Externalisation du stockage des échantillons et des documents essentiels

Un bail arrivant à expiration et des objectifs de réduction de l’immobilier ont accéléré le mouvement

Défi

Un important laboratoire de diagnostic devait libérer près de la moitié de son espace utilisé principalement pour du stockage. Le bail qui arrivait à expiration dans les 30 jours imposait une échéance très courte et trop difficile à respecter avec uniquement des ressources internes. Les documents stockés comprenaient des dossiers médicaux contenant des informations de santé sensibles et protégées (IPS), mais aussi des spécimens de pathologie qui nécessitaient un traitement spécifique et des conditions d’environnement contrôlé pour éviter qu’elles se cassent et fondent. Le processus devait respecter des réglementations sectorielles strictes pour veiller à ce que tous les actifs soient traités conformément à la loi HIPAA et aux normes associées sur la vie privée et la sécurité.

Solution

Iron Mountain a rapidement élaboré un plan pour libérer de l’espace de stockage puis s’est consacrée à la préparation de tous les documents et actifs essentiels. Les blocs d’échantillons ont été déplacés vers une unité de stockage à température contrôlée pour préserver leur intégrité et des mesures particulières ont été prises pour emballer et transporter les échantillons fragiles et autres actifs cassables. Tous les documents seront conservés jusqu’à l’expiration du délai de conservation et Iron Mountain reste à disposition pour procéder à leur destruction justifiée et sécurisée, ce qui permettra au client de mieux contrôler les coûts et les risques.

Résultats

C’est tout naturellement que le client a demandé l’aide d’Iron Mountain qui était déjà un partenaire de confiance. Entre le premier appel téléphonique et le stockage du dernier carton, tout a été traité dans le délai imparti de quatre semaines. Par rapport au bail précédent, le client économise environ 2000 dollars par mois en frais de stockage. Les différentes options retenues ont permis d’affecter les actifs vers des environnements répondant à leurs exigences de stockage spécifiques.

Externalisation ne veut pas dire hors ligne et tout est parfaitement organisé pour faciliter un rappel le cas échéant. Avec des services adaptés tout au long du cycle de vie, Iron Mountain est devenue la ressource incontournable du laboratoire pour le stockage, la gestion et éventuellement pour la destruction des actifs et documents essentiels.

Principaux avantages

• Espace libéré dans les délais
• Économie d’environ 2000 dollars par mois en frais de stockage
• Organisation de l’inventaire facilitant la recherche