Un fournisseur de soins de santé réduit les coûts et les risques liés à la conservation des documents grâce à smart sort

En matière de Records Management, nombreux sont les professionnels de santé qui conservent involontairement des documents beaucoup plus longtemps que la réglementation ne leur impose. Ces documents prennent un espace précieux qui pourrait être utilisé pour les soins aux patients et augmentent les coûts tout en créant des vulnérabilités de sécurité ainsi que des risques pour la conformité. Dans la durée, il est de plus en plus compliqué, voire impossible, d’appliquer correctement les politiques de conservation et de lancer des actions justifiées.

De nombreux facteurs contribuent à une conservation trop longue, mais les trois principaux sont la visibilité, la complexité et des ressources limitées.

Une Visibilité Et Une Intégrité Médiocres Des Documents

De nombreuses entreprises n’ont tout simplement pas la visibilité nécessaire pour identifier les documents et prendre des décisions informées concernant leur mise au rebut. C’est souvent le cas lorsque des documents sont hérités d’une équipe dirigeante précédente dans le cadre d’une transaction telle qu’une fusion ou un rachat. Dans bien des cas, les documents ne sont pas organisés et/ou les métadonnées pertinentes nécessaires à la prise de décisions justifiées n’ont jamais été capturées.

Des Règles Et Des Réglementations Complexes

Même dans le meilleur des cas, la gestion des dossiers médicaux est un défi qui oblige à tenir compte de tout un ensemble complexe de réglementations aussi bien nationales, régionales que locales. Les choses se compliquent lorsque l’on a affaire à des documents mélangés, des règles à base d’événements complexes et des recommandations internes. Les règles concernant les données des patients, notamment l’âge ou la date de la dernière visite médicale, constituent un défi majeur.

Des Ressources Limitées

Aujourd’hui, les entreprises du secteur de la santé gèrent un volume croissant d’informations et de documents, mais elles n’ont bien souvent pas les ressources nécessaires pour gérer l’ensemble de ces informations. Ce contexte peut expliquer pourquoi en l’absence d’une gestion de l’information appropriée, ces entreprises peinent à se mettre à niveau.

Une Réorganisation Et Des Processus Continus Nécessaires

Le seul remède à une conservation excessive est d’établir un processus continu pour détruire les documents qui ont répondu aux exigences de conformité. Mais lorsque ces documents ne sont pas correctement organisés, c’est-à-dire lorsque des documents de nature diverse et avec des dates d’éligibilité à la destruction différentes sont mélangés dans un même carton, ils doivent être triés et réorganisés en amont. Il s’agit là d’un processus à la fois chronophage et coûteux et d’une situation dans laquelle se trouvait un fournisseur de soins de santé important pour qui Iron Mountain Smart Sort s’est avéré le remède parfait.

Comment Fonctionne Iron Mountain Smart Sort ?

Avec Smart Sort, les entreprises peuvent localiser, trier, organiser et gérer un gros volume de documents. Smart Sort est une solution à base de flux de travail qui s’appuie sur des informations de base (par exemple les numéros des dossiers médicaux) provenant des principales applications métier de l’entreprise et qui fait correspondre ces informations suite au scan ou à la saisie de l’identifiant du dossier. La liste de dossiers ainsi créée et actualisée permet d’établir une correspondance entre l’emplacement de chaque dossier et celui de chaque carton. Ceci permet de prendre automatiquement des décisions concernant la gestion de tous les dossiers et de répondre aux exigences spécifiques de l’entreprise.

Intéressons-nous de plus près aux avantages que Smart Sort a procuré à ce fournisseur de soins de santé.

En Savoir Plus Sur Smart Sort

Tout processus métier nécessitant de trier et d’organiser des documents peut mettre à profit Smart Sort.

Pour en savoir plus ou pour nous interroger, contactez directement votre chargé de compte Iron Mountain. Rendez-vous sur notre page Web Smart Sort ou remplissez ce formulaire en tapant Smart Sort dans la section réservée aux commentaires.

Pourquoi Choisir Smart Sort

• Initiatives de transformation numérique
• Relocalisations/ reconfigurations de sites existants
• Réduction de l’espace de stockage des documents

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• Actions en justice
• Démarches réglementaires