Sanofi

Amélioration de l’accès aux archives et réduction des coûts de 20 %

Deux impératifs absolus : la qualité et la compatibilité

Géant du secteur de la santé, Sanofi est le premier groupe pharmaceutique de France et l’un des leaders mondiaux de l’industrie. Son portefeuille offre un choix très étendu de vaccins, de médicaments brevetés et génériques et de produits de santé grand public et de santé animale. Sanofi s’est beaucoup développé ces dernières années, essentiellement par un processus de fusions-acquisitions, et regroupe de prestigieux laboratoires tels que Rhône Poulenc, Hoechst et Synthelabo.

L’industrie pharmaceutique génère des volumes énormes d’informations, essentiellement sur support papier, et Sanofi ne fait pas exception à cette règle. Outre ses registres, l’entreprise doit être en mesure de conserver de manière sécurisée des volumes importants de données de toutes sortes concernant ses activités (programmes de développement de médicaments ou essais cliniques) pour assurer ses fonctions commerciales internes (par ex. ses obligations de gestion de la qualité) et se conformer à des réglementations strictes et complexes.

Plus de maîtrise, d’économies et de compatibilité

Après avoir confié ses archives documentaires à pas moins de 12 sociétés de stockage différentes au cours de ses années d’évolution et de développement, Sanofi a décidé de réduire cette liste de fournisseurs à trois acteurs reconnus. Mais cet effort s’est avéré insuffisant.

Le groupe s’est donc résolu à intégrer et à consolider ses archives en les confiant à un grand fournisseur de services dans le but d’améliorer le contrôle et l’accès des documents stockés, de réaliser des économies d’échelle et de poser les fondations d’un système permettant de définir des normes communes de gestion de ses archives applicables dans le monde entier.

Une gestion de projet d’une extrême précision

Iron Mountain® assurait déjà la gestion des archives de certains services de Sanofi et s’est vu confier le marché de la centralisation de ces archives. « Nous avons choisi Iron Mountain pour l’excellente qualité de ses services précédents, sa capacité à gérer des projets complexes et pour sa capacité d’intervention au niveau mondial, » explique Hervé Bousquet, responsable des archives du groupe.

« Notre projet prévoyait le prélèvement de fichiers précédemment confiés à d’autres sociétés de stockage, le catalogage, la consolidation et le transport d’environ 60 kilomètres linéaires de documents rangés dans environ 100 000 boîtes ou conteneurs de cinquante litres chacun. Un calendrier de prise en charge de six kilomètres linéaires (10 000 boîtes) par trimestre et impliquant le transfert de fichiers dans 155 véhicules articulés en charge totale fut adopté, tandis que des lots de tailles plus réduites seraient transportés par camionnettes.

Pour procéder à la relocalisation physique des boîtes, deux personnes ont été désignées à temps plein pour mettre à jour la base de données d’archives de Sanofi, tâche hautement stratégique exigeant une précision et une exactitude extrêmes. »

Un processus sans incident et dans les délais

Malgré l’obligation de respecter des paramètres très contraignants, le projet a été mené à bien dans le délai imparti de deux ans. Par exemple, le temps de transport des documents depuis leur emplacement initial jusqu’au centre de gestion des archives d’Iron Mountain ne devait pas dépasser une journée, et tous les documents devaient pouvoir faire l’objet de recherches dans les 48 heures suivant leur transfert. « Iron Mountain a parfaitement géré le transfert physique et la mise à jour de la base de données. Tout s’est déroulé comme prévu, » confirme Hervé Bousquet. À tel point que Sanofi vient de signer un contrat de référence avec Iron Mountain en vue de généraliser les services de ce prestataire aux implantations du groupe dans le monde entier.

Améliorations du service et réductions des coûts

Aujourd’hui, les archives documentaires de Sanofi en France sont stockées dans un environnement sécurisé et les modalités d’accès à leurs contenus ont été substantiellement améliorées. Chaque jour, environ 3 000 utilisateurs actifs du logiciel de gestion d’archives de Sanofi transmettent en moyenne 20 demandes de recherche de documents chacun à Iron Mountain pour une livraison dans la demijournée ou les deux jours. Ces délais ont été nettement raccourcis, sachant que l’exécution des demandes de recherche de documents pouvait, auparavant, prendre jusqu’à une semaine.

Au-delà de cet avantage en termes d’efficacité, le nouveau dispositif est aussi plus économique pour Sanofi. Les coûts d’archivage ont été réduits d’environ 200 000 euros par an, soit une économie d’environ 20 %. « La fiabilité de l’archivage, la rapidité de la collecte, la sécurisation physique des documents et les économies budgétaires sont autant d’avantages qui ont permis au projet d’atteindre tous ses objectifs et de répondre aux désirs de chacun, » confirme Hervé Bousquet.