Iron Mountain Smart Sort Facilite une Scission d'Entreprise

Dans le cadre d’une scission d’entreprise, la découverte et la gestion méticuleuses des documents associés, en déterminant quels dossiers remettre à l’acheteur et lesquels doivent rester en possession du vendeur, peuvent s’avérer une opération complexe. Cela peut éventuellement exiger de passer en revue des milliers de documents, si ce n’est plus, le tout dans des délais serrés et en se conformant rigoureusement à toutes les exigences réglementaires, légales et de confidentialité.

Traditionnellement, cette tâche était accomplie manuellement par des analystes passant en revue chaque carton de dossiers. Plus récemment, cependant, les dossiers ont été numérisés afin d’en extraire du texte numérique.

Quelle que soit la méthode, le processus n’en reste pas moins fastidieux et coûteux. La situation est encore plus problématique lorsque, comme c’est souvent le cas, les dossiers sont répartis dans plusieurs salles d’archives et centres de conservation à la fois sur site et hors site, le tout avec différents types de documents mélangés dans le même carton de conservation.

Pour relever ce défi, Iron Mountain propose Smart Sort, une solution à base de flux de travail qui vous permet de localiser, trier, organiser et gérer un grand nombre de documents dans des délais serrés.

Comment Fonctionne Iron Mountain Smart Sort ?

En s’appuyant sur des informations de base (par exemple les numéros des contrats d’assurance) provenant des principales applications métier de l’entreprise, Smart Sort fait correspondre ces informations via un scan ou la saisie de l’identifiant du dossier. Cette opération permet de créer une liste de dossiers actualisée qui établit les correspondances entre l’emplacement de chaque dossier et celui de chaque carton. Ceci permet de prendre automatiquement des décisions concernant la gestion de tous les dossiers et de répondre aux besoins immédiats de l’entreprise.

Voyons maintenant comment Smart Sort a permis d’accompagner une scission complexe.

Comment un Assureur d’Envergure a Su Tirer Parti de Smart Sort

Situation

Un assureur américain de premier ordre était en train de céder une partie de son activité à deux nouveaux propriétaires et devait donc localiser et remettre 1,9 millions de contrats d’assurance à ces derniers dans un délai de 12 mois.

Défi

L’assureur cédant s’est rapidement rendu compte que ses processus de Records Management rendraient difficiles le bouclage de la découverte et la remise des documents dans ces délais. Les contrats d’assurance sont souvent inventoriés de différentes manières et mélangés à d’autres types de documents. En outre, le manque de ressources internes et de processus efficaces pour trier et transférer les documents rendait impossible l’exécution dans les délais impartis.

Smart Sort en action

Une équipe de professionnels du Records Management d’Iron Mountain a donc été mobilisée. En tirant pleinement parti de Smart Sort et des informations pertinentes extraites des principales applications métier de l’entreprise, cette dernière a pu rapidement:

• Fournir des informations pour prendre la décision d’éliminer ou de conserver un dossier spécifique
• Identifier les contrats d’assurances spécifiquement impactés par cette scission
• Trier et affecter tous les documents à leurs nouveaux propriétaires
• Marquer tous les documents en tant qu’actifs ou inactifs
• Créer une liste de dossiers actualisée et qui établit une correspondance ent de se débarrasser re l’emplacement de chaque dossier et celui de chaque carton

Avantages d’Iron Mountain Smart Sort

Avantages immédiats

• L’assureur dispose désormais d’un système automatisé et gérable pour décider des documents à remettre aux nouveaux propriétaires.
• Les dossiers cédés ont été transférés dans le respect du délai de 12 mois.
• Le projet s’est terminé plus rapidement que prévu et à moindre coût qu’en mobilisant les ressources internes de l’assureur.

Avantages sur le long terme

Au-delà de la scission, la liste de dossiers actualisée qui est générée par Smart Sort permet à l’assureur de rationaliser encore plus son activité de Records Management, de réduire ses coûts et de prendre des décisions en matière de conservation et de destruction plus facilement et de manière plus conforme.

Grâce à Smart Sort, l’assureur cédant a pu:

• Accélérer le processus de localisation des documents
• Renforcer le taux de découverte de documents
• Prendre des décisions justifiées concernant les documents à détruire et à conserver
• Résoudre le problème des documents mélangés pour faciliter les futures décisions en matière de destruction de chaque carton
• Réduire l’espace consacré à la conservation des documents pour diminuer ses coûts et reconfigurer son espace de travail
• Respecter plus facilement les obligations légales et réglementaires en matière de conservation et de conformité

En Savoir Plus sur Smart Sort

Tout processus métier nécessitant de trier et d’organiser des documents peut mettre à profit Smart Sort. Pour en savoir plus ou pour nous interroger, contactez directement votre chargé de compte Iron Mountain. Rendez-vous sur notre page Web Smart Sort ou remplissez ce formulaire en tapant Smart Sort dans la section réservée aux commentaires.

Pourquoi Choisir Smart Sort

Smart Sort est la solution idéale pour tout processus imposant de trier et d’organiser de manière rapide et précise un gros volume de documents notamment dans le cadre de :

• Initiatives de transformation numérique
• Relocalisations/ reconfigurations de sites existants
• Réduction de l’espace de stockage des documents
• Rachats
• Scissions
• Fusions
• Actions en justice
• Démarches réglementaires