votre secteur d’activité est une étape importante mais souvent négligée du processus de transformation numérique. Conserver les informations et détruire systématiquement les documents et les archives sont les deux faces d’une même pièce. Une conservation réfléchie informe sur la manière dont votre entreprise gère sa propriété intellectuelle et soutient ses processus métier.

D’après notre expérience, le plus gros défi à relever lors de la migration des archives physiques vers un environnement numérique est le suivi des dates des événements. En effet, lorsque vous disposez de dizaines de milliers de cartons d’archives, il peut s'avérer difficile de prévoir la conservation des documents selon les dates d’événement et de les tenir à jour si les cartons sont stockés hors site, sans parler de leur indexation coûteuse.

Avec un programme fiable de conservation des documents, vous pourrez:

• Avoir une vue unifiée de vos données personnelles et des obligations associées
• Respecter les exigences réglementaires et de conformité
• Réduire l'exposition inutile aux violations de données

Si tout cela vous paraît insurmontable, ne vous inquiétez pas. Nous sommes là pour vous aider.

Avancer dans la dématérialisation

Bonne nouvelle ! Maintenant que vous avez identifié le contenu de votre inventaire documentaire et que votre programme de conservation est prêt, vous pouvez commencer à dématérialiser les dossiers que vous avez décidé de garder. Dès lors que vous savez ce que vous conservez et où ces documents sont stockés, votre projet de dématérialisation à tous pour être efficace et performant.

Il peut être difficile de maîtriser pleinement les processus et les procédures de Records Management, surtout lorsque les documents ne sont pas au format numérique. Le succès de votre entreprise dépend pourtant du partage des documents et de la collaboration, ce que la dématérialisation de vos documents rend possibles.

Les fondements du succès

Après avoir établi une base solide pour réussir votre transformation numérique (étapes 1 et 2), vous êtes prêts à bâtir un référentiel central pérenne à partir duquel votre équipe pourra consulter et collaborer pour les informations numériques (étape 3). Vous vous rapprochez également des étapes suivantes qui sont l’automatisation des flux de travail et la libération de vos informations, ce qui permettra à votre équipe d’optimiser ses processus métier et de récolter de précieux renseignements à partir de vos données.

*Travaux de Economist Impact, avec le soutien d’Iron Mountain