Brightshores Health System,
anciennement Grey Bruce Healthcare
Services, a pour mission de créer
des communautés plus saines, un
patient à la fois. En 1998, plusieurs
hôpitaux locaux ont été rassemblés
au sein d'une même organisation, qui
a depuis connue une croissance de
près de 25 % tout en développant ses
services de santé. Aujourd'hui, avec six
hôpitaux dans la région de Grey Bruce
en Ontario, au Canada, Brightshores
Health System accueille plus de
100 000 patients chaque année.
Dans le cadre de sa mission,
Brightshores Health System considère
les soins prodigués aux patients
comme une priorité absolue. Une
partie de ces soins repose sur une
gestion adaptée et proactive des
dossiers patients tout en respectant
les exigences réglementaires.
À Ontario, au Canada, les dossiers
médicaux des adultes doivent être
conservés pendant 10 ans à compter
de la dernière date d'entrée.
À mesure que l'organisation s'est
développée, le volume croissant de
dossiers patients papier a commencé
à empiéter sur l'espace physique
nécessaire pour prodiguer des soins
aux patients. Cela a entravé l'accès
rapide et efficace aux dossiers et
augmenté les coûts de stockage.
Les dossiers patients de Brightshores
Health System devaient être triés,
organisés et gérés de manière
proactive, notamment par le biais
d'une stratégie de gouvernance et de
conservation des dossiers.
C'est à ce moment-là que l'hôpital
régional d'Owen Sound, le plus grand
site de Brightshores Health System,
a fait appel à Iron Mountain. L'objectif
était de numériser les dossiers
patients, de trouver une solution de stockage rentable et d'établir une
stratégie proactive de conservation
des documents, tout en fournissant
les ressources nécessaires à sa mise
en œuvre. Les équipes ont utilisé
Smart Sort®, la numérisation, Image
on Demand (IoD), la plateforme de
services de contenu InSight® sur AWS
et les services de support de projet
sur site d'Iron Mountain. Grâce à la
libération d'espace, à l’accès centralisé
aux données, le renforcement de la
sécurité des dossiers, la réduction des
coûts de stockage et une stratégie de
conservation continue des documents,
Brightshores Health System est
désormais en mesure d'adopter une
approche axée sur le numérique
et d'optimiser les soins prodigués
aux patients.
Relever le défi des
dossiers médicaux
Si rien n'est fait, la désorganisation
des dossiers médicaux peut entraver
l'accès aux dossiers, créer des risques
en matière de réglementation et de
sécurité et augmenter les coûts de
stockage. Brightshores Health System
a été confronté à des défis liés à la
gestion des dossiers, notamment
la conservation, la destruction et
l'utilisation continue des dossiers
médicaux, ainsi qu'à des ressources
limitées et au coût croissant du système
de dossiers médicaux électroniques
(DME) de l'hôpital.
Iron Mountain a aidé Brightshores
Health System à mieux contrôler
et gérer les dossiers médicaux des
patients. Tout d'abord, l'équipe de
gestion des dossiers d'Iron Mountain
a évalué la situation, les défis et les
besoins de l'établissement Owen Sound.
Ensuite, l'équipe a élaboré un plan pour
organiser et numériser les dossiers
patients, et récupérer de l'espace utile
pour prodiguer des soins aux patients.
L'établissement Owen Sound a
tiré parti de la solution Smart Sort
d'Iron Mountain pour assurer la
conformité, gérer la conservation
et améliorer la visibilité des
dossiers médicaux des patients.
Les informations issues de l'index
principal des patients et du calendrier
de conservation des dossiers d'Owen
Sound ont permis de prendre des
décisions précises en matière de
conservation et d'utilisation continue.
Les dossiers ont été triés et étiquetés
pour être numérisés, stockés dans
des cartons et livrés à la demande.
En outre, Brightshores Health System
souhaitait identifier tous les dossiers
pouvant être détruits et réduire les
risques et les coûts de stockage.
Par conséquent, 30 % des dossiers
dont la date de conservation était
passée ont été détruits.
32 000 dossiers et
3,5 millions d'images
La numérisation, Image on Demand (IoD), et InSight® sur AWS
d'Iron Mountain ont été déployé au
sein d'Owen Sounds, un établissement
de Brightshores Health System.
La solution globale est essentielle à
la numérisation des dossiers patients,
y compris les 32 000 dossiers et les
3,5 millions d'images, rassemblant
des documents papier, des films et
des documents numériques pour une
prise en charge éclairée des patients.
Pour Brightshores Health System,
un environnement hybride physique
et numérique est devenu une
réalité. Grâce à Image on Demand,
Brightshores peut convertir certains
dossiers physiques au format
numérique, en fonction des besoins.
La plateforme de services de
contenu InSight offre à Brightshores
Health System une vue centralisée
et sécurisée des informations des
patients. Cela permet aux employés
autorisés d'accéder aux dossiers et
de les récupérer dans un référentiel
cloud. Brightshores Health System a
ainsi amélioré la visibilité des dossiers
patients grâce à un accès rapide, ce
qui permet aux prestataires de soins
de santé de prodiguer des soins plus
adaptés et plus efficaces aux patients.
Développer une stratégie axée
sur le numérique
Les organismes de santé sont
confrontés à un autre défi en matière
de données : organiser et gérer les
dossiers médicaux des patients, qui
sont très sensibles et strictement
réglementés. Pour Brightshores
Health System, la gestion des
dossiers n'était pas réalisable avec
ses ressources limitées, alors que les
risques et les coûts augmentaient.
Les solutions et les ressources de
support d'Iron Mountain, ainsi que
les informations utiles provenant
de l'établissement Owen Sound, ont
permis à l'équipe de traiter les dossiers
patients existants. En l'espace de
10 jours, l'équipe a emballé, déplacé,
trié, classé et numérisé en toute
sécurité les dossiers des patients,
libérant ainsi près de 231 mètres cubes
d'espace pour prodiguer des soins
aux patients tout en respectant les
exigences réglementaires.
Avec l'aide d'Iron Mountain,
Brightshores Health System a
également mis en place un plan
de gestion continue des dossiers
médicaux des patients. Pour éviter
l'accumulation de dossiers arrivés
à expiration, les dossiers patients
sont désormais classés par date
de conservation. Les nouveaux
dossiers sont rapidement numérisés
et classés afin d'assurer une bonne
organisation, de permettre aux
médecins d'y accéder rapidement
et de garantir un stockage rentable.
Cette approche globale et proactive
permet à Brightshores Health System
de déployer sa nouvelle stratégie axée
sur le numérique.
Pour les organismes de santé,
la gestion des dossiers patients
est une compétence indispensable.
En améliorant et en numérisant son
approche de la gestion des dossiers,
Brightshores Health System a réduit
les risques, diminué les coûts et
regagné de l'espace pour prodiguer
des soins aux patients. Tout en
améliorant l'accès aux dossiers et
leur gestion, Brightshores Health
System peut optimiser les soins
prodigués aux patients, contribuant
ainsi à atteindre son objectif de créer
des communautés plus saines, un
patient à la fois.
