Gestion des dossiers et de l'information

Gestion d'archives externalisée

Préservez et protégez vos documents dans des installations conformes et hautement sécurisées.

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Faites confiance aux experts en gestion de l’information et des archives

Les documents et informations sont le moteur de toute entreprise. La gestion et la protection de ces actifs précieux sont indispensables.

Les professionnels en protection de l’information d’Iron Mountain travailleront avec vous pour identifier les documents à transférer dans nos installations de stockage sécurisées où ils seront étiquetés et classés à l’aide de notre terminologie interne, suivis par des étiquettes RFID et mis à disposition sur le portail web intuitif Iron Mountain Connect™, pour retrouver et récupérer facilement vos informations lorsque vous en aurez besoin.

Des bâtiments hautement contrôlés

Les centres de conservation d’Iron Mountain respectent les exigences clé en matière de :

Sécurité : sécurité de la construction, du périmètre, des accès, sécurité intérieure et planification de la sécurité.
Sécurité incendie : mesures préventives avec construction anti-incendie avérée et approvisionnement fiable d’eau.
Contrôles environnementaux : des conditions environnementales complètes qui protègent vos documents contre les conditions climatiques.

Chaîne de traçabilité auditable

Iron Mountain a mis au point des flux de travail éprouvés pour garantir les plus hauts niveaux de sécurité et de précision. En outre, notre solution InControl® protège les informations en transit à l’aide de fonctionnalités de sécurité et de suivi brevetées.

Une entreprise de confiance

Iron Mountain respecte des exigences de sécurité rigoureuses. Nous réalisons des vérifications strictes des antécédents à l’embauche, des évaluations des employés et des formations officielles pour garantir le maintien des normes de sécurité les plus strictes pour la conservation et la protection de vos informations.

Hors site ne signifie pas hors ligne

L’application de gestion des documents Iron Mountain Connect™ offre une gestion en ligne de vos cartons et fichiers, y compris les métadonnées, la recherche, le suivi et le traitement des demandes de service. En quelques clics, vous pouvez parcourir votre inventaire hors site, trouver les éléments nécessaires pour répondre à une demande interne ou externe, puis demander une analyse ou une livraison rapide. Vous pouvez libérer de l’espace et le temps précieux de vos équipes en transférant vos cartons et fichiers chez Iron Mountain, sans sacrifier la visibilité de vos informations. En outre, vous pourrez rapidement accéder aux fichiers les plus actifs à l’aide de notre solution de stockage sur rayonnage ouvert.

Un stockage conçu pour répondre à vos besoins

Conservation personnalisée

Projets spéciaux

Conservation personnalisée

Si vous avez des besoins particuliers, tels que la préservation de grands volumes de documents ou de matériels nécessitant des contrôles environnementaux particuliers, Iron Mountain peut concevoir et créer un coffre personnalisé répondant à vos spécifications.

Les caractéristiques proposées incluent :

Stockage climatisé pour le matériel nécessitant des spécifications environnementales et d’humidité relative bien définies.
Coffre particulier pour les films et supports magnétiques et mixtes afin d’éviter toute contamination croisée.

Projets spéciaux

Que ce soit pour des projets uniques, réguliers ou continus, les professionnels de la gestion de l’information d’Iron Mountain possèdent l’expertise dont vous avez besoin. Notre équipe projets agit comme une extension homogène de votre entreprise en gérant les projets de bout en bout, ce qui permet à votre personnel de mieux gérer son temps et ses ressources.

Voici, entre autres, comment nous pouvons vous aider :

Transfert d’inventaire

Les spécialistes d’Iron Mountain peuvent vider, emballer et offrir un transfert d’un point à un autre de vos cartons et fichiers depuis votre installation vers les centres documentaires d’Iron Mountain. Nous pouvons emballer vos documents dans des cartons Iron Mountain munis d’une étiquette RFID et collecter les métadonnées pour en décrire leur contenu ; avec la possibilité de répertorier chaque fichier dans le carton.

Indexation des fichiers

L’équipe de saisie de données d’Iron Mountain peut capturer des descriptions propres aux fichiers pour vous aider à gérer votre inventaire, fichier par fichier.

Préparation des cartons pour le transfert

Nous pouvons vérifier le contenu des cartons et capturer les métadonnées associées. Vous pourrez ainsi trouver facilement les informations dont vous avez besoin au moment opportun.

Consolidation/ transfert de bureau

Vous pouvez gagner un espace précieux dans votre entreprise actuellement occupé par des salles d’archives. Iron Mountain peut vous aider à sélectionner les documents à transférer dans nos installations.

Consolidation en rayonnage ouvert

Sans une purge ou un transfert régulier, votre salle d’archives sera rapidement débordée. L’équipe de projets d’Iron Mountain peut réaliser des purges sélectives pour veiller à ce que votre programme demeure à jour.

Audit d'inventaire

Il est important de connaître votre inventaire pour répondre aux demandes de pièces et autres requêtes. Le service audit d’inventaire d’Iron Mountain propose des espaces dédiés dans nos sites de conservation pour réaliser des audits. Outre l’espace, nous pouvons vous aider à faire l’inventaire de vos cartons, préparer vos fichiers et vous assister dans la manipulation du matériel.

Récupération de documents

Iron Mountain peut nettoyer et restaurer les informations endommagées par des catastrophes naturelles ou provoquées par l’homme, les contaminants, la poussière, la moisissure, l’eau et les infestations animales.

Ressources utiles

Prime

Livre blanc

Un hôpital réduit ses coûts de conservation des documents et renforce sa visibilité et sa conformité grâce à Iron Mountain Smart Sort

Découvrez comment un hôpital a gagné en visibilité sur son inventaire de dossiers et a établi un processus de destruction défendable.

5 août 2022

Pourquoi Iron Mountain ?

Notre expérience et notre expertise permettront de rationaliser votre organisation tout en garantissant la sécurité et la sûreté de vos données métier et clients. Together, we elevate the power of your work.

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